Zakup sprzętu, oprogramowania, usługi wdrożeniowej stanowi dla firm ogromny wydatek, a mimo to rzadko korzystają one z możliwości rozłożenia kosztów na etapy czy wręcz ich zmniejszenia.

Wdrożenie systemu informatycznego to dla dużego przedsiębiorstwa koszt kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych, a i projekty o wartości półtora miliona nie należą do rzadkości. Dla małej i średniej firmy jest to odpowiednio mniejsza suma, ale także niebagatelna. Po instalacji systemu i zmianach w biznesie wprowadzonych po to, aby z wykorzystywanego oprogramowania uzyskać jak najwięcej korzyści, ta inwestycja zapewne się zwróci, ale stanie się to dopiero po roku, trzech albo pięciu. Tymczasem w tradycyjnym dominującym modelu zakupów pieniądze na licencje, sprzęt, usługi trzeba wyłożyć raz na początku przedsięwzięcia. Jest to ogromna bariera finansowa dla zdecydowanej większości podmiotów gospodarczych, bez względu na ich wielkość i aktualną sytuację. Menedżerowie stają przed wyborem, czy wdrożyć rozwiązanie optymalne dla firmy, ale kosztowne, czy raczej poszukać czegoś tańszego, zaoszczędzić na szkoleniach, funkcjonalności czy konsultantach. Niestety, praktyka oszczędzania na funkcjonalności czy kierowanie się przede wszystkim ceną pakietów przy wyborze rozwiązania dla firmy najczęściej okrutnie mści się na szefach firm. Albo wdrażają rozwiązania, które ich potem nie satysfakcjonują i w zasadzie wszystkie wydane pieniądze można uważać za wyrzucone, albo w trakcie wdrożenia taniego pakietu dowiadują się, ile jeszcze muszą wydać, aby go przystosować do pracy w danym przedsiębiorstwie albo zdobyć ludzi zdolnych je wdrożyć.

Nie jest zatem mądrze oszczędzać na rozwiązaniu informatycznym. Oczywiście, nie należy kupować zbędnych funkcji albo takich, które będą użyteczne za kilka lat, ale argumenty merytoryczne powinny mieć pierwszeństwo przed finansowymi. Można natomiast pomyśleć o innych formach oszczędzania podczas projektu informatycznego, przede wszystkim o tym, żeby nie płacić wszystkiego od razu.

Nie wszystko naraz

Wybór outsourcingu, jako metody zarządzania informatyką, jest tutaj jak najbardziej wskazanym rozwiązaniem. Są różne formy outsourcingu: od zlecenia stałej obsługi jednego obszaru (np. serwis, administracja systemu), poprzez powierzenie firmie zewnętrznej zarządzania korporacyjną informatyką, aż do oddania w cudze ręce całego procesu biznesowego powiązanego z informatyką. W Polsce jeszcze żadne z nich nie są powszechnie stosowane. Pierwsze próby polegają na najprostszych formach stałej współpracy z zewnętrzną firmą usługową. Jest zaledwie kilka przypadków outsourcingu polegającego na powierzeniu całości spraw informatycznych firmie outsourcingowej. A korzyści są ogromne. Przede wszystkim w pierwszym okresie uwalniają przedsiębiorstwo czy bank od ogromnych wydatków na serwery i licencje. Powstały już pierwsze serwerownie (Apcon) i budowane są następne (IBM). Przedsiębiorstwo nie musi już być właścicielem serwera czy licencji oprogramowania, aby korzystać z dobrodziejstw systemu zintegrowanego. Może też być ich właścicielem, ale może powierzyć zarządzanie systemem i siecią firmie zewnętrznej. Rozwiązań może tu być wiele, ale ich największy sens sprowadza się do tego, aby jednorazowy wielki zakup rozłożyć na wiele stałych opłat miesięcznych, a wszystkie problemy oddać w ręce kompetentnych obcych specjalistów, zamiast obciążać własny budżet płacowy. Własność używanych systemów i komputerów przestaje być dogmatem, zgodnie z przysłowiem, że nie trzeba kupować elektrowni, aby mieć napięcie w gniazdkach. Są jeszcze inne korzystne aspekty outsourcingu: jakość, pewność, jasność zobowiązań.

Wiele pożytków z leasingu

Inną formą korzystnego gospodarowania pieniędzmi przeznaczonymi na inwestycje informatyczne jest leasing sprzętu komputerowego, a nawet sprzętu wraz z oprogramowaniem. Niektóre firmy informatyczne mają własne działy świadczące usługi leasingu, dzierżawy, zakupów na raty. W ostatnim czasie znacznie zwiększyło się zainteresowanie tą ofertą. Korzystają z niej przede wszystkim duże podmioty gospodarcze. "Minimalna wartość kontraktu musi wynosić 100 tys. USD. Na podstawie standardowych dokumentów - bilans, rachunek wyników, audyt - oceniamy wiarygodność klienta i zawieramy umowę leasingową" - mówi Iwona Kobiera z Hewlett-Packard Polska. Kontrakt może obejmować sprzęt innych producentów.

Dla mniejszych przedsiębiorstw, które chciałyby skorzystać z leasingu - a raczej po to, aby zachęcić je do tej formy zakupów informatycznych - firmy informatyczne stworzyły kilka programów wspólnie z towarzystwami leasingowymi. Intel wraz Europejskim Funduszem Leasingowym i Cetelemem zaproponował zawieranie umów leasingowych lub zakupów na raty bezpośrednio u swoich dilerów. Formalności są maksymalnie uproszczone, a wiarygodność klienta sprawdza się poprzez Internet. Pół godziny wystarcza do załatwienia wszystkich formalności. Obecnie w inicjatywie Intel Financial Services - ogłoszonej na jesień 1999 r. - uczestniczy ok. 30% dilerów, a zainteresowanie zwiększa się z miesiąca na miesiąc.

Europejski Fundusz Leasingowy zaproponował w grudniu 1999 r. jeszcze jedno rozwiązanie dla firm zainteresowanych leasingiem sprzętu komputerowego. Program pod nazwą Interleasing również wykorzystuje Internet do usprawnienia procesu zawierania umowy. Uczestniczą w nim m.in. HP, JTT, MITA, Optimus. "Najważniejsza korzyść dla klienta polega na tym, iż zawiera umowę leasingową w tym samym miejscu, w którym wybiera sprzęt, oraz że dzieje się to tak szybko. Jest to także program przyjazny dla dilerów, ponieważ ryzyko decyzji kredytowej jest po stronie funduszu, który gwarantuje szybką wypłatę za sprzęt sprzedany w ramach umów leasingowych" - wyjaśnia Dariusz Gierczak z EFL. W działalności innych towarzystw leasingowych informatyka na ogół nie zajmuje zbyt wyeksponowanego miejsca, aczkolwiek chyba każde ma takie umowy w swoim dorobku.

Jeszcze rzadziej niż leasing jest praktykowane zapożyczanie się w banku na inwestycje informatyczne. Dla małych firm procedury są zbyt skomplikowane i długotrwałe, często nie mają one danych wymaganych przez banki. Wolą "wrzucać" wydatki w koszty albo kupować sprzęt z kredytu obrotowego. Wielkie przedsiębiorstwa byłyby zmuszone do sporządzania kosztownych i skomplikowanych biznesplanów, studiów wykonalności itd., a prawie nikt w Polsce nie potrafi oszacować czasu zwrotu czy rentowności inwestycji informatycznej. Prawie nikt również w banku nie potrafiłby ocenić takiego wniosku. Nie wiadomo też, co mogłoby być zabezpieczeniem kredytu. Generalnie kredytów na takie cele nie udziela się i poza wyjątkami nikt nie próbował się o nie ubiegać. W Banku Rozwoju Eksportu w ubiegłym roku zdarzyły się dwa takie przypadki na tysiąc wniosków. Natomiast PKO bp przygotował propozycje dla małych firm, dla których procedury badania zdolności kredytowej były zbyt uciążliwe. "Jedynie na podstawie takich dokumentów, jak składane do urzędu skarbowego, chcemy kredytować zakupy o wartości do kilkunastu tysięcy komputerów, oprogramowania i innych dóbr trwałego użytku, ale nie typowo inwestycyjnych" - mówi Paweł Nawrocki z PKO bp.

Ukłon w stronę klientów

Niektóre firmy informatyczne już jakiś czas temu zrozumiały, że trzeba rozsądnie gospodarować pieniędzmi klientów, aby byli oni klientami jeszcze lepszymi. Jest to również strategia budowania rynku dla branży informatycznej. Jeśli przedsiębiorstwo czy bank już wejdą - choćby zachęcone leasingiem - w bardziej zaawansowane rozwiązania informatyczne, to w przyszłości będą zmuszone je wzbogacać i rozwijać. Nie zawsze jednak proste obniżanie ceny jest wyjściem możliwym, rozsądnym czy dyplomatycznym. Dlatego wysiłek strategicznie myślących producentów jest bardziej kierowany na to, aby zaproponować korzystne warunki płatności albo powiązać sprzedaż z usługą innych partnerów.

"Efekty programu Intel Financial Services będą widoczne dopiero pod koniec roku. Przygotowujemy następne propozycje korzystnego kupowania sprzętu. Już w pierwszym kwartale tego roku pojawi się oferta Internet Subsidiary Computer, czyli zakupu komputera za część ceny, a spłaty reszty w postaci opłaty za korzystanie z Internetu, natomiast na drugi kwartał zaplanowaliśmy początek sprzedaży sprzętu razem z pakietem e-business" - twierdzi Jarek Matschey z Intel Poland.

Producenci drogiego sprzętu, na przykład serwerów, proponują swoim klientom zapłatę tylko za wykorzystywaną moc. Przedsiębiorstwa, które w chwili zakupu nie potrafią ocenić, ile tak naprawdę docelowo będą potrzebować mocy, mogą kupić serwer wieloprocesorowy z zapasem mocy obliczeniowej, a zapłacić tylko za to, co aktualnie będą wykorzystywać. Tak postępuje na przykład Hewlett-Packard i Sun. W przypadku tej drugiej firmy musi to być konfiguracja co najmniej z ośmioma procesorami.

Polski rynek nie jest jeszcze zbyt bogaty w ofertę finansowania zakupów informatycznych bądź korzystnego rozkładania płatności, mimo tych kilku zaprezentowanych ewentualności. Niestety, potencjalni ich beneficjanci, czyli informatyzujące się podmioty, jeszcze zbyt ostrożnie podchodzą do tych propozycji. Co gorsza, im przedsiębiorstwo pilniej powinno rozglądać się za możliwościami rozsądnego gospodarowania swoim groszem, tym bardziej jest nieufne i w stosunku do leasingu, i do outsourcingu. Woli kupić mniej lub gorszej jakości rozwiązanie niż zaufać partnerom. Być może wzmożone wysiłki dostawców i ich finansowych partnerów, widoczne od początku roku, przyniosą efekt w postaci przełamania tej niekorzystnej tradycji.