Zintegrowany system MRP II/ERP zbudował szkielet przedsiębiorstwa. Internet ma zapewnić wygodę klientom.

W ciągu 10 lat działalności firma wyrosła na jednego z największych w Polsce dystrybutorów części samochodowych. Auto-Art z Bielska-Białej ma dziś 28 biur handlowych, współpracuje z 9. sklepami, 21. hurtowniami i warsztatami samochodowymi, oferując im ok. 50 tys. pozycji asortymentowych.

Profesjonalnie - od początku

Wiosną 1999 r. zarząd doszedł do wniosku, że użytkowany od 1989 r. autorski system informatyczny, stworzony przez pracowników działu informatyki za pomocą narzędzi Clipper, nie jest w stanie sprostać rosnącym potrzebom informacyjnym firmy. Postanowiono wdrożyć nowy, zintegrowany system. Nie od razu jednak. Choć po 10 latach firma doskonale znała swój biznes, zarząd chciał mieć pewność, że wdrożenie rzeczywiście przyczyni się do poprawy zarządzania i w tym celu zlecił na zewnątrz wykonanie ekspertyzy biznesowej. Studium zostało wykonane nie przez dostawcę jakiegokolwiek oprogramowania do wspomagania zarządzania, lecz przez poznański Instytut Logistyki i Magazynowania. Efektem tych prac był opis stanu faktycznego, szczegółowe zalecenia dotyczące zmian w organizacji oraz wskazówki odnośnie do niezbędnej funkcjonalności przyszłego systemu. "Chcieliśmy mieć obiektywny obraz sytuacji. Wprowadzenie tak wielu zmian zmusza do wyjścia poza własne wyobrażenia" - tłumaczy Paweł Borkowski, dyrektor logistyki w Auto-Art SA z Bielska-Białej.

Mając diagnozę i uświadamiając sobie cele, firma przystąpiła do wyboru systemu. Zapytania ofertowe rozesłano do kilku dostawców, m.in. Baan, JD Edwards, JBA, QAD, IBS i Safo. Następnie firma Auto-Art przedstawiła dostawcom swoje potrzeby. Zależało jej przede wszystkim na usprawnieniu zarządzania magazynami i zapasami oraz możliwości tworzenia szczegółowych analiz, zwłaszcza analiz rentowności. Warunkiem było również przeniesienie w nie zmienionej formie istniejących już indeksów towarowych do nowego systemu. Firma, poszukując rozwiązania ERP, chciała od razu wiedzieć, czy system będzie można łatwo przystosować do udostępniania danych przez Internet.

Po wstępnych rozmowach, na tak zwanej krótkiej liście, znalazły się dwie firmy: JD Edwards i IBS. Obie oferowały rozwiązania w zakresie logistyki, działające na często spotykanej w branży motoryzacyjnej platformie AS/400. W obu przypadkach zarząd odbył kilka wizyt referencyjnych w firmach wielooddziałowych w Polsce oraz w jednej z firm dystrybucyjnych z branży samochodowej w Danii. Ostatecznie rozgrywkę wygrał system ASW, oferowany przez IBS. Wdrożenie rozpoczęło się w czerwcu 1999 r. i trwało ok. 13 miesięcy - do sierpnia 2000 r.

Jak na dłoni

Wdrożenie systemu ASW pozwoliło zarządowi Auto-Art policzyć to, co do tej pory uchodziło uwagi: przerosty zatrudnienia, nie zawsze efektywny podział kompetencji, ukryte koszty itd. Jak przyznają przedstawiciele zarządu, wdrożenie systemu ERP pozwala na podejmowanie dużo bardziej trafnych decyzji. "Użytkując poprzedni system, wynik finansowy znaliśmy dopiero ok. 20. dnia następnego miesiąca. Obecnie wstępny wynik za poprzedni miesiąc znamy już rano pierwszego dnia" - mówi Paweł Borkowski.

ASW daje proste, ale skuteczne możliwości oceny pracy handlowców. Ich nazwisko jest umieszczane na zamówieniu i kopiowane na każdym dokumencie aż do faktury. Kierownictwo działu sprzedaży szybko się zorientowało, kto rzeczywiście przynosi do firmy pieniądze.

Zasadnicze zmiany zaszły także w organizacji pracy magazynu. Optymalizacja pracy zaczyna się już w trakcie przyjmowania towarów do magazynu: system efektywnie wykorzystuje powierzchnię magazynu, "pamiętając" o wymiarach i wadze poszczególnych elementów, ich datach ważności. "Stara się" także lokować blisko siebie towary należące do tych samych grup, np. świece zapłonowe. Dzięki sieci rozległej operatorzy systemu mają wgląd we wszystkie magazyny terenowe, co powoduje lepszą koordynację dostaw.

System umożliwia optymalizację pracy magazynierów z dokładnością do jednej czynności. Zlecenie wydania towaru wystawione w dziale handlowym jest automatycznie drukowane na stanowisku magazynowym. Zawiera dokładny czas, a pozycje wydrukowane są w takiej kolejności, aby magazynier nie musiał krążyć po magazynie. "Czas trwania realizacji zlecenia jest dosyć dobrym miernikiem pracy magazyniera" - tłumaczy Paweł Borkowski. O znaczeniu zmian świadczy fakt, że w efekcie wdrożenia systemu firma ograniczyła zatrudnienie o jedną czwartą. Obecnie pracuje w niej ok. 300 osób.

Użytkowany poprzednio system informatyczny nie pozwalał w żaden sposób kontrolować przepływu pracy między działem handlowym a magazynem. Przykładowo, przed wdrożeniem systemu magazynierzy sami decydowali, w jakiej kolejności wydawać towary, w wyniku czego często dochodziło do zatorów na rampach i opóźnień w dostawach. "Obecnie tego problemu nie ma. O określonej godzinie system drukuje zlecenie wydania towaru, który ma być wysłany konkretną trasą. Magazynierzy pracują równomiernie przez całą zmianę, a samochody nie stoją w kolejce" - przekonuje Paweł Borkowski. Obecnie większość klientów Auto-Art otrzymuje towar w ciągu 24 godzin od momentu złożenia zamówienia. Aby jeszcze bardziej usprawnić przepływ informacji, w br. firma planuje wprowadzenie systemu kodów kreskowych.

Internet - kolejny krok

Firma nie zamierza poprzestać na ERP. Wdrożenie systemu ASW zostało wykorzystane do zoptymalizowania procesów. Ma on pełnić rolę szkieletu (trzonu) dla organizacji nastawionej na obsługę klienta.

Zamówienia są dziś zbierane przez handlowców - w formie papierowej - i wprowadzane do systemu w biurze regionalnym. Klienci mogą także składać zamówienia telefonicznie oraz przez łącza modemowe. Kolejnym etapem ma być umożliwienie klientom składania zamówień przez Internet. W tym celu Auto-Art zakupiła od IBS Polska system Internet Connection, współpracujący online z aplikacjami ASW.

Sklep internetowy Auto-Art ma być podzielony na dwie części. Pierwsza z nich - dostępna publicznie - będzie zawierać katalog produktów wraz ze zdjęciami i opisami technicznymi. Wersja publiczna będzie zawierać tylko sugerowane ceny detaliczne.

Druga część serwisu, do której dostęp ograniczono hasłem, będzie przeznaczona dla współpracujących z firmą Auto-Art sklepów oraz warsztatów. Oprócz katalogu, właściciele sklepów otrzymają na stronach cennik hurtowy wraz z przydzielonymi indywidualnie rabatami. Będą też, oczywiście, mogli składać zamówienia. Atutem rozwiązania jest bezpośrednia, dwustronna wymiana danych z systemem ASW. Jeżeli klient złoży zamówienie na towar, którego aktualnie nie ma w magazynie, system poinformuje go, kiedy towar będzie dostępny - korzystając z informacji o zamówieniach złożonych przez Auto-Art u swoich dostawców. Każdy klient będzie miał wgląd w historię swoich zamówień, a nawet ich bieżący status. System udostępni klientom dokładną informację o stanie rozliczeń: co zapłacili w terminie, co po terminie, aktualne saldo i limit kredytowy.

W grudniu ub.r. internetowy serwis Auto-Art poddano ostatnim testom. Wszystko odbywa się zgodnie z planem. Od połowy stycznia br. Internet Connection jest próbnie udostępniony wybranym klientom. Po uwzględnieniu ich wniosków, ostateczna wersja systemu będzie dostępna publicznie w lutym br.