Windows 2000 Professional oferuje rozwiązania przydatne w pracy na komputerach przenośnych. Jednym z nich jest funkcja Offline Files - dostęp do buforowanych katalogów sieciowych.

Idea Offline Files nie jest skomplikowana. Sprowadza się do zapewnienia dostępu do informacji bez względu na to, gdzie użytkownicy pracują i czy są podłączeni do sieci korporacyjnej. Offline Files rozszerza funkcje aktówki (Briefcase), znanej z systemów Windows 95 i 98. Umożliwia buforowanie na lokalnym dysku twardym komputera przenośnego wskazanych plików i dokumentów przechowywanych w sieci. Dzięki temu przyspiesza dostęp do dokumentów (zazwyczaj odczytywane są ich buforowane wersje), zmniejsza obciążenie sieci i - co najważniejsze - użytkownik może pracować z dokumentami "sieciowymi" bez połączenia z firmą. Po ponownym podłączeniu do sieci następuje synchronizacja zmodyfikowanych dokumentów z ich oryginałami przechowywanymi na serwerach.

Szybszy dostęp

Argumentem przemawiającym za lokalnym buforowaniem plików nawet wtedy, gdy użytkownik jest stale podłączony do sieci, jest to, że czas dostępu do lokalnego dysku twardego jest znacznie krótszy niż do dysku sieciowego serwera. Użytkownik Windows 2000 Professional po uruchomieniu usługi Offline Files może wskazać dowolny udostępniony mu folder lub dokument w sieci i po kliknięciu na nim prawym przyciskiem myszki wybrać opcję Make Available Offline. Wtedy system kopiuje plik na lokalny dysk twardy do specjalnego, ukrytego katalogu.

Jeżeli użytkownik często korzysta z plików sieciowych buforowanych lokalnie, to dostęp do nich jest znacznie szybszy niż przy korzystaniu z sieci. Każdorazowo bowiem, nawet jeśli użytkownik próbuje otworzyć dokument na serwerze, system odczytuje najpierw parametry pliku buforowanego lokalnie, porównując, czy jest to ten sam dokument co przechowywany na serwerze. Jeśli nie wykryje różnic między dokumentami (rozmiar i data zapisu), otwiera lokalny plik. Wszystkie zmiany dokonywane podczas pracy z dokumentem są również zapisywane lokalnie i dopiero po zakończeniu pracy synchronizowane z plikiem przechowywanym na serwerze.

Lokalna praca jest znacznie bezpieczniejsza niż w przypadku otwierania dokumentów z serwera. Zwykle jeśli na chwilę serwer "zniknie" z sieci lub stacja robocza straci z nim łączność, to praca lokalnej aplikacji, takiej jak Word czy Excel, może być przerwana z tego powodu, że nie będzie ona mogła zapisać tymczasowego stanu dokumentu. Gdy serwer przestanie być widoczny w przypadku korzystania z Offline Files, pojawia się tylko okienko informujące o tym, że użytkownik pracuje z plikiem w trybie offline.

Synchronizacja na wiele sposobów

W porównaniu do znanej Aktówki Windows, zaletą Offline Files jest automatyczne zapamiętywanie przez system ścieżek dostępu i dysków sieciowych, na których są przechowywane pliki i foldery buforowane lokalnie. Oznacza to, że użytkownik może docierać do nich w taki sam sposób bez względu na to, czy jest podłączony do sieci. Jedyna różnica polega na tym, że będzie widział na dyskach sieciowych tylko te pliki, z których można korzystać bez podłączenia do sieci. Ponadto można wyświetlić specjalne okno Offline Files Folder, w którym znajdują się skróty do wszystkich buforowanych lokalnie dokumentów niezależnie od ich fizycznego umiejscowienia.

Użytkownik może samodzielnie zdecydować, jak dużą powierzchnię chce przeznaczyć na bufor plikowy. Może to uczynić w konfiguracji usługi Offline Files. Tam też może skonfigurować częstotliwość synchronizacji plików offline z oryginałami przechowywanymi w sieci. Poszczególne scenariusze synchronizacji mogą być uzależnione od typu zastosowanego połączenia, np. jeśli komputer jest podłączony do sieci za pośrednictwem karty sieciowej, synchronizacja może się odbywać przy logowaniu bądź przy wylogowywaniu lub też co określony czas podczas pracy systemu. W przypadku połączeń modemowych synchronizacja może również przebiegać automatycznie, ale w większych odstępach czasowych, lub też może być wymuszana wyłącznie ręcznie.

Celowo niedostępny

Mechanizm Offline Files może powodować jednak pewne niebezpieczeństwa. Łatwość, z jaką użytkownicy mogą korzystać z dokumentów, nie idzie w parze z bezpieczeństwem związanym np. z nakazem przechowywania krytycznych dokumentów w firmie.

Administrator serwera Windows 2000 Server ma do dyspozycji dodatkową funkcję umożliwiającą oznaczenie konkretnych plików lub całych folderów jako "niebuforowalne". Na komputerze użytkownika nie pojawi się wówczas opcja Make Available Offline. Takiej możliwości zabezpieczenia plików nie mają administratorzy serwerów Windows NT Server 4.0.