Stosowane systemy informacji przestrzennej wymagają rozwiązań administracyjnych i organizacyjnych. Jest to wynik funkcji, które mają do spełnienia. Ich użytkownikami są przede wszystkim administracje rządowe i samorządowe, gdyż bez tych narzędzi nie jest możliwe poprawne zarządzanie przestrzenią geograficzną.

Jak podzielić zadania w zakresie tworzenia i prowadzenia systemów typu LIS/GIS, skoro wiadomo, że wymagają one stałej rozbudowy i ich rozwój nie powinien być zamknięty? Dotychczasowe doświadczenie w budowie tych systemów potwierdza tezę, że podstawowe narzędzia systemów MGE/GIS, MapInfo, ArcInfo tworzą profesjonalne firmy. Ale kto powinien wdrażać dalszą rozbudowę systemów, a kto dokonywać przetwarzania informacji, jeśli użytkownikiem jest administracja rządowa czy samorządowa?

Urząd czy firma?

Rozbudowa systemów i przetwarzanie informacji są zadaniami podstawowymi, które nie należą do użytkownika. Powstaje więc pytanie, kto powinien zadania te wykonywać. W Polsce praktykowane są dwa rozwiązania:

• rozbudowa systemu i przetwarzanie informacji są wykonywane przez firmy profesjonalne, wyłonione w ramach przetargu publicznego

• rozbudowa systemu i przetwarzanie informacji są wykonywane przez jednostki budżetowe, powołane w administracji rządowej lub samorządowej.

Które z rozwiązań polecać?

Odpowiedź nie jest łatwa, ponieważ nie zawsze narzędzia do rozbudowy systemu można nabyć w firmie oferującej pakiety systemu. W takich przypadkach wykonawcy programów użytkowych należy szukać poza jednostką stosującą system informatyczny, gdyż najczęściej brakujące funkcje do programów określają nowo uchwalone akty prawne, stosowane w administracji rządowej i samorządowej - wtedy jednolity standard jest uzasadniony. Takim przykładem są programy użytkowe do ciągłej aktualizacji ewidencji gruntów i budynków czy uzbrojenia terenu. Można sformułować więc wniosek, że programy użytkowe wynikające z przepisów prawnych danego kraju, które nie mieszczą się w pakietach systemu, należy powierzać firmom profesjonalnym, wyłonionym w ramach zamówień publicznych.

Kto ma przetwarzać dane?

Powstaje następne pytanie, czy rozbudowę systemu i przetwarzanie informacji należy również powierzyć firmom profesjonalnym. Tu odpowiedź nie jest tak oczywista, ponieważ takie zadania, jak administrowanie siecią baz rozproszonych i bazami danych, konserwacja oprogramowania czy konserwacja sprzętu nie mogą być powierzone na zewnątrz.

Następne zadanie to przetwarzanie informacji z danych utworzonych przez jednostki organizacyjne urzędu, połączone z podstawowymi bazami danych. Bazy te najczęściej tworzone są do realizacji uchwał rad miast czy gmin, a zatem nie stosowane są w każdej gminie. W tych przypadkach (głos dyskusyjny) rozbudowę systemu, tworzenie dodatkowych warstw informatycznych czy przetwarzanie informacji należy powierzyć jednostkom budżetowym, podległym administracji rządowej lub samorządowej.

Dzięki temu zapewniona jest niezależna ocena w zakresie aktualności i wiarygodności danych, pozyskanych do przetwarzania informacji z podstawowych baz danych systemów. Istnieje merytorycznie poprawnie rozpoznany cel, dla którego wykonywany jest proces przetwarzania informacji. Termin wykonania zadania jest zawsze krótszy niż jego zlecenie na zewnątrz (mniej operacji administracyjnych). Również koszt wykonania zadania jest zawsze mniejszy niż zlecenie prac na zewnątrz (ewentualny zysk jest odprowadzany do kasy urzędu).

Natomiast w interesie podległej urzędowi jednostki budżetowej jest przede wszystkim integracja wszystkich istniejących baz danych w urzędzie w celu podniesienia w nich efektywności realizacji zadań. Można to osiągnąć wtedy, gdy w urzędzie do obsługi systemu utworzona jest samofinansująca się jednostka budżetowa (gospodarstwo pomocnicze), która ewentualne zyski odprowadza do kasy urzędu. Wówczas można stworzyć bodźce materialne dla zatrudnionych tam fachowców.

I ostatnia wątpliwość: czy powinien to być duży zespół? Odpowiedź jest zależna od liczby zadań powierzonych temu gospodarstwu. Jeśli są to zadania dla inżynierów aplikacyjnych, wtedy liczba dla gmin o ok. 800 tys. mieszkańców nie powinna być większa niż 3-4 osoby. Takie relacje można sformułować dzisiaj - po rocznym doświadczeniu istniejącego gospodarstwa w gminie Kraków.

Dr Tadeusz Chrobak jest pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. Małopolskiego Systemu Informacji Przestrzennej i pomysłodawcą utworzenia Miejskiego Zarządu Baz Danych.