Lubelska Lubella, producent makaronów, wdrożyła system wspierający pracę działu sprzedaży.

Pierwsza część systemu wspomagającego pracę działu sprzedaży, nazwana EBI Plus (Elektroniczny Bank Informacji), została uruchomiona w Lubelli - dawniej Polskich Zakładach Zbożowych Lublin - w marcu 1998 r. Jej zadaniem było usprawnienie zarządzania na poziomie centrali i oddziałów regionalnych. Lubella produkuje i sprzedaje produkty spożywcze, w tym makarony, na terenie całego kraju. Obszar sprzedaży jest podzielony na 6 regionów, kontrolowanych przez kierowników regionalnych. Kierownicy regionalni zawierają umowy z hurtowniami, które rozprowadzają towar do sklepów. Zamówienia z konkretnych sklepów zbierane są jednak przez 90 przedstawicieli handlowych Lubelli, którzy przekazują je do wybranych hurtowni.

Informacja globalna

EBI Plus umożliwia gromadzenie wszelkich informacji o planach i projektach sprzedaży Lubelli oraz charakterystyce rynku, na którym działa - wiadomości o odbiorcach hurtowych i detalicznych, posunięciach konkurencji (np. ogłoszonych akcjach promocyjnych), cenach, popycie na poszczególne produkty itp. W ramach modułu Kontrola wprowadzane są do systemu informacje o pracy przedstawicieli handlowych oraz wysokości i charakterystyce sprzedaży. Tworzone są również raporty obrazujące efektywność poszczególnych regionów. Informacje są aktualizowane przez kierowników regionalnych raz w tygodniu.

"System umożliwił lepszą kontrolę pracy przedstawicielstw regionalnych, przede wszystkim kontrolę kosztów. Z poziomu centrali mamy dostęp do szczegółowych informacji, a jednocześnie możliwość tworzenia dowolnych analiz i zestawień, np. popytu na poszczególne produkty w całej Polsce" - mówi Jacek Zając, kierownik działu sprzedaży w Lubelli. EBI Plus jest powiązany z systemem transakcyjnym przedsiębiorstwa. Dzięki temu działy sprzedaży, znając stany magazynowe, mogą odpowiednio konstruować ofertę dla odbiorców.

Dane przenośne

Po roku pracy systemu EBI Plus dział sprzedaży wyszedł z inicjatywą zwiększenia jego zakresu funkcjonalnego. Na przełomie stycznia i lutego 1999 r. wprowadzono system EBI Mobile. Każdy przedstawiciel handlowy został wyposażony w komputer naręczny Philips Velo z systemem Windows CE. Na początku każdego dnia reprezentanci handlowi planują trasę i godziny odwiedzin w poszczególnych sklepach. Po każdej wizycie wprowadzają dane na temat ilości i rodzaju zamówionych towarów oraz stanu zaopatrzenia sklepu, co stanowi cenne źródło danych na temat konkurencji. Reprezentanci wpisują również, w jakiej hurtowni składają zamówienie. Dane są aktualizowane codziennie.

Korzyścią przy dość wysokiej rotacji wśród handlowców jest systematyczne tworzenie historii każdego sklepu, częstotliwości i wysokości jego zamówień, typowych potrzeb, co bardzo ułatwia przekazywanie kontaktów kolejnym reprezentantom handlowym. Dopełnieniem EBI Plus i EBI Mobile jest hurtownia danych EBI Knowledge, ewidencjonująca dane i umożliwiająca ich przetwarzanie przy użyciu mechanizmów OLAP.

Wdrożenie systemu przyniosło Lubelli wymierne korzyści. "Szybszy przepływ informacji wpłynął na szybkość podejmowania decyzji. W ten sposób, będąc dużym przedsiębiorstwem, reagujemy tak elastycznie jak niewielka firma. Uporządkowaliśmy dane, wyraźnie określiliśmy przydział zadań poszczególnych pracowników. Zwiększyła się również nasza efektywność. Widząc w pewnych rejonach większe zapotrzebowanie, możemy tam właśnie skierować naszych przedstawicieli i w ten sposób zracjonalizować zatrudnienie" - twierdzi Jacek Zając.

Podstawowym problemem w okresie wdrożenia było przełamanie niechęci handlowców. "Wdrożenie systemu niesie ze sobą dodatkową pracę związaną z wprowadzaniem danych. Zastosowaliśmy więc bodźce motywacyjne - premie uzależnione od sumienności i systematyczności w zasilaniu systemu danymi" - mówi Jacek Zając.