Ministerstwo pracy zaproponowało nowelizację ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zobowiązuje ona większość płatników do elektronicznego przesyłania dokumentów do ZUS.

Inicjatywa resortu pracy zmierza do skłonienia płatników do przesyłania danych w formie elektronicznej przy wykorzystaniu programów Płatnik i Płatnik - Przekaz Elektroniczny. ZUS twierdzi, że tylko 8-10% dokumentów przesyłanych drogą elektroniczną zawiera błędy, a aż 40% dokumentów wypełnianych ręcznie.

Trudne początki

Płatnicy już w kwietniu 1999 r. mieli możliwość przesyłania składek drogą elektroniczną. Na ich potrzeby przygotowano program Płatnik Teletransmisja. Mogą oni komunikować się za pośrednictwem trzech regionalnych serwerów internetowych zakładu lub stworzonej - specjalnie na potrzeby płatników - sieci ekstranet i ogólnopolskiego numeru dostępowego (0202525).

Zainteresowanie tą formą kontaktów z ZUS było tak znikome (mniej niż 5% płatników), że już w lipcu 1999 r. zakład rozważał rezygnację z teletransmisji, choć teoretycznie miała ona zwolnić jego pracowników z czasochłonnego skanowania, rozpoznawania i korekty dokumentów papierowych. Również liczba płatników, którzy przekazywali dane na nośnikach (dyskietka, dysk CD), nie spełniła oczekiwań, osiągając w lipcu tylko 4 tys.

Nowelizacja ustawy zmuszająca płatników do przesyłania dokumentów elektronicznie ma wejść z życie w ciągu 3 miesięcy. Po tym okresie firmy zatrudniające do 100 osób będą miały 3 miesiące na zakup komputerów na potrzeby wymiany danych z ZUS, a zatrudniające ponad 1000 pracowników - miesiąc. Z obowiązku tego zwolnione będą jedynie przedsiębiorstwa jednoosobowe.

Nowym pomysłem ZUS jest również nadanie płatnikom specjalnych numerów identyfikacyjnych na potrzeby komunikacji z zakładem, używanych początkowo jednocześnie z numerami NIP i Regon, a później całkowicie je zastępujących.

Błędy, błędy

Od wielu miesięcy przedstawiciele Zakładu Ubezpieczeń Społecznych twierdzą, że przyczyną większości kłopotów z nowym systemem informatycznym KSI ZUS jest wysoki odsetek dokumentów wypełnianych błędnie z winy płatników. W pierwszych miesiącach działania systemu ponad 90% dokumentów było odrzucanych, ponieważ błąd w jednym dokumencie oznaczał wyeliminowanie z przetwarzania zestawu dokumentów nadesłanych przez płatnika. Sytuację miało zmienić rozporządzenie z czerwca 1999 r., zgodnie z którym ZUS miał prawo dokonywać zmian w nadesłanych dokumentach, o ile błędy popełnione przez płatnika były oczywiste i łatwe do skorygowania. Odsetek błędnych dokumentów spadł jednak tylko do 30%.

W raporcie dotyczącym realizacji I etapu budowy KSI ZUS z listopada 1999 r. Prokom Software stwierdził, że zaledwie 7% dokumentów jest poprawnych, a 19% zawiera błędy łatwe do wykrycia i skorygowania. Około 43% dokumentów uznano za zawierające błędy, które może skorygować system ZUS, 31% dokumentów nie można było poprawić. Problemem okazały się również zasady identyfikacji płatników i ubezpieczonych.