Wdrożenie w przedsiębiorstwie systemu klasy ERP to znaczny wydatek i często rewolucja organizacyjna.Jest to projekt o charakterze organizacyjnym z dużym udziałem informatyki. Istotnym problemem jest oszacowanie, na ile jest on uzasadniony i opłacalny.

Tabele

Często decyzja o zakupie systemu informatycznego i jego wdrożeniu jest podejmowana na podstawie głębokiego przekonania decydentów, że będzie lepiej oraz że "nowy komputer klawiszowy" (cytat z mistrza Parkinsona) stanie się panaceum na wszelkie dolegliwości organizacyjne i inne. Tak się jednak zwykle nie dzieje i często pozostają frustracja decydentów i straty finansowe.

Na ogół spotyka się opinię, że ocena rentowności projektów organizacyjnych i informatycznych jest niemożliwa, a wszelkie argumenty za i przeciw mają charakter czysto werbalny. Zdaniem autorów, nie jest to słuszne.

W pewnych sytuacjach nie ma sensu szacowanie osobno rentowności, a w szczególności, gdy mamy do czynienia z nową inwestycją, w której rozwiązanie organizacyjne i wspierający system informatyczny stanowią integralną część, np. firma logistyczna lub obsługa rozbudowanej sieci dystrybucyjnej. Wtedy ocena powinna dotyczyć rentowności całej inwestycji. Wydzielenie wpływu organizacji i informatyki na rezultaty jest wtedy praktycznie niemożliwe, a bez nich przedsięwzięcie byłoby skazane na niepowodzenie.

Nie ma jednak racjonalnej przyczyny, aby nie szacować rentowności inwestycji w organizację i informatykę inaczej niż wszelkie inne inwestycje, takie jak budowa fabryki lub modernizacja wydziału. Jest to tylko znacznie trudniejsze, ponieważ wymaga dużego doświadczenia i dostępu do szczegółowych danych przedsiębiorstwa oraz realistycznej oceny stanu bieżącego organizacji i informatyki, a następnie prognozy zmian w tym zakresie i ich realności.

Jak liczyć rentowność

Pierwszym etapem określania rentowności jest zdefiniowanie tego, co ma być osiągnięte po przeprowadzeniu planowanych prac, i podanie tego w postaci liczbowej np. wzrost sprzedaży o 15%, zmniejszenie kosztu zapasów o 10% itp., etapami w poszczególnych przedziałach czasowych. Pewne założone parametry gospodarcze nie dadzą się bezpośrednio przełożyć na pieniądze, np. skrócenie cyklu dostaw lub cyklu opracowania ofert. Jednak trzeba starać się oszacować ich wpływ na parametry mierzalne, takie jak wzrost sprzedaży lub zmniejszenie poziomu należności. Tak zwane korzyści niemierzalne stanowią dobry materiał propagandowy i nic więcej.

Wydatki na zmiany organizacyjne i informatykę we współczesnym przedsiębiorstwie i tak są i będą ponoszone chociażby na konserwację istniejących systemów informatycznych i odnawianie sprzętu oraz dostosowanie organizacji do zmieniających się potrzeb otoczenia, np. szkolenia. Koszty te są cały czas ponoszone, natomiast ich efektywność jest nikła. Nowe rozwiązanie będzie kosztować. Należy określić wydatki netto po odjęciu od nowych nakładów wydatków na konserwację istniejących systemów w poszczególnych okresach.

Wprowadzanie usprawnień organizacji z dużym zastosowaniem informatyki na ogół skutkuje oszczędnościami w zaangażowaniu kapitałowym (zapasy materiałowe, prace w toku, należności, zapasy wyrobów gotowych w magazynach i sieci dystrybucji). Trudno oszacować wpływ nowego rozwiązania na wzrost sprzedaży, ponieważ o ile ma nastąpić, to zwykle będzie wielu partnerów, zwłaszcza z marketingu, którzy stwierdzą, że to ich zasługa.

Dalej podano uproszczony przykład pokazujący, jak można oszacować rentowność nakładów na projekt informatyczny, szacując głównie oszczędności do uzyskania po wdrożeniu średniej wielkości projektu informatycznego. Dane nie odnoszą się do żadnego rzeczywistego przedsiębiorstwa. Sposób prowadzenia obliczeń:

1. Określenie w cenach stałych (zwykle odniesienie do ekwiwalentu dolarowego) wartości nakładów inwestycyjnych na informatykę w najbliższych trzech latach. Jest to horyzont czasowy obejmujący z pewnym zapasem przewidywany okres wdrożenia. Pozycje od 1 do 4 w tab. 1 dotyczą nakładów do poniesienia na nowy system informatyczny i kosztów wdrożenia. Pozycja 5 zawiera szacunkowe dane o kosztach utrzymania istniejącej infrastruktury bez przeprowadzenia inwestycji.

Nakłady inwestycyjne zostały przeliczone na złotówki po przewidywanym kursie wymiany. W tym punkcie istnieje duża niepewność co do stałości kursu. Jest ona jednak nie do uniknięcia.

2. Oszacowanie majątku obrotowego przedsiębiorstwa ustalono następująco:

1) Środki obrotowe są przyjęte jako suma: zapasów, środków pieniężnych, należności i roszczeń. Przyjęto poziom środków obrotowych wraz z ich strukturą na koniec br. (rok 2000) jako punkt wyjścia (tab. 3 wiersze 1-4).

2) Po analizie możliwości uzyskania redukcji poziomu środków obrotowych w następnych latach, w poszczególnych pozycjach przyjęto dane dla lat 2001-2003 w wierszach 1-4. Dane te obarczone są dużą dozą subiektywizmu. Podane wartości zależą od wiedzy, doświadczenia oraz dostępu do informacji osoby prowadzącej analizę. Odnoszą się do możliwych do uzyskania oszczędności ze wszystkich możliwych źródeł (marketing, skrócenie cyklu dostaw, koniunktura na rynku, lepsze zarządzanie wraz z nowym systemem informatycznym itp.).

3) Stopa inflacji jest przyjęta zgodnie z przewidywaniami ośrodków rządowych i GUS.

4) Współczynnik dyskontowy dla danego roku jest liczony jako 1/(1+p), gdzie p - stopa inflacji w danym roku.

5) Skumulowany współczynnik dyskontowy do sprowadzenia wartości do ostatniego roku, dla którego są dane:

SP = Pn*Pn-1

gdzie:

Pn - współczynnik dyskontowy poprzedniego roku

Pn-1 - współczynnik dyskontowy bieżącego roku.

Dla roku odniesienia (2000 r.) współczynnik dyskontowy skumulowany = 1. Współczynnik skumulowany dyskontowy służy do przeliczenia wartości w danym roku na wartości w roku końcowym (1997 r.).

6) Wartości zdyskontowane: środków obrotowych, zapasów, środków pieniężnych, należności i roszczeń liczone są następująco:

W1= W*p

gdzie:

W1 - wartość dyskontowana

W - wartość pierwotna dla danego roku

p - skumulowany współczynnik dyskontowy.

7) Do dalszych obliczeń przyjęto średnią wartość po zdyskontowaniu z czterech lat. Jest to przybliżenie, które jednak ze względu na niezbyt duże współczynniki dyskontowe jest do przyjęcia.

3. Oszacowanie przewidywanych efektów ekonomicznych wdrożenia nowego rozwiązania. Szacując możliwe do uzyskania efekty wdrożenia nowego systemu zarządzania wraz z systemem informatycznym, przyjęto, że:

1) Ze względu na niezbyt duży zakres projektu tylko niewielka część obniżki kosztów będzie przypisana efektom wdrożenia nowego rozwiązania, jak to podano w tab. 4, wiersze 2-5. Wartość tych oszczędności w poszczególnych latach jest podana w wierszach 7-10.

2) Wartość oszczędności w poszczególnych latach oraz wartość oszczędności skumulowanych są podane w wierszach 11-12.

3) Parametry ekonomiczne projektu

Do oceny efektywności ekonomicznej projektu przyjęto okres zwrotu jako czas wdrożenia + dwa lata. Czas wdrożenia oszacowano na ok. od 1,5 roku do 2 lat. Oznacza to, że w 4 lata po rozpoczęciu prac projekt powinien się spłacić, mieć dodatnie NPV i IRR.

Okres zwrotu liczony jest następująco:

Określono przepływy finansowe związane z nowym rozwiązaniem jako różnicę między wydatkami netto w poszczególnych latach z tab. 2 a traktowanymi jako dodatkowe przychody oszczędnościami z tab. 4, wiersz 11. Przez porównanie sumy wydatków na nowe rozwiązanie (tab. 2, wiersz 7) ze skumulowanym rezultatem przepływów finansowych w poszczególnych latach (tab. 6, wiersz 1) określono w ciągu ilu lat nastąpi zwrot nakładów.

Na arkuszu kalkulacyjnym Excel 95 Microsoftu, wersja polska, użyto formuły:

=JEŻELI(D24 <D67;"Mniej niż rok";

JEŻELI(D24 <E67;"Mniej niż 2 lata";

JEŻELI(D24 <F67;"Mniej niż 3 lata";

JEŻELI(D24 <G67;"Mniej niż 4 lata";

"Powyżej 4 lat"))))

gdzie: komórka D24 zawiera skumulowane nakłady na nowe rozwiązanie (tab. 2, wiersz 7), a komórki od D67 do G67 są zawarte w tab. 4, wiersz 12 i są to przewidywane do uzyskania po wprowadzeniu nowego rozwiązania oszczędności.

Wewnętrzna stopa wzrostu

Wewnętrzna stopa zwrotu IRR (Internal Rate of Return) pokazuje, ile można wycisnąć zysku (w %) z każdej zainwestowanej złotówki w określonym czasie. Jest ona liczona następująco:

1) Typujemy przybliżoną wartość IRR i wprowadzamy jako przypuszczenie do formuły rozwiązania równania n-tego stopnia (n - liczba okresów czasu, zwykle lat, dla których prowadzimy analizę).

W przykładzie w tab. 6 wprowadzono wartość 20% do komórki D80.

2) Do formuły obliczenia IRR w Excel 95 jest przeniesiona wartość 0,2 (nasze 20% z przykładu) pobrane z komórki D78.

3) Wynik przepływów finansowych w latach 2000-2003 znajduje się w komórkach od D80 do F80 w wierszu 1 tab. 6. Rezultat wynosi 17%. Wskazuje to, że w okresie 3 lat od rozpoczęcia inwestycji nie będzie ona rentowna. Formuła obliczeniowa: =IRR(D80:F80;D78)

Po poszerzeniu analizy o kolejny rok 2003 (komórka G80) otrzymujemy wynik +22% i nasze nowe rozwiązanie jest rentowne. Formuła obliczeniowa:

=IRR(D80:G80;D78)

Należy zwrócić uwagę na fakt, że liczenie IRR może dać różne wyniki zależnie od przyjętej przypuszczalnej wartości, ponieważ jest to pierwiastek z równania n-tego stopnia.

Wartość bieżąca przyszłych dochodów

Wartość bieżąca przyszłych dochodów (Net Present Value) pokazuje nam, jaką kwotę pieniędzy uzyskamy po określonym czasie z wyłożonego kapitału na przedsięwzięcie przy założonej przez nas rentowności (w %). W kolumnie oprocentowanie tab. 7 podano ciąg wartości oprocentowania (od 10 do 40%), a w kolumnie Wartość bieżąca dla 4 lat obliczone wartości NPV wg formuły: =NPV(D85;$D$80:$G$80), gdzie w przykładzie D85 jest to wartość przeniesiona z komórki oprocentowanie, a od D80 do G80 są to przepływy finansowe z tab. 5.

Wartość 22% jest najbliższa zeru i jednocześnie wartości IRR, co wskazuje na poprawność obliczeń, ponieważ z naszych przepływów finansowych w latach 2000-2003 nie da się uzyskać większego zysku niż ok. 22%.

W przypadku, gdy trzeba ująć bardziej szczegółowo parametry ekonomiczne projektu i następnie dokonać analizy wrażliwości na zmiany poszczególnych parametrów, można posłużyć się jedną z rozpowszechnionych metod np. metodą proponowaną do oceny inwestycji przez UNIDO [1].

Interesujące podejście do analizy opłacalności projektów ERP podano w [2].

Literatura:

[1] W. Behrens, P. M Hawranek, Poradnik przygotowania przemysłowych studiów feasibility. United Nations Industrial Developement Organization, 1993

[2] Dilip Wagle. The Case for ERP systems. The McKinsey Quarterly 1998 Number 2. Dostępne także w Internecie

--------------------------------------------------------------------------------

Ludwik Maciejec jest konsultantem i właścicielem firmy Usługi Informatyczne i Konsultingowe, Maciej Maciejec jest Business Development Manager w Singular Polska