O kosztach wdrożeń systemów klasy ERP trudno jest dowiedzieć się czegoś więcej ponad to, że to dużo pieniędzy. Nieco łatwiej jest stwierdzić, dlaczego tak dużo.

Jeszcze trzy lata temu producenci systemów klasy MRP II/ERP byli skłonni mówić o cenach licencji na swoje oprogramowanie przy określonej liczbie użytkowników i danych modułach funkcjonalnych. Obecnie wspominają tamte zwierzenia z niesmakiem, stwierdzając, że przyniosły więcej szkody niż pożytku.

Bagatelizowanie ceny

Zdaniem kierownika sprzedaży jednego z producentów systemów MRP II/ERP, podanie konkretnych danych liczbowych prowadzi do tego, że klienci stają się wrażliwi na cenę i zbyt wcześnie odrzucają ofertę firmy, która w innych warunkach - przy porównaniach funkcjonalnych - miałaby szansę na podpisanie kontraktu. "W normalnym cyklu sprzedaży cena ma duże znaczenie dla klienta na początku procesu decyzyjnego, przy określaniu akceptowalnego poziomu wydatków na wdrożenie systemu informatycznego jako takiego, oraz na końcu, w procesie negocjacji umowy na wdrożenie konkretnego oprogramowania" - mówi Cezariusz Pawłowski, dyrektor sprzedaży IFS Poland.

Niektórzy przedstawiciele producentów stwierdzają, że rynek dostawców systemów zintegrowanych jest "dziki i rozregulowany". Zaczęła się rozpaczliwa walka o każdego klienta, zwłaszcza wśród firm, które w ostatnim roku nie miały dobrych wyników. Ich zdaniem, podanie konkretnych cen ułatwiłoby tylko zadanie konkurencji, układającej oferty pod kątem zamożności klienta i przewidywanej wysokości ofert innych firm startujących w przetargu.

Pojawiają się producenci, którzy psują rynek, zaniżają wartość kontraktów i obiecują pewny sukces, byle tylko pozyskać zlecenie. "Jak klient chce oprogramowanie, to mu je sprzedajemy. Jak nie chce, to też mu sprzedajemy" - stwierdza cynicznie prezes jednej z firm wdrożeniowych.

Czynniki dodatkowe

Przyczyną niechęci do określania katalogowych cen jest obawa producentów, że klienci będą się ich sztywno trzymać, nie biorąc pod uwagę uwarunkowań własnego przedsiębiorstwa i poziomu ryzyka związanego z wdrożeniem.

"To są delikatne sprawy. Nie wytłumaczę klientowi, który przyszedł z takim zestawieniem i żąda konkretnej ceny, że jego przedsiębiorstwo ma niską kulturę informatyczną, a zarząd patrzy z dystansem na projekt i w związku z tym zwiększa się ryzyko projektu. W czasie wdrożenia pojawią się problemy i konieczne będzie poniesienie dodatkowych kosztów" - mówi pracownik jednej z firm wdrożeniowych.

Zazwyczaj jednak producenci stwierdzają, że trudno jest mówić o konkretnych cenach, ponieważ każdy projekt ma własną, niepowtarzalną specyfikę.

To zależy...

Tak zawsze zaczyna się odpowiedź konsultantów sprzedających systemy klasy MRP II/ERP na pytanie: "Ile to kosztuje?". Zależy przede wszystkim od liczby użytkowników i zakresu wdrożenia, czyli funkcjonalności wdrażanych modułów. Ale jest również wiele innych czynników, nieco mniej oczywistych.

Ważna jest przede wszystkim liczba modyfikacji, których trzeba będzie dokonać w standardowym pakiecie. Wszystkie odchylenia od standardowej wersji wymuszą dodatkowe koszty, a dokonane modyfikacje będą obciążać budżet przedsiębiorstwa przez następne lata, przy każdej aktualizacji pakietu oprogramowania do kolejnej wersji. Koszt wdrożenia będzie tym większy, im większych zmian organizacyjnych wymaga użytkownik. Czasem te zmiany musiałyby być tak głębokie, że firmy wdrożeniowe boją się rozpoczynać projekt obciążony zbyt dużym ryzykiem niepowodzenia.

Trudniejsze jest także utrzymanie zmodyfikowanego oprogramowania, ponieważ wymusza to zmiany w dokumentacji i pojawia się niepewność, jak będzie działał pakiet po wprowadzeniu zmian w niektórych miejscach.

Szefowie działów informatyki, poszukując odpowiedniego dla firmy systemu zintegrowanego, coraz częściej kierują się wymogiem, by pakiet ten wymagał jedynie minimalnych zmian w trakcie wdrożenia. Wymusi to jednak zmiany organizacyjne w przedsiębiorstwie, dostosowanie jego struktury do możliwości pakietu i przewidzianych w nim scenariuszy prowadzenia biznesu, co również kosztuje.