Te same cele przedsiębiorstwa mogą być osiągnięte za pomocą pięciu najważniejszych technik zarządzania: zarządzanie przez cele, zarządzanie przez wyjątki, zarządzanie przez innowację,zarządzanie przez motywację i zarządzanie przez komunikację.

Wyobraźmy sobie średnią firmę branży informatycznej, która jest producentem i dystrybutorem oprogramowania wspomagającego zarządzanie. Produkt ten w całości jest stworzony przez zespół tego PRZEDSIĘBIORSTWA. Jest ono firmą o zasięgu krajowym, zatrudniającą ok. 90 pracowników. PRZEDSIĘBIORSTWO składa się z 5 działów: programowania (19 pracowników + 3 kierowników), wdrażania (36 + 6), handlowego (8), księgowości (6) i administracji (4). Zarząd PRZEDSIĘBIORSTWA to: prezes zarządu, zastępcy prezesa zarządu, dyrektor finansowy, dyrektor ds. programowania, dyrektor ds. wdrażania oraz dyrektor handlowy. Dyrektorzy nadzorują poszczególne działy, natomiast nadzór nad administracją sprawuje zastępca prezesa zarządu. Nad całoś-cią czuwa prezes zarządu.

Właścicielami PRZEDSIĘBIORSTWA są trzy osoby, posiadające po 1/3 udziałów przedsiębiorstwa, tj. prezes zarządu, zastępca prezesa zarządu oraz trzeci współwłaściciel, który nie zajmuje się bieżącym zarządzaniem firmą. Wszystkie decyzje podejmowane są przez współwłaścicieli, rzadko korzystają oni z wiedzy pracowników.

Raz w miesiącu odbywają się spotkania całego zarządu z dyrektorami oraz osobami odpowiedzialnymi za sekcje w działach programowania i wdrożeń. Ich tematyką są bieżące sprawy związane z funkcjonowaniem PRZEDSIĘBIORSTWA oraz prezentacja wyników osiągniętych przez poszczególne działy. Obecność na tych spotkaniach jest obowiązkowa.

Pracowników motywuje się głównie karami. Nie uczestniczą oni w szkoleniach. Prezes zarządu stara się na bieżąco śledzić poczynania nie tylko zastępcy i dyrektorów, ale również poszczególnych pracowników. Nie skupia się na myśleniu o przyszłoś-ci przedsiębiorstwa. PRZEDSIĘBIORSTWO nie wprowadza na rynek nowych produktów. Rotacja personelu jest wysoka.

Wynik finansowy za rok bieżący jest dodatni, aczkolwiek przychody ze sprzedaży i zysk netto są na niższym poziomie niż w roku ubiegłym. Nie wynika to z recesji, lecz z faktu, iż w ub.r. PRZEDSIĘBIORSTWO zakończyło bardzo duży projekt i był on właśnie w tym roku rozliczony.

Jak widać, przykładowa firma ma typowe kłopoty i mankamenty źle zarządzanego przedsiębiorstwa średniego wzrostu. Pozostawienie tego bez zmian może się skończyć bankructwem. Zarząd ma świadomość, że coś musi zmienić. Co może zrobić? Może prześledzić najważniejsze koncepcje zarządzania i zdecydować się na wdrożenie jednej z nich. Najpierw jednak musi postawić cele, jakim mają służyć poszukiwania nowych rozwiązań menedżerskich.

Najważniejsze zadania do zrealizowania:

odsunięcie najwyższego kierownictwa od podejmowania decyzji rutynowych;

skupienie się na myśleniu strategicznym i ukierunkowanym na innowacje;

wydzielenie działu zajmującego się zarządzaniem kadrami oraz działu przepływu informacji;

szybkie wciągnięcie kluczowych pracowników w cele PRZEDSIĘBIORSTWA oraz zaproponowanie im współudziału w firmie.

ZARZĄDZANIE PRZEZ CELE

Istotą zarządzania przez cele jest takie ustalanie celów przedsiębiorstwa, by kierownictwo niższych szczebli zarządzania ustalało wspólnie cele przedsiębiorstwa. Podwładni, którzy tak określili własne cele, osiągają lepsze wyniki od tych, którym te cele zostały narzucone. Pracownicy, którzy postawili sobie konkretne cele, pracują lepiej niż ich koledzy, którzy starają się robić tylko to, co do nich należy. Dlatego ta metoda nazywana jest często metodą samokontroli. Wdrożenie zarządzania przez cele pozwala osiągnąć rozwój przedsiębiorstwa przez dobry zespół kierowniczy, znający cele przedsiębiorstwa i konsekwentnie dążący do ich realizacji.

Dopuszczenie pracowników PRZEDSIĘBIORSTWA do możliwości formułowania jego celów motywuje ludzi do większego zaangażowania w pracę i pozwala w lepszy sposób wykorzys- tać ich specjalistyczną wiedzę. Przełożony ma możliwość wysłuchania wyczerpującej opinii w kwestiach dobrze znanych przez pracownika. Kontrola w przypadku zastosowania metody zarządzania przez cele jest najczęściej zbędna, gdyż pracownicy dokonują samokontroli. Kontrola zewnętrza (przez przełożonego) ma służyć celom: przyznawaniu nagród i kar oraz podejmowaniu decyzji merytorycznych. Cele przedsiębiorstwa są znane pracownikom, problem nieznajomości i braków odpowiedzialności za nie zostaje więc poprawiony. Pracownik staje się odpowiedzialny za losy przedsiębiorstwa.

ZARZĄDZANIE PRZEZ WYJĄTKI

Istotą zarządzania przez wyjątki jest skupienie uwagi kierownictwa na problemach wyjątkowych, np. stanowiących odchylenie od wartości pożądanej lub ważnych zagadnieniach strategicznych. Natomiast pozostałe zadania (zadania rutynowe) powinni wykonywać upoważnieni do tego pracownicy. Im wyższy szczebel zarządzania, tym udział kierownictwa w rozwiązywaniu problemów bieżących powinien być niższy. Wdrożenie zarządzania przez wyjątki ogranicza dopływ informacji dla szczebla kierowniczego do informacji naprawdę ważnych i w formie skondensowanej. Przynosi to oszczędność czasu pracy kierownika.

W naszym przypadku zarządzanie przez wyjątki spowoduje przesunięcie szczebla podejmowania decyzji z najwyższego na szczebel możliwie najbardziej zbliżony do miejsca powstawania problemu. W gestii najwyższego kierownictwa pozostaną tylko sprawy wyjątkowe i nacechowane strategicznie. Pozwoli to kierownictwu firmy skupić się podejmowaniu decyzji strategicznych - istotnych dla rozwoju PRZEDSIĘBIORSTWA.

ZARZĄDZANIE PRZEZ INNOWACJĘ

Istotą zarządzania przez innowację jest zwiększenie efektywności (zysków) przedsiębiorstwa poprzez lepsze wykorzystanie posiadanych zasobów i wykorzystanie pojawiających się szans. Wdrożenie zarządzania przez innowację zmusza do odrzucenia postaw zachowawczych i wymaga stałego wysiłku oraz gotowości do reagowania na zachowania klientów i kontrahentów. Tylko takie działanie pozwala przetrwać w ostrej walce konkurencyjnej, jaka toczy się w gospodarce rynkowej.

Jednym ze źródeł innowacji są pracownicy. Zaangażowanie ich w proces podejmowania decyzji może zaowocować wskazaniem przez pracownika nowych rozwiązań. Jest to istotny element systemu zarządzania PRZEDSIĘBIORSTWA, gdyż w poczynaniach zarządu nie ma działań, mających na celu zwiększenie atrakcyjności produktów oferowanych przez firmę, oraz koncepcji, jakie nowe produkty i usługi zaoferować klientom. Zarząd firmy powinien ustanowić nagrodę dla osoby, która wskaże konstruktywny pomysł, jakie nowe produkty zaoferować. Taka motywacja połączona ze znajomością celów firmy może przynieść pozytywne efekty dla całego PRZEDSIĘBIORSTWA.

ZARZĄDZANIE PRZEZ MOTYWACJĘ

Istotą zarządzania przez motywację jest stworzenie takiej sytuacji w przedsiębiorstwie, która będzie motywować do lepszej i wydajniejszej pracy. Mogą to być zarówno ekonomiczne, jak i pozaekonomiczne czynniki motywacji. Wdrożenie zarządzania przez motywację zmusza kierownictwo do stałego i systematycznego oddziaływania w zakresie indywidualnych potrzeb pracowników. Sposobem motywowania może być stwarzanie różnego rodzaju zachęt.

Zaproponowanie różnorodnych bodźców w postaci nagród i awansów pozwoli zwiększyć wydajność pracowników. Fluktuacja pracowników PRZEDSIĘBIORSTWA powinna się zmniejszyć, jeżeli czynniki motywacji będą zaproponowane w długiej perspektywie (np. roczne wyniki). Zatrzymanie kluczowych pracowników można osiągnąć poprzez zaproponowanie udziału w firmie. Proponowane szkolenia powinny poszerzać horyzonty pracownika, a jednocześnie motywować go do bardziej wydajnej pracy. PRZEDSIĘBIORSTWO powinno wyznaczyć komórkę odpowiedzialną za rozwój pracowników.

ZARZĄDZANIE PRZEZ KOMUNIKACJĘ

Istotą zarządzania przez komunikację jest budowanie systemu informacyjnego w przedsiębiorstwie, mającego informować załogę o celach, zamierzeniach, kłopotach oraz obecnych i przyszłych wynikach przedsiębiorstwa. Pozwala ono stworzyć wzajemny klimat zaufania między przełożonymi a podwładnymi, a w konsekwencji lepszą motywację pracowników. Zarządzanie przez komunikację należy traktować również jako wzajemne oddziaływanie. W przeciwnym razie mamy do czynienia jedynie z monologiem nadawcy.

Komunikacja powinna się skupić przede wszystkim na właściwym przepływie informacji między działami w celu lepszego wykorzystania posiadanego potencjału pracowniczego. Do tego celu powinna zostać powołana specjalna komórka przepływu informacji (koordynacji). Powinna ona również zająć się rzetelnością przekazywanych informacji w całej strukturze PRZEDSIĘBIORSTWA.

Przegląd tych koncepcji zarządzania uświadamia jasno, że tak naprawdę w wielu firmach niepotrzebny jest wielki i zasadniczy projekt wdrażania nowego modelu zarządzania, lecz jedynie uważne spojrzenie na własną firmę oraz zdrowy rozsądek przy podejmowaniu decyzji i tworzeniu struktur organizacyjnych.