Zastanawiałem się nad słowem: realizacja. Oznacza ono urealnienie, urzeczywistnienie lub odniesienie planów do konkretnej rzeczywistości. Czy zawsze realizacja planów musi oznaczać bolesne zderzenie z pędzącą z przeciwka rzeczywistością?

Dotychczasowe rozważania na temat zarządzania projektami informatycznymi koncentrowały się na dobrym planowaniu projektu. Mimo iż sama faza planowania powinna zajmować tylko 5% czasu projektu, to podkreśla się jej decydujące znaczenie dla powodzenia projektu. Nie znaczy to jednak, że na tej fazie kończą się nasze kłopoty. Jeżeli możemy zrobić błędy w pierwszej tak "wąskiej" części projektu, to o ileż więcej "możliwości" czeka na nas w jego pozostałych etapach.

Od planu do realizacji

Często porównuję plan projektu do scenariusza filmowego. Kierownik projektu reżyseruje film według tego scenariusza i to od fazy realizacji zależy czy film stanie się przebojem, czy szybko zejdzie z ekranów. Zdarza się, że po latach inny reżyser podejmuje się powtórnej realizacji filmu - według tego samego scenariusza - i dopiero ten "remake" staje się światowym sukcesem. Problem jednak w tym, że kierownicy projektów informatycznych rzadko mają tę drugą szansę. Dlatego choć planowanie stanowi fundament, na którym buduje się kolejne działania projektowe, to tak samo ważnym etapem jest zarządzanie przebiegiem realizacji projektu. Inna jest tylko specyfika tych etapów i kryjące się w nich źródła niebezpieczeństw. Na etapie planowania są to głównie błędy oszacowań, niepewność wynikająca ze słabej wiedzy o przyszłym projekcie. Na etapie realizacji planu projektu są to głównie brak konsekwencji i stałego monitorowania wysiłków i postępów prac, kłopoty z kooperantami i klientami, problemy techniczne itd.

Plan realizacji projektu

Punktem wyjścia do realizacji projektu jest Plan Realizacji Projektu. Powinny znaleźć się w nim między innymi:

• opis strategii zarządzania projektem

• definicja zakresu produktu i projektu

• struktura prac projektowych

• oszacowania kosztów projektu, czasu trwania itp.

• harmonogram prac z głównymi etapami i datami ich zakończenia

• wymagania dotyczące tworzenia zespołu projektowego

• plan zarządzania ryzykiem

• plan zapewnienia jakości

• opis zasad współpracy z użytkownikiem (klientem) i kooperantami

• dokumentacja i inne informacje, konieczne do przeprowadzenia projektu

Plan realizacji projektu poddawany jest obowiązkowej weryfikacji przez głównych sponsorów i udziałowców projektu. Dopiero po jego zatwierdzeniu podejmowana jest formalna decyzja o rozpoczęciu realizacji projektu.

Realizacja projektu polega na systematycznym wykonywaniu wszystkich działań przewidzianych przez plan, z nieustannym sprawdzaniem jego bieżącego stanu. Wszelkie odstępstwa od planu są analizowane i następnie korygowane przez specyficzne działania, które sprawiają, że projekt wraca na właściwą, zgodną z planem, drogę. W pewnych sytuacjach analiza może wykazać potrzebę weryfikacji planu, jako nieadekwatnego do zmieniającej się rzeczywistości. Wszystkie zmiany planu projektu, szczególnie dotyczące czasu jego zakończenia i kosztu, powinny być konsultowane i zatwierdzane przez odpowiednich sponsorów i udziałowców projektu.