Historia polskiego oddziału firmy Schenker-BTL jest doskonałym przykładem na to, że nawet będąc niewielką częścią międzynarodowego koncernu można mieć stosunkowo szeroki zakres autonomii, przynajmniej jeśli chodzi o systemy informatyczne. A samodzielne poszukiwanie rozwiązań podstawowych problemów może być docenione przez centralę firmy.

Najważniejszym wymogiem stawianym firmom spedycyjnym i logistycznym są standaryzacja i powtarzalność świadczonych usług. "Klienci chcą otrzymać przesyłkę w ustalonym wcześniej miejscu i o ustalonym wcześniej czasie wraz z odpowiednimi dokumentami" - mówi Piotr M. Sikorski, wiceprezes Schenker- -BTL. - "I zazwyczaj nie interesuje ich jak to zostanie zrealizowane. Przyjmując ten punkt widzenia, zamiast wdrażania drogich systemów można by właściwie wynająć stu pracowników, którzy ręcznie wystawialiby dokumenty i nadzorowali transport, jeśli tylko rezultat byłby taki sam. Jednak na pewno tak nie będzie". Dlatego też Schenker-BTL od kilku już lat inwestuje w informatykę. Dzięki niej może zaspokoić, a w niektórych przypadkach wręcz przewidzieć i wyprzedzić pewne potrzeby klientów. Może także odciążyć pracowników firmy od wielu niewdzięcznych czynności związanych chociażby ze żmudnym wypełnianiem dokumentów przewozowych. Inwestycje informatyczne planowane są z rozmysłem i rozwagą, z dokładną analizą każdej wydanej złotówki. Rozsądek nie wyklucza jednak odwagi, niezbędnej przy pionierskich projektach.

Krok przed orkiestrą

Takimi pionierskimi przedsięwzięciami była na pewno decyzja o pełnym outsourcingu usług IT. Podjęto ją prawie 3 lata temu, na długo przed spopularyzowaniem tej koncepcji. "Jak to zwykle bywa, zadecydował przede wszystkim rachunek ekonomiczny, a także fakt, że mieliśmy ludzi, którzy byli gotowi do przejścia na własny rozrachunek" - opowiada Piotr M. Sikorski. W ten sposób powstała firma Comp-Win, zajmująca się administracją schenkerowskimi systemami. Spółka ta staje również do przetargów na zaprojektowanie i wdrożenie nowych rozwiązań planowanych przez zarząd. "I co godne podkreślenia, często je wygrywa. Ci ludzie znają od podszewki nasz sposób prowadzenia biznesu i świetnie rozumieją użytkowników" - mówi Wiktor Wysocki, kierownik działu informatyki w Schenker-BTL.

Outsourcing stał się doskonałą okazją do oszczędności finansowych. "Duże firmy przyzwyczajone są do kosztownych rozwiązań i warszawskich stawek za pracę swoich ludzi. Najchętniej wszystko stawialiby na Oracle'u czy Informixie, co od razu zwiększa cenę o koszt zakupu potrzebnej liczby licencji. Tymczasem wiele problemów można rozwiązać znacznie taniej, opierając się na darmowych narzędziach i bazach" - opowiada Wiktor Wysocki. Korzystanie z usług mniejszej firmy lokalnej ma jeszcze jedną zaletę. Zdecydowanie obniża koszty wynagrodzeń specjalistów, akceptujących lokalne stawki, znacznie niższe niż pensje warszawskie.

Za nowatorstwo można uznać także 2 zrealizowane ostatnio projekty - umieszczenie w Internecie systemu do oferowania cen usług spedycyjnych online (tzw. Przesyłki Cały Świat - PCS) i systemu do śledzenia statusu przesyłek wykorzystującego komórkowe SMS-y.

Pierwszy z nich umożliwia klientom dostęp do cenników firmy na usługi w zależności od przyjętej taryfy i ustalonego miejsca docelowego, a także wysłanie zlecenia online. System ten nazwany "kalkulatorem" pozwolił na szybką orientację w cennikach oferowanych usług. A poprzez automatyczne eliminowanie zleceń, niemożliwych do wykonania, chociażby ze względu na zbyt duże rozmiary przesyłki, usprawnił funkcjonowanie działu obsługi klienta.