Rynek modułów wspomagających pracę działów personalnych dopiero powstaje. Dotychczas przeprowadzone wdrożenia można zaliczyć do poligonu doświadczalnego, zarówno producentów, jak i użytkowników. Okazuje się bowiem, że moduły HR nie są pozbawione wad.

Rynek modułów wspomagających zarządzanie personelem zintegrowanych z systemami MRP II/ERP jest młody i boryka się z wieloma problemami. Brakuje dostawców mających doświadczone zespoły, zdolne do realizacji szeroko zakrojonych wdrożeń, co wpływa np. na terminowość realizowanych kontraktów. Z drugiej strony klienci nie zdają sobie sprawy z funkcjonalności oferowanych rozwiązań. Ich oczekiwania często ograniczają się do dokładnego odwzorowania wykorzystywanych dotychczas systemów kadrowo-płacowych.

Lista wad modułów HR (Human Resources), wskazywanych przez użytkowników, jest zadziwiająco jednorodna i dotyczy niemal wszystkich dostawców. Klienci uskarżają się na opóźnienia przy aktualizowaniu systemów wynikających ze zmiany stanu prawnego. Niemal wszyscy wskazują również na wady związane z niedokładnym wyliczaniem urlopów oraz naliczaniem wynagrodzeń za pracę w szkodliwych warunkach, a także w nocy. Niektóre systemy nie radzą sobie również ze skomplikowanymi systemami wynagrodzeń dla pracowników zatrudnionych poza siedzibą zakładu oraz edycją standardowych umów. Ta ostatnia wada sprawia, że duża część dokumentacji musi być nadal tworzona za pomocą edytorów tekstu.

Zdaniem niektórych użytkowników, wady i niedociągnięcia podają w wątpliwość sens wdrożenia rozwiązań wspomagających pracę działów HR. Wszystkie operacje dokonywane przez system muszą być następnie kontrolowane przez pracowników liniowych. Mimo to wielu użytkowników wierzy w usunięcie tych usterek. Ich zdaniem, wady oferowanych rozwiązań nie zdominują zalet wynikających z ich wdrożenia.

Lepsze jest wrogiem dobrego

Rybnicka fabryka grzejników Rettig Heating sp. z o. o. jest jednym z pierwszych przedsiębiorstw, które wykorzystuje moduł HR polskiej firmy DST, zintegrowany z systemem ERP Baana. Jego wdrożenie było ostatnim etapem migracji przedsiębiorstwa z systemu SKID do środowiska Baana.

Moduł DST zawiera wiele rzadko dotychczas stosowanych ułatwień. Do konfiguracji wielu jego części niepotrzebna jest znajomość żadnego języka programowania. Użytkownik może zrobić to sam, odpowiadając tak/nie na zadawane mu przez system pytania

Tomasz Tarabura

kierownik Działu Informatyki

w Rettig Heating sp. z o.o., Rybnik.

O wyborze modułu zdecydowała jego rozbudowana funkcjonalność, a także łatwa integracja z wykorzystywanym w fabryce systemem Baan. Wszelkie informacje tworzone przez jego część płacową są automatycznie dekretowane w module finansowym, a także w podsystemie Hour Accouting, odpowiedzialnym za ewidencję czasu pracy, stworzonym przez Baana. "Dotychczas używany przez nas system Kali nie uwzględniał wielu informacji zapisywanych w module HR dostarczonym przez DST, które są niezbędne przy wszelkich rozliczeniach prowadzonych przez dział kadr" - mówi Tomasz Tarabura, kierownik Działu Informatyki w Rettig Heating sp. z o.o.

Niezrównane bogactwo

Używany od kilku miesięcy moduł umożliwia tworzenie rozbudowanych kwestionariuszy wraz z historią zmian adresów zamieszkania, szczegółowymi danymi dotyczącymi wykształcenia i ukończonych kursów, a także wszelkimi danymi umożliwiającymi rozwiązanie umowy o płacę, takimi jak przebieg zatrudnienia wraz z okresami zawieszeń i zmian statusu zatrudnionego. System zawiera wiele usprawnień, ułatwiających prowadzenie korespondencji seryjnej czy automatyczne tworzenie niezbędnych dokumentów. Dzięki możliwości przechowywania zbiorów podpisów w systemie graficznym pracownicy działu kadr mogą tworzyć nowe dokumenty, wykorzystując predefiniowane wcześniej szablony w Wordzie, w których system automatycznie wstawia zmienne dane.

Równie bogata jest część płacowa modułu. "Moduł zawiera rzadko dotychczas stosowane ułatwienia. Do konfiguracji wielu jego części niepotrzebna jest znajomość języka programowania. Użytkownik może sam to przeprowadzić, odpowiadając tak/nie na zadawane mu przez system pytania" - wyjaśnia Tomasz Tarabura. System płacowy jest wyposażony w przydatne funkcje przelewów, umożliwiające np. rozdział pensji każdego pracownika na różne, wyznaczone wcześniej, konta.

Koniec pomyłek i weryfikacji

Wdrożenie nowego modułu pozwoliło zaoszczędzić czas pracy specjalistów zatrudnionych w kadrach, przyspieszyło prowadzenie księgowości, znacząco obniżyło ryzyko pomyłek w dokumentacji, a także tych popełnianych w trakcie rozliczeń z instytucjami państwowymi. "Trudno przecenić korzyści, jakie płyną z niemal pełnej integracji systemów informatycznych stosowanych w firmie" - przyznaje Tomasz Tarabura.

Niezbędne połączenie

Potrzeba centralizacji systemów kadrowo-płacowych była głównym powodem wdrożenia modułu Koma HR w łączących się firmach Sanofi-Biocom i Synthelabo.

Koma to elastyczny system, który pozwala na samodzielne definiowanie pól, co umożliwia dokładne dopasowanie go do potrzeb użytkownika

Marzena Ruszczyńska

kierownik projektu w Sanofi-Biocom, Warszawa.

Polski oddział francuskiego koncernu farmaceutycznego ma centralę w Warszawie, a zakład produkujący leki znajduje się w Rzeszowie. Dotychczas każdy z nich miał działające niezależnie systemy kadrowe i płacowe, pochodzące od różnych producentów. Warszawska centrala firmy była pozbawiona modułu kadrowego. "Głównym celem naszego projektu było stworzenie jednolitego systemu umożliwiającego naliczanie płac oraz zarządzanie kadrami w naszym przedsiębiorstwie" - mówi Marzena Ruszczyńska, kierownik projektu w Sanofi-Biocom. Korzyścią wynikającą z wdrożenia jest również zastąpienie starych rozwiązań, opartych na DOS-ie, systemem wyposażonym w interfejs graficzny.

Jak najmniej zmian

Projekt potraktowano jako całość - równolegle wdrażano zarówno kadry, jak i płace. Podstawowym założeniem przedsięwzięcia było zastąpienie dotychczas działających systemów płacowych scentralizowanym systemem oraz wdrożenie jednolitego dla całej firmy systemu zarządzania personelem. W trakcie wdrożenia zdecydowano, że projekt obejmie przede wszystkim funkcje najistotniejsze z punktu widzenia kadr, a dalsze modyfikacje zostaną dokonane w późniejszym terminie. "Mimo to dostrzegamy już kilka dodatkowych zalet nowego modułu, a akcje Komy rosną wraz z upływem czasu" - mówi Sławomir Łagowski, kierownik Działu Personalnego w rzeszowskim zakładzie Sanofi-Biocom. Wtórują mu osoby bezpośrednio zaangażowane w projekt. "Koma to bardzo elastyczny system, który pozwala na samodzielne definiowanie pól, co umożliwia dokładne dostosowanie go do potrzeb użytkownika" - dodaje Marzena Ruszczyńska. Zaletą wdrażanego modułu jest również możliwość rejestracji sprzętu biurowego używanego przez pracowników firmy.

Kłopot z siecią rozległą

Projekt ujawnił jednak kilka wad systemu. Pewne problemy mogą powstawać przy prowadzeniu skomplikowanej ewidencji i rozliczeniach urlopów, a obsługa funkcji raportowych może sprawiać kłopot mniej wprawnym użytkownikom. Najważniejszym problemem okazała się jednak kwestia związana z czasem odpowiedzi między bazą danych w Warszawie a aplikacją w Rzeszowie, połączonych ze sobą łączem stałym o przepustowości 64 Kb/s. "W sieci lokalnej działa bez zarzutów, jednak przy przesyłaniu danych siecią WAN wszystko odbywa się bardzo wolno" - mówi Grzegorz Madej, informatyk z rzeszowskiego zakładu koncernu. Ostatecznie jednak udało się pominąć i ten problem. Aplikacja została zainstalowana w Warszawie na dodatkowym serwerze terminalowym, z zaimplementowanym oprogramowaniem Citrix MetaFrame. Serwer ten pełni rolę łącznika między bazą danych a użytkownikami w Rzeszowie, komunikacja między aplikacją a bazą odbywa się lokalnie, natomiast do Rzeszowa przesyłany jest tylko obraz z ekranu. Dzięki temu z systemu mogą bez problemów korzystać również jego użytkownicy z rzeszowskiego zakładu Sanofi-Biocom.