Zielona Budka zamierza do końca br. wdrożyć zintegrowany system klasy MRP II/ERP. Będzie on administrowany na zasadach outsourcingu przez firmę zewnętrzną.

Zielona Budka powstała w 1947 r. Od tego czasu przekształciła się z małego zakładu rzemieślniczego w wielooddziałową spółkę akcyjną. Jeszcze 5 lat temu cała firma mieściła się w Aninie pod Warszawą. Teraz funkcjonuje także spółka produkcyjna w specjalnej strefie ekonomicznej w Mielcu i centrum dystrybucyjne w Tarczynie. Firma kontroluje również sześć spółek będących oddziałami handlowymi.

Zamrożona procedura

Firma korzysta obecnie z oprogramowania Simple Business z rozbudowanym modułem kadrowym i środków trwałych. Wraz z rozwojem firmy stopniowo funkcje ewidencjonowania tego pakietu zaczęły stanowić ograniczenie. Poza tym w wyniku powstania kolejnych oddziałów konieczne było zbudowanie sieci rozległej. Podjęto decyzję o przeprowadzeniu tego projektu jednocześnie z wymianą oprogramowania.

"Decyzja o całkowitej zmianie systemu informatycznego została podjęta już w 1998 r. Okazało się to niezbędne, ponieważ firma dynamicznie się rozwija. Potrzebujemy narzędzi do planowania i rozliczania produkcji oraz systemu wspierającego proces podejmowania decyzji" - mówi Jerzy Mikosz, szef działu kontrolingu, odpowiedzialny za wybór i wdrożenie systemu w Zielonej Budce.

Proces wyboru systemu został jednak wstrzymany. "Po dokonaniu wstępnej selekcji musieliśmy zamrozić tę procedurę, ponieważ w tamtym okresie właściciel nie podjął jeszcze decyzji co do dalszej struktury organizacyjnej firmy. To uniemożliwiało sprecyzowanie celów, jakie system musi spełniać" - twierdzi Jerzy Mikosz. We wrześniu ub.r. prace nad projektem wznowiono. Ostatecznie zdecydowano się na wdrożenie systemu Movex firmy Intentia.

Lodowy outsourcing

Od strony technicznej wdrożenie będą prowadzić specjaliści Intentia Polska. Zielona Budka nie ma własnego działu informatyki i we wszelkich pracach informatycznych korzysta z usług firm zewnętrznych.

"Staramy się przestrzegać zasady, że my robimy tylko lody. Nie jesteśmy dobrzy w tworzeniu systemów informatycznych. Dążymy do tego, aby cała sfera techniczna pozostawała pod kontrolą firm zewnętrznych" - mówi Jerzy Mikosz. "Dlatego też nie chcemy kupować serwera AS/400 na potrzeby nowego systemu. Myślimy raczej o wynajęciu takiej maszyny wraz z usługami administracyjnymi. We własnym zakresie chcemy jedynie sprawować kontrolę nad systemem od strony programowania" - dodaje.

Co smakuje klientom?

Celem informatyzacji Zielonej Budki jest zintegrowanie rozproszonej struktury firmy, tak aby działała ona jako "jeden organizm" przy jednoczesnym zachowaniu odrębności każdej części. Cele cząstkowe to łatwiejsze planowanie produkcji, do czego obecnie używane są pakiety biurowe, a także wykorzystanie zaawansowanych narzędzi do budżetowania czy kontroli przepływów finansowych.

W dalszej przyszłości przedstawiciele Zielonej Budki zamierzają zintegrować system informatyczny firmy z siecią sprzedaży, która składa się z wielu niezależnych dystrybutorów.

Funkcjonalność nowego systemu ma obejmować podstawową działalność firmy: zaopatrzenie, dystrybucję, logistykę, transport, sprzedaż, finanse oraz wspomaganie zarządzania i planowanie produkcji, a także zaawansowany rachunek kosztów. Na obecnym etapie rozwoju Zielona Budka nie jest zainteresowana modułami do prowadzenia handlu elektronicznego. Firma nie chce także dokonywać zbyt wielu zmian w oprogramowaniu Intentii. Prace tego typu będą prowadzone tylko w niezbędnym zakresie, np. w przypadku stworzenia interfejsu do programu płacowego.