Wdrożenie Lotus Notes Domino 5 w telewizji TVN to przełom w komunikacji wewnętrznej i krok w kierunku modelu organizacji bez papieru.

Telewizja, bardziej niż jakakolwiek inna firma, jest uzależniona od sprawnego systemu komunikacji. Podjęte na początku działania TVN decyzje dotyczące systemu wewnętrznej wymiany danych nie były najtrafniejsze. Spowodowane to było faktem, że większość wysiłków kierowano wówczas na rozwiązywanie problemów dotyczących sfery nadawania i oferty programowej.

Przejście w rok 2000 i związane z tym pojawienie się potencjalnych problemów sprawiły, że firma zaczęła głębiej zastanawiać się nad kierunkiem dalszego rozwoju systemów. Ostatecznie wykorzystywane wcześniej systemy pocztowe GroupWise 5.1 i Microsoft Mail zastąpiono oprogramowaniem Lotus Notes i Domino.

Migracja, ale jaka?

Jeszcze niedawno w TVN funkcjonowało kilka systemów poczty elektronicznej. Strategiczny dla telewizji system automatycznego pobierania materiałów tekstowych i wideo ze światowych serwisów wymagał odseparowania od reszty sieci. Korzystający z niego pracownicy używali oprogramowania Microsoft Outlook i Outlook Express w połączeniu z serwerem Microsoft Mail. Użytkownicy w pozostałych działach również wykorzystywali Microsoft Mail, jednak tylko do wymiany korespondencji zewnętrznej. Działanie systemu wewnętrznej wymiany poczty oparto na GroupWise 5.1 i serwerach Novell NetWare 4.11. "Utrzymywanie tego dualizmu często prowadziło do sytuacji, kiedy np. poczta między działem księgowości a działem newsów wędrowała do adresata przez Internet" - wyjaśnia Luiza Warno, kierownik Działu Systemów Informatycznych w TVN sp. z o.o.

W TVN dokonano analizy kilku ścieżek migracji. "Zanim trafiłam do TVN, 3 lata pracowałam w MTV Networks Europe. Brałam tam udział we wdrożeniu Microsoft Exchange na ponad 1000 stanowisk i bardzo chciałam skorzystać ze zdobytych doświadczeń" - mówi Luiza Warno. Rozważano również uaktualnienie poczty do GroupWise 5.5 i upowszechnienie go w całej firmie.

Decyzję o wyborze platformy wymiany danych podjęli jednak udziałowcy TVN. Postanowiono, że podobnie jak w pozostałych spółkach grupy ITI, podstawowym systemem komunikacyjnym będzie oprogramowanie Lotus Notes, a docelową platformą serwerową - Windows NT.

(Prawie) własnymi siłami

Decyzja o wdrożeniu Lotus Notes zapadła tuż przed premierą 5. wersji Lotus Domino. Testy wersji beta oprogramowania serwera i klienta w wersji amerykańskiej przebiegły bez zastrzeżeń. W TVN zdecydowano jednak o wstrzymaniu się z wdrożeniem do czasu udostępnienia polskiej wersji klienta Lotus Notes, zapowiadanego na jesień 1999 r.

Wdrożenie powierzono firmie Tenbit sp. z o.o., wchodzącej w skład grupy ITI. W tych pracach uczestniczyli również informatycy TVN z Warszawy i Krakowa. Przedsięwzięcie, rozpoczęte na początku września ub.r., udało się sfinalizować w listopadzie, jeszcze przed rokiem 2000.

Wdrożenie nie obyło się bez niespodzianek. Przykładowo, okazało się, że w module kalendarza występuje błąd. System nie zapamiętywał zadań i terminów wyznaczonych na czwartek. Pozostałe dni tygodnia były obsługiwane prawidłowo. "Po wielu próbach i konsultacjach z Lotusem udało się nam ustalić przyczynę błędu. Za 'czwartkowe' błędy odpowiadał jeden z szablonów, źle interpretujący polski skrót słowa czwartek. Zrezygnowaliś-my ze skrótu, zmodyfikowaliśmy szablony i wszystko zaczęło działać poprawnie" - mówi Erik Toonen, główny specjalista prowadzący projekt ze strony Tenbitu.

Pocztowe perypetie

Najbardziej czasochłonnym zadaniem podczas procesu migracji była konwersja istniejących skrzynek pocztowych do Lotus Notes. Standardowo oferowane przez Lotus Development narzędzia umożliwiły bezproblemową migrację skrzynek Novell GroupWise i Microsoft Outlook. Niemożliwa jednak okazała się bezpośrednia migracja skrzynek Outlook Express.

Informatycy TVN posłużyli się więc pobraną z Internetu, demonstracyjną wersją narzędzia do migracji firmy Binary Tree. Komercyjna wersja pakietu kosztowała ok. 10 tys. USD na 100 licencji, a w budżecie projektu nie przewidziano dodatkowych wydatków tej skali. Pracownicy działu IT skorzystali więc z innej możliwości. Za pomocą narzędzi Microsoftu dokonali migracji skrzynek Outlook Express do formatu Microsoft Outlook, a te przenieśli do Lotus Notes, korzystając z narzędzi Lotusa.

Migracja skrzynek, która wiązała się również z instalacją oprogramowania Lotus Notes na komputerach użytkowników, nie odbyła się z dnia na dzień. Przeprowadzana była sukcesywnie we wszystkich ośrodkach telewizyjnych TVN i to dopiero po zgłoszeniu takiego zapotrzebowania wskazanemu pracownikowi działu IT przez konkretnego użytkownika, którego pocztą elektroniczną wcześniej informowano o migracji.

Serwer GroupWise wyłączono, gdy zakończono migrację wszystkich skrzynek pocztowych.

To dopiero początek

Wdrożenie Lotus Notes umożliwiło połączenie jednym spójnym systemem wszystkich lokalizacji stacji TVN: Warszawy, Krakowa i czterech lokalnych ośrodków telewizyjnych. Dwa serwery Lotus Domino są zlokalizowane w Warszawie i Krakowie, które komunikują się za pośrednictwem łącza Frame Relay o przepustowości 2 Mb/s. "Niestety, rzeczywista przepustowość 2-megabitowych łączy TP SA oscyluje wokół 64 Kb/s" - przekonuje Leszek Kozicz, administrator sieci w TVN. Pozostałe lokalizacje kilka razy dziennie łączą się z serwerami poczty za pomocą połączeń komutowanych.

Wdrożenie Lotus Notes jest początkiem szerszego procesu reorganizacji informatycznej w TVN. "W niedalekiej przyszłości uruchomimy kolejne moduły intranetu, m.in. globalną książkę kontaktów i listy dyskusyjne. Do końca tego roku chcemy udostępnić użytkownikom aplikację do zarządzania dokumentami. Choć jest to zadanie ambitne, będziemy dążyć do modelu 'biura bez papieru' - mówi Luiza Warno. Dotychczas uruchomiono usługi pocztowe, kalendarz z planowaniem spotkań i bazę informacji pomocy dla użytkowników. "Tak naprawdę największym dzisiaj problemem jest przekonanie zarządu, aby zaczął aktywnie korzystać z dostępnych narzędzi i zachęcał do tego innych. Przykład musi iść z góry" - dodaje Luiza Warno.