Wdrożenie opartego na Internecie systemu automatyzującego zakup towarów i usług ''nieprodukcyjnych'' może zmniejszyć koszt obsługi zamówień o 50%.

Do niedawna Internet był traktowany przez firmy głównie jako nowy kanał sprzedaży, marketingu i obsługi klienta. Dopiero ubiegły rok przyniósł gwałtowny wzrost wykorzystania technologii sieci globalnej do prowadzenia przez firmy i instytucje zakupów różnorodnego rodzaju sprzętu, akcesoriów i materiałów eksploatacyjnych, określanych wspólnym skrótem MRO (Maintenance, Repair and Operating). Są to artykuły nieprodukcyjne, czyli potrzebne do funkcjonowania firmy, ale nie wchodzące w skład ostatecznie oferowanych przez nią towarów czy usług. Przykładem mogą być typowe materiały biurowe, które kupuje praktycznie każda firma. Na MRO może przypadać aż 40% wszystkich zakupów firmy.

Dużo dla wielkich

W przypadku dużych firm czy instytucji roczne budżety przeznaczone na tego rodzaju zakupy liczone są w milionach złotych. W zależności od poziomu kultury biznesowej firmy część takich zakupów jest dokonywana w sposób przypadkowy, jako zakupy jednostkowe, gdy pojawia się potrzeba. Zakupy MRO realizowane poza zawartymi umowami ramowymi najczęściej wiążą się z wyższymi kosztami. Chociaż jednostkowo są to nieduże kwoty - co stanowi usprawiedliwienie ich przypadkowości, to łącznie są to sumy znaczące, nie bez wpływu nawet na ostateczne wyniki finansowe.

Natomiast ewentualne oszczędności nie mają wpływu ani na warunki pracy zatrudnionych, ani na ofertę firmy. Jeśli dzięki otrzymaniu upustu na zakupy tych artykułów firma uzyska 500 tys. zł oszczędności, to o tyle samo wzrośnie jej zysk. Aby uzyskać ten sam wynik poprzez zwiększenie sprzedaży (przy zakładanej 10% zyskowności), trzeba by dostarczyć towarów albo usług za dodatkowe 5 mln zł.

Strażnik intranetowy

Technologie internetowe otwierają nowe możliwości stworzenia systemu kontroli i nadzoru zakupów MRO, tak aby w możliwie dużym stopniu wyeliminować te przypadkowe. Co więcej, jednostkowe zakupy, na ogół niedużej wartości, wymuszają dodatkowe koszty związane z obsługą zamówienia. To przede wszystkim rzeczywista wartość pracy, jaką trzeba włożyć w napisanie zamówienia, jego akceptację przez przełożonego, rozliczenie faktury i tworzenie raportów o dokonanych zakupach. Pracy, którą muszą w dużej części wykonywać osoby na kierowniczych stanowiskach.

Działania te łatwo zautomatyzować poprzez wykorzystanie interfejsu WWW do systemu realizującego wszystkie tego typu czynności. System tego typu byłby dostępny wszystkim pracownikom uprawnionym do dokonywania zakupów poprzez firmowy ekstranet lub intranet. Ponadto decyzje o zakupie mogliby podejmować nawet sami zainteresowani pracownicy, a system dostarczałby dokładnych raportów, kto, ile i czego zakupił.

Według badań firmy Aberdeen Group, analizującej efekty pierwszych wdrożeń takich systemów na świecie, oszczędności kosztów obsługi zamówienia przekraczają 50%. Dzięki automatyzacji skraca się czas przygotowania zamówienia - z siedmiu dni roboczych do dwóch. Badania te dotyczą rynku amerykańskiego.

Na trzy sposoby

Istnieje kilka możliwości opracowania takiego systemu. Może to być sklep internetowy dostawcy, wzbogacony o możliwości tworzenia raportów i obsługi różnych użytkowników z zewnętrznej firmy. Wówczas automatyzacja zakupów przyjmuje postać outsourcingu. Do tego rodzaju zakupów można wykorzystywać protokół Open Buying on the Internet, gdzie proces realizacji transakcji jest skojarzony z obsługą płatności.

Wadą takiego rozwiązania jest narzucanie formy rozwiązania przez dostawcę. W przypadku korzystania z usług różnych dostawców każdy z nich udostępnia inny interfejs i układ katalogu oferowanych artykułów. Trudno wówczas efektywnie porównywać oferty różnych dostawców. Dlatego firmy decydujące się na wdrożenie systemu automatyzacji zakupów mogą zdecydować się na zbudowanie w swoim intranecie własnego "sklepu", którego zawartość stanowią zagregowane i ujednolicone katalogi dostarczane przez różnych dostawców. Wówczas ekstranet jest medium aktualizacji danych do tych katalogów oraz przesyłania zamówień. Zamówienia mogą być również przesyłane do dostawcy także tradycyjną drogą asynchroniczną, np. przez faks - system służy do ich gromadzenia i kontrolowania zamówień wewnątrz firmy.

Trzecie rozwiązanie, będące pomysłem na życie dla nowo powstających firm internetowych, "brokerów zawartości", polega na świadczeniu usług agregacji katalogów i ofert różnych dostawców na rzecz różnych odbiorców. To firmy wirtualne, bowiem realizacją zamówień towarów zajmuje się zawsze dostawca. Zarówno w tym, jak i poprzednim rozwiązaniu można stworzyć mechanizmy pozwalające na prezentację porównawczą konkurencyjnych ofert. Natomiast małe firmy mogą także tworzyć "wspólnoty kupujących", którymi będą chcieli zainteresować się duzi dostawcy.

Siła XML

Sukces wdrożenia systemu automatyzacji zakupów zależy od efektywnej prezentacji i możliwości przeszukiwania katalogu. Gdy jest to katalog powstały poprzez połączenie ofert różnych dostawców (to łączenie musi być przecież realizowane na bieżąco w miarę aktualizacji ofert dostawców), wówczas potrzebna jest dodatkowa warstwa informacyjna metadanych wiążąca ze sobą różne oferty. Dzięki metadanym można elementy ofert różnych dostawców prezentować w jednolity sposób przy zastosowaniu identycznego interfejsu. Te metadane to także kody potrzebne do opisu poszczególnych pozycji. Standardów tych kodów jest sporo (np. UN/SPC - standard ONZ). Niektóre branże, np. przemysł chemiczny, wypracowały własne standardy. Generalnie można sądzić, że rynek będzie potrzebował dostawców zagregowanych katalogów dla poszczególnych branż wraz z ustalonymi standardami podziału artykułów.

Do stworzenia tej warstwy metadanych doskonale nadaje się język XML (eXtensible Markup Language) - uniwersalne narzędzie opisu danych. Aplikacje XML mogą pobierać dane z katalogów dostawców, przetwarzać je i interpretować, inicjując transakcję. Aplikacje XML mogą także służyć jako mechanizm transferu danych pomiędzy systemem automatyzacji zakupów a własnym systemem przedsiębiorstwa (np. ERP). Wymiana tych danych może się odbywać w trybie transakcyjnym, a więc prawie w czasie rzeczywistym. Przeszukiwania ofert można dokonać na poziomie warstwy tych metadanych.

Zysk rekurencyjny

Wdrażanie takich rozwiązań organizacyjnych na ogół trwa dość długo i nie jest tanie, dlatego największe korzyści przynosi największym firmom. Większość firm, które zdecydowały się na wdrożenie systemu automatyzacji zakupów MRO, na początku obejmuje jego zasięgiem jedynie kilkanaście procent zakupów. Pełne wdrożenie systemu wewnątrz firmy na ogół trwa co najmniej rok.

Stopniowo jednak można przechodzić na obsługę innych obszarów, takich jak dostarczanie materiałów produkcyjnych czy ofert biur turystycznych do obsługi podróży służbowych. Na ogół działania w tych obszarach są zdecentralizowane i wymagają dużego nakładu ręcznej pracy papierkowej.

Obecnie na świecie działa ponad 20 firm informatycznych zajmujących się dostarczaniem rozwiązań automatyzacji zakupów. Są to m.in. Commerce One, Grainger, Harbinger, Sterling Commerce, PurchasePro, ProcureNet, QRS, Requisite, Aspect i TPN Register. Rozwój budowanych przez nie systemów automatyzacji zakupów doprowadzi do znacznego zawężenia rynku dla firm małych, które dotychczas zajmowały się obsługą dużych podmiotów. British Telecom zapowiedział, że zamierza przeprowadzać aż 95% zakupów (z budżetu o wysokości ponad 10 mld USD) drogą elektroniczną. W ślady tej firmy mają pójść inne duże koncerny.