Outsourcing jest częścią strategii zarządzania obowiązującą w całym BP Amoco, a więc również w BP Poland.

Kierownictwo BP Amoco uważa, że firma powinna zajmować się tym, co potrafi najlepiej, czyli tym, na czym robi biznes. We wszystkich innych funkcjach, wspierających jej działalność biznesową, powinna dać się wyręczyć innym firmom, wyspecjalizowanym w danym typie usług, np. księgowych, transportowych, kadrowych, informatycznych itd. Część zadań, które nie wiążą się bezpośrednio z dystrybucją paliw, gazu czy asfaltu, oddała w outsourcing. Od lat ta strategia przynosi pozytywne wyniki.

Również w Polsce

Spółka BP Poland została zarejestrowana w 1992 r. i nie od razu powielała wzory wypracowane w koncernie. Księgowość została powierzona firmie PricewaterhouseCoopers dopiero w 1996 r. "Wtedy bowiem nasz biznes rozrósł się do takich rozmiarów, że nie wystarczył trzyosobowy dział finansowo-księgowy i trzeba było sobie odpowiedzieć na pytanie, czy rozbudowywać ten dział czy zdecydować się na outsourcing. Wybraliśmy rozwiązanie przyjęte w całym koncernie, czyli outsourcing" - mówi Jerzy Brniak, menedżer odpowiedzialny za sprawy prawne i podatkowe, a także częściowo finansowe. Zajmowane przez niego stanowisko ewoluowało wraz ze zmianami w organizacji. Na początku działalności firmy był głównym księgowym, potem dyrektorem finansowym, po przekazaniu księgowości był odpowiedzialny za współpracę z PricewaterhouseCoopers. Obecnie tę sferę nadzoruje dział kontrolingu, który również zajmuje się zarządzaniem finansami, przekazywaniem raportów do centrali koncernu oraz planowaniem i analizami. Firmie zewnętrznej zlecono jedynie działania operacyjne, prowadzenie ksiąg, sporządzanie bilansu i raportów dla zarządu, słowem - wszystko to, co ma wpływ na formalną stronę zagadnień finansowych, a szczególnie wywiązanie się z zobowiązań względem urzędów i fiskusa. "Firma wyspecjalizowana może zrobić to lepiej i taniej niż my" - twierdzi Jerzy Brniak.

Oczywiście, rzeczywiste oszczędności powstają dopiero wtedy, gdy usługodawca ma większą liczbę klientów. Wtedy bowiem działa ekonomia skali, koszty spadają, mimo że prowadzenie ksiąg jest dodatkowo obciążone marżą usługodawcy. "W naszej umowie zapisano, iż opłata za prowadzenie ksiąg jest ustalona stosownie do liczby dokumentów wpływających i wychodzących w danym czasie. Na przykład przy wzroście liczby faktur koszty obsługi wzrastają, ale równocześnie przy spadku liczby faktur koszty automatycznie są niższe. Równocześnie im większa liczba transakcji, tym niższe koszty operacji. Zyskiem powstałym dzięki tym oszczędnościom PricewaterhouseCoopers dzieli się według osobnej kalkulacji" - wyjaśnia Jerzy Brniak.

Poznajmy się

Na poziomie korporacji są ustalane podstawowe zasady współpracy z firmą usługową: zakres usług i sposób budowania kosztów. Na miejscu zawiera się umowę lokalną. Przed sporządzeniem umowy usługodawca musi poznać swojego klienta: procesy, procedury, struktury organizacyjne, obieg dokumentów. Przygotowany dokładny opis stanu faktycznego (od ogółu do szczegółu) jest podstawą do sformułowania umowy. Czasem wiąże się to z wprowadzeniem zmian w organizacji.

Szczegółowe zapoznanie się z firmą jest potrzebne nie tylko do określenia zakresu i charakteru usług, ale także do wytyczenia granicy, na której kończy się odpowiedzialność firmy zewnętrznej, a zaczyna jej klienta. Musi być wyraźnie określone, w jakim momencie procesu przebiega ta granica, kto ma obowiązek wychwycić błąd, który czasem ujawnia się nie po tej stronie granicy, po której został popełniony. "Jest niezwykle istotne, kto i na jakiej podstawie zamawia, kto autoryzuje zamówienia, po jakiej obróbce dokument trafia do systemu informatycznego. To biznes, czyli nasza firma sprzedaje towar, tam są tworzone faktury i dane dotyczące sprzedaży, które potem są importowane do części księgowej i systemu komputerowego obsługiwanego przez PWC. Granica odpowiedzialności łatwo się zaciera. Na przykład dostawa towaru nastąpiła w styczniu i w tym miesiącu został zaksięgowany zakup, ale fakturę otrzymano w lutym, więc wg przepisów VAT prawo do odliczenia podatku powstało właśnie w lutym, a nie w styczniu. Ktoś po naszej stronie popełnił błąd, ale czy to znaczy, że naszego partnera to wcale nie powinno obchodzić?" - wyjaśnia zawiłości tej współpracy Jerzy Brniak. Jego zdaniem, są sytuacje, których nie da się przewidzieć, i problemy, których nie da się zdefiniować. Także dobra wola i chęć wykonania dobrze swoich zadań nie nadają się do dekretowania. Dlatego pracownicy PWC muszą czuć się po części również pracownikami BP, a pracownicy BP muszą być świadomi wagi dokumentu. Zapewne taka ścisła współpraca z firmą zewnętrzną bardziej mobilizuje do dobrej pracy, do przestrzegania procedur, do porządku w swoich sprawach.

"Dopiero dzisiaj zaczynamy odczuwać prawdziwe korzyści z outsourcingu w dziedzinie księgowości. Po pierwsze, procentuje już wspomniana ekonomia skali. Po drugie, wszystkie spółki Grupy BP Amoco w Polsce działają od niedawna na jednym systemie informatycznym" - mówi Jerzy Brniak. Grupa BP Amoco w Polsce zatrudnia ponad 1800 pracowników, dysponuje 120 stacjami benzynowymi, prowadzi dystrybucję gazu płynnego oraz ma fabrykę asfaltu modyfikowanego k. Wrocławia.

Nie tylko księgowość

PricewaterhouseCoopers poprzez sieć WAN korzysta z systemu finansowo-księgowego Sun, będącego własnością BP Poland. "Choć na świecie outsourcing na ogół realizowany jest z zastosowaniem systemu usługodawcy, w Polsce przyjęliśmy inne rozwiązanie, ponieważ wykorzystywana wersja systemu Sun nie ma możliwości podziału na kilka serwerów i trudno byłoby wydzielić akurat tę część, która jest potrzebna księgowości. Poza tym nasze rozwiązania informatyczne są dosyć rozbudowane. Obejmują też sprzedaż, zakupy, magazyny i dystrybucję" - mówi Mateusz Stefański, kierownik ds. integracji systemów informatycznych i telekomunikacyjnych na Europę Centralną w BP Amoco. Choć trudno powiedzieć, aby korporacyjna informatyka w BP Amoco była zarządzana całkowicie na zasadach outsourcingu, to jednak wiele elementów przybliża ją coraz bardziej do tego wzoru. "Mamy podpisane umowy na serwis, na obsługę sieci, na opiekę nad serwerami. Dzierżawimy centrale telefoniczne. Oprogramowanie tworzone jest przez firmy zewnętrzne na podstawie wymagań zdefiniowanych przez nasz dział aplikacji i procesów biznesowych. Ten dział także wspiera proces wdrożenia. Generalnie dążymy do tego, aby nasze zaangażowanie było jak najmniejsze, natomiast usługa jak najwyższej jakości" - tłumaczy postępowanie swojej firmy Mateusz Stefański. W firmie nie ma pełnego outsourcingu informatyki również dlatego że nie ma jeszcze firm oferujących kompleksowe i sprawdzone rozwiązania tego typu na polskim rynku.

Od marca 2000 r. planowany jest w koncernie pełny outsourcing zarządzania personelem, najpierw w USA i Wlk. Brytanii. Natomiast już od lat z powodzeniem funkcjonuje outsourcing prostszych funkcji, np. transportu do partnerów, obsługi samochodów czy podróży służbowych.

Współpraca daleko posunięta

BP Amoco wyznaje zasadę, że bliska współpraca z firmami zewnętrznymi zawsze przynosi większe korzyści niż całkowita samodzielność albo formalny kontrakt. Dotyczy to dziedzin, w których nie jest możliwy outsourcing. Przykładowo, od 1997 r. podczas budowy stacji benzynowych w Polsce (gdzie indziej również) powstaje wspólny dział, w którym sumuje się wiedza oraz zasoby BP i jej partnera, amerykańskiej firmy inżynierskiej Bovis. Dzięki temu koszt budowy stacji jest o jedną trzecią mniejszy niż gdyby była budowana na zlecenie. Tymi oszczędnościami firmy - partnerzy dzielą się po połowie.

Zarządzanie oparte na outsourcingu i bliskiej współpracy z partnerami przynosi koncernowi wymierne efekty. Ale nie było tak od razu. Każda współpraca musi się przez rok czy dwa lata docierać, zanim partnerzy poznają się i dookreślą swoje oczekiwania i wymagania. Inna sprawa, że firmie zewnętrznej może być powierzony tylko taki obszar, który jest dobrze uporządkowany, przejrzysty. A jeżeli taka praca została wykonana, to zawsze istnieje wątpliwość, czy warto oddawać komuś tak dobrze ułożone sprawy. Trzeba wtedy wiele samozaparcia, żeby oprzeć się tej pokusie i trwać tylko przy tym, do czego firma jest utworzona.