Kontakty, marketig, sprzedaż

ACT! 2000

ACT! jest prostym w obsłudze narzędziem, które zawiera bazę adresową, kalendarz, terminarz i łatwy w użyciu program zarządzający projektami. Wymaga tylko 40 MB na dysku twardym, niewielkiej ilości pamięci operacyjnej i średniej klasy procesora.

Program ma własnego klienta e-mail, który może współpracować z serwerem SMTP. Po dokonaniu takiego połączenia użytkownik ACT! może wysyłać pocztę elektroniczną bezpośrednio z aplikacji. Ma też dostęp do tzw. historii połączeń. Ponadto - jeśli dysponuje on oprogramowaniem i systemem telefonicznym zgodnym z TAPI (Telephony API) - ACT! może automatycznie nawiązywać połączenia i dokonywać identyfikacji numerów przychodzących.

ACT! może być zintegrowany z innym produktem firmy Symantec - popularnym programem faksowym - WinFax PRO. Program pomaga także w tworzeniu korespondencji seryjnej i umożliwia przygotowywanie faksowych stron tytułowych. Przy redagowaniu treści faksów można korzystać z wbudowanego w ACT! edytora tekstów lub posłużyć się edytorem MS Word.

Zarządzanie kontaktami jest ułatwione poprzez grupowanie adresów w kategorie. Można określić wiele kategorii, korzystając ze słów kluczowych. ACT! automatycznie kontroluje terminy spotkań, telefony, realizację spraw, wysyłkę faksów czy e-maili.

Administrowanie programem ACT! można przeprowadzać ze stacji roboczej lub z serwera, w zależności od uprawnień. Według wymagań użytkownika są tworzone zarówno pola rekordów, jak i funkcje menu czy skład listew narzędziowych. Podobnie jak w innych produktach tej klasy, ACT! pozwala na proste tworzenie nowych pól struktur baz danych przy użyciu kreatorów. Obsługa funkcji ponownej indeksacji, usuwanie zdublowanych rekordów, tworzenie kopii zapasowych baz danych czy odtwarzanie tych kopii są niemal intuicyjne. W trakcie obsługi bazy danych system zamyka dostęp do niej innym użytkownikom.

Jedną z ciekawszych funkcji ACT! z perspektywy zastosowań w biznesie jest możliwość synchronizowania informacji o kontaktach między wieloma użytkownikami systemu. ACT! zapewnia jej dwa rodzaje - baza danych do bazy oraz użytkownik do użytkownika.

W pierwszym przypadku chodzi o synchronizację zawartości dwóch wersji tej samej bazy danych - np. tej na notebooku (czy palmtopie) z bazą na komputerze desktop. Drugi sposób pozwala na wymianę informacji wśród grupy użytkowników programu. Za pomocą kreatora można określić, czy wymiana będzie jednokierunkowa, czy w obie strony, oraz ustalić listę adresatów wymiany. Kolejnym parametrem, który należy ustalić, jest sposób, w jaki będzie wymieniana informacja - poprzez e-mail, połączenie telefoniczne (modem) lub dzielenie plików w sieci LAN. Ten ostatni sposób wiąże się ze współpracą z administratorem sieci.

ACT! 2000 - w odróżnieniu od poprzedniej wersji ACT 4.0 - wyposażono w wiele narzędzi do zarządzania sprzedażą, w tym do kontroli realizacji etapów i prognozowania sprzedaży. Przykładowo, użytkownik może tworzyć lub importować wykazy oferowanych produktów i usług, a następnie wybierać te, które są przedmiotem bieżącej transakcji. Taki sposób pracy pozwala na grupowanie projektów i tworzenie odpowiednich raportów.

Niestety, na liście oferowanych produktów brakuje pozycji: cena, za każdym razem trzeba więc wpisywać ją ręcznie. Niemożliwe jest także śledzenie wartości udzielanych rabatów.

Program jest dostępny tylko w wersji angielskiej.