Wdrożenie systemu opartego na Lotus Notes 4.5/4.6 i Internecie pozwoliło firmie Wavin Metalplast-Buk kilkakrotnie obniżyć koszty związane z przyjmowaniem zamówień za pośrednictwem faksu.

Półtora roku temu firma Wavin Metalplast-Buk, największy w Polsce producent systemów instalacyjnych z tworzyw sztucznych, utrzymywał kontakt z siecią 60 hurtowni na terenie kraju za pomocą telefonu i faksu. Znacznie wydłużało to proces realizacji zamówień i wymagało zaangażowania dużej liczby pracowników. Zamówienia wysyłane faksem były ręcznie wprowadzane do systemu informatycznego. Często trzeba było je weryfikować, ponieważ faksy przychodziły nieczytelne.

Problem stanowiło aktualizowanie cennika, w asortymencie firmy bowiem znajduje się ok. 3 tys. produktów. Na internetowej stronie firmy nie było automatycznej procedury aktualizowania. Zdarzało się, że hurtownie przysyłały zamówienia zawierające nieaktualne lub nieczytelne indeksy produktów, co oznaczało konieczność kolejnych czasochłonnych i kosztownych kontaktów telefonicznych. Po zafakturowaniu oraz sprawdzeniu objętości i wagi produktów czasami pojawiała się konieczność dokonywania korekty zamówienia, co oznaczało kolejny kontakt telefoniczny.

Rozwiązanie - Lotus Notes

"Poszukiwaliśmy rozwiązania, które umożliwiłoby szybką, łatwą i tanią komunikację z hurtowniami, automatyczne udostępnianie w Internecie aktualnego katalogu produktów, a także gwarantowało krótki czas od chwili przyjęcia zamówienia do jego wprowadzenia do systemu finansowego" - mówi Robert Zięcik, kierownik Działu Elektronicznego Przetwarzania Danych w Wavin Metalplast-Buk. Po przejęciu w 1991 r. firmy Metalplast przez holenderski koncern Wavin w przedsiębiorstwie wdrożono pocztę elektroniczną Lotus cc:Mail. Uaktualnienie tego systemu do znacznie bogatszego funkcjonalnie Lotus Notes pozwoliło wykorzystać tę platformę komunikacyjną również do automatyzacji procedury zamówień.

Obecnie działający system opracowany dla Lotus Notes składa się z trzech modułów: katalogu produktów, zamówień i ofert. Wymiana danych odbywa się za pomocą mechanizmów replikacji Lotus Notes - medium komunikacyjnym jest Internet. "Zdecydowaliśmy się zastosować Internet, a nie wdzwaniane połączenia z prostej przyczyny: hurtownie rozproszone są na terenie całego kraju. Dzwoniąc pod bezpłatny numer modemowy TP SA uzyskują dostęp do Internetu w cenie rozmowy lokalnej. Dzwoniąc bezpośrednio do nas, większość hurtowni ponosiłaby koszty rozmowy międzymiastowej" - mówi Robert Zięcik.

Bezpieczna komunikacja

Chociaż cała replikacja danych pomiędzy hurtowniami a producentem odbywa się za pośrednictwem Internetu, to Wavin nie ma własnego łącza do tej sieci. "Słaba infrastruktura telekomunikacyjna w obrębie przedsiębiorstwa uniemożliwiała nam tanie podłączenie łączem dzierżawionym do Internetu. Dlatego zdecydowaliśmy się na outsourcing usług komunikacyjnych z naszymi hurtowniami, który realizuje firma Unicorn Poznań. Firma ta opracowała również wykorzystywany przez nas system zamówień dla platformy Lotus Notes" - mówi Robert Zięcik.

Na potrzeby Wavin Metalplast-Buk pracują dwa serwery Lotus Notes, na których zainstalowane są aplikacje. Raz na pół godziny realizowane jest połączenie modemowe (do tego celu są wykorzystywane dwie linie analogowe) pomiędzy serwerem Wavinu a serwerem Lotus Notes pracującym w poznańskiej firmie Unicorn, która prowadziła wdrożenie. Podczas połączeń na serwer Unicornu replikowane są wszystkie aktualizacje stanu zamówień i cenników, a na serwer firmy Wavinu - zamówienia nadesłane przez Internet. W tym czasie replikowana jest też poczta elektroniczna.

Serwer pracujący w Unicornie jest oddzielony od Internetu firewallem, przepuszczającym wyłącznie ruch replikacyjny pomiędzy klientami Lotus Notes pracującymi w hurtowniach a serwerem i przez który udostępniana jest strona internetowa Wavinu. "Dzięki zastosowaniu takiego rozwiązania hurtownie mogą nam przysyłać zamówienia o dowolnej porze, chociaż na stałe nie jesteśmy podłączeni do Internetu. Co więcej, zastosowane rozwiązanie uniemożliwia jakiekolwiek włamanie do naszej sieci lokalnej przez Internet" - mówi Robert Zięcik.

Działanie systemu

Dzięki integracji modułów pracujących na serwerze Lotus Notes z systemem logistycznym przedsiębiorstwa wszelkie cenniki są tworzone automatycznie na podstawie danych przechowywanych w systemie Concorde XAL, pracującym na serwerze IBM AS/400. Do systemu Concorde automatycznie trafiają także wszystkie gotowe zamówienia przesyłane przez hurtownie i replikowane na serwer Notes pracujący w firmie Wavin.

W hurtowniach zainstalowano oprogramowanie klienckie Notes, replikujące za pośrednictwem modemu i Internetu informacje z serwera Unicorn. Wykorzystano istniejące stanowiska robocze z systemem Windows 95 lub 98. Na komputerach w hurtowniach została zainstalowana specjalna aplikacja, która umożliwia przygotowywanie zamówień w trybie offline i wysłanie ich po nawiązaniu połączenia modemowego. "Udostępniliśmy hurtownikom możliwość importowania informacji o zamówieniach w standardowej formie z innych aplikacji. Wielu z nich zintegrowało już naszą aplikację w Lotus Notes z własnym systemem magazynowym, dzięki czemu zamówienia mogą realizować bezpośrednio z poziomu własnej aplikacji" - mówi Robert Zięcik.

Już na etapie przygotowywania zamówienia aplikacja umożliwia policzenie objętości i wagi produktów, dzięki czemu można natychmiast określić, czy towar wypełni samochód ciężarowy. Po połączeniu z Internetem i przeprowadzeniu replikacji z serwerem w firmie Unicorn, a następnie (maksymalnie w ciągu pół godziny) z serwerem w fabryce, zamówienie trafia bezpośrednio do systemu Concorde. Jednocześnie do handlowców pocztą elektroniczną jest wysyłana wiadomość, że dane zamówienie zostało już wprowadzone do systemu produkcyjnego.

Wavin Metalplast-Buk udostępniła także hurtowniom moduł umożliwiający przygotowywanie ofert dla klientów na podstawie aktualnych cenników i asortymentu produktów firmy.

Oszczędności i plany

Poza dużym przyspieszeniem procesu obsługi zamówień system przyniósł ozczędności firmie Wavin i hurtowniom, głównie dzięki tańszym połączeniom telefonicznym (miesięczne koszty zamiejscowych rozmów telefonicznych związanych z przekazywaniem zamówień były ponad dziesięciokrotnie wyższe niż koszt połączeń). Przed wdrożeniem systemu firma w sezonie największej sprzedaży musiała zatrudniać dodatkowe osoby do wprowadzania zamówień. "W tym roku po raz pierwszy obyło się bez dodatkowych etatów i - jak policzyliśmy - wprowadzenie w tradycyjny sposób zamówień z pierwszego półrocza, które zrealizowano przez system elektroniczny, zajęłoby 1200 godzin" - mówi Robert Zięcik.

Firma planuje udostępnienie dodatkowo aplikacji, umożliwiającej realizację zamówień za pomocą przeglądarki WWW. "System będzie miał identyczną funkcjonalność. Złożenie zamówienia będzie odbywać się w trybie online, co wydłuży czas połączenia modemowego. Niemniej rozwiązanie pozwoli składać zamówienia użytkownikom różnych komputerów i nie będzie wymagało instalacji oprogramowania klienckiego Notes w hurtowniach oraz u innych odbiorców. Będzie również bardzo dobrym zabezpieczeniem instalacji klienckich na wypadek awarii" - mówi Robert Zięcik.