W większości firm decyzja o zakupie biurkowego sprzętu komputerowego należy przede wszystkim do działu informatyki. Od niego zależy wybór producenta i dostawcy. Użytkownikom pozostaje jedynie określenie funkcji, jakie musi spełniać sprzęt niezbędny do pracy.

WCZW "Węglozbyt" SA Katowice, w której funkcjonuje ok. 50 komputerów PC, wszelkie zakupy sprzętu komputerowego realizuje dział informatyki. "Poszczególne komórki mogą sugerować wybór konkretnego sprzętu, jednak staramy się korzystać z oferty znanych producentów, dysponujących markowym sprzętem. Te preferencje to wynik naszych doświadczeń" - mówi Krystian Burzyk, dyrektor ośrodka informatyki CZW "Węglozbyt". "Mamy kilku stałych dostawców. Po pierwsze - są sprawdzeni, po drugie - stwarza to nam lepsze możliwości negocjowania cen" - uważa Marek Andrukiewicz, informatyk w firmie handlowej Bartimpex z Zaborowa. W Reemtsma Polska SA z Jankowic koło Tarnowa Podgórnego, nawet dział informatyki ma ograniczony wybór. "Zagraniczny właściciel nałożył na nas określone wymogi w zakresie wyboru producentów sprzętu" - mówi Anna Zwoździak, główny specjalista ds. informatyki tej firmy.

W Polimex-Cekop w Warszawie, gdzie działa ok. 150 komputerów stacjonarnych i przenośnych, jest tylko jeden dostawca drobnego sprzętu komputerowego. "Staramy się tego przestrzegać. Dzięki takiemu rozwiązaniu mamy do czynienia z jednym serwisem. Jesteśmy stałym klientem, więc firma dostarcza nam wszystkie zamówione produkty, nawet jeśli są to zakupy jednostkowe" - mówi Jarosław Jamiołkowski, kierownik działu informatyki w Polimex-Cekop SA.

W tej firmie składnikiem kosztów działu informatyki jest wyłącznie to, co wyraźnie wiąże się z potrzebami funkcjonowania ośrodka obliczeniowego. Każdy dział merytoryczny obciążany jest wydatkami na sprzęt biurkowy związany bezpośrednio z jego działalnością. Wszystko, co pozostaje, np. urządzenia sieciowe, stanowi koszty ogólnozakładowe. "Oczywiście, nie zawsze jest to tak proste. Problemem jest rozliczanie np. kosztów związanych z wykonywanymi przez nas wydrukami na potrzeby innych działów" - mówi Jarosław Jamiołkowski.

W ORFE, firmie zajmującej się dystrybucją leków, która użytkuje ponad 200 komputerów PC, dział informatyki zawsze ma głos decydujący przy zatwierdzaniu zakupu określonego sprzętu komputerowego na potrzeby innych działów. "Dotyczy to także wszelkich wydatków wiążących się z informatyką, np. szkoleń" - mówi Artur Dżagarow, wicedyrektor Biura Rozwoju Informatyki i Standardów Jakości w ORFE z Warszawy. Koszty zakupów są jednak przypisane do konkretnego działu. Podobnie jest w Stalexporcie, gdzie o zakupach decyduje dyrekcja, natomiast dział informatyki ma zawsze głos doradczy.

Różne firmy planują zakupy w różny sposób. Jedne, jak CZW "Węglozbyt", dokonują tego w rocznym planie inwestycyjnym rozpisanym na kwartały, inne stosują politykę bardziej elastyczną. "Rok to zbyt długo na szczegółowe planowanie zakupów sprzętu komputerowego, toteż planujemy jedynie ramowo" - uważa Michał Rzewuski, kierownik działu informatyki w Przedsiębiorstwie Państwowym Porty Lotnicze w Warszawie. "Naszych planów zakupów sprzętu komputerowego nie wiążemy z czasem, ale z konkretnymi zadaniami" - stwierdza natomiast Marek Andrukiewicz.

W Przedsiębiorstwie Państwowym Porty Lotnicze, podobnie jak w innych firmach, nie ma specjalnej komórki ds. zakupów biurkowego sprzętu komputerowego. Zajmują się nimi specjaliści od określonych produktów z działu informatyki. "Mamy możliwość przetestowania sprzętu, który zamierzamy kupić. Sprzedawca wypożycza go nam za darmo na 2-4 tygodnie" - mówi Michał Rzewuski.

W tym przedsiębiorstwie przy każdym większym zakupie realizowane są przetargi (na ogół po zgrupowaniu zamówień). "Dobrze skonfigurowany komputer będzie działał prawie jednakowo pod tym samym oprogramowaniem. Wielość dostawców nie jest więc problemem. Inaczej jest z drukarkami, do których potrzebne są materiały eksploatacyjne. Niedobrze, gdy w firmie taki sprzęt jest różnorodny" - uważa Michał Rzewuski.