Na pytania Czytelników odpowiada Ludwik Maciejec, konsultant w dziedzinie systemów informatycznych do wsparcia produkcji i dystrybucji.

Istnieje pogląd, że nie opłaca się wdrażanie systemów ERP w przedsiębiorstwach o produkcji ciągłej na magazyn, bo może to zwiększyć zapasy; że standard ten sprawdza się jedynie w produkcji gniazdowej? Ile jest w tym prawdy?

Jest to nieporozumienie. Systemy ERP mogą być stosowane do różnych typów produkcji, w tym produkcji ciągłej. Co więcej, możliwa jest w jednym przedsiębiorstwie obsługa na różnych wydziałach różnych typów produkcji, np. produkcja wielkoseryjna części, montaż podzespołów na liniach, indywidualny montaż wyrobów gotowych. W przypadku wytwarzania w sposób ciągły na liniach przedmiotowych wyrobów typowe techniki sterowania produkcją są wzbogacane o zastosowanie techniki Kanban - etykiety papierowe lub elektroniczne, a w sterowaniu produkcją mogą być zastosowane zaawansowane metody harmonogramowania.

Należy nadmienić, że obecnie panującą tendencją jest stosowanie w coraz większym zakresie zarządzania łańcuchem dostaw. Typowe oprogramowanie do tych celów, takie jak Manugistics lub i2, pozwala na wprowadzanie danych o prognozach popytu, na podstawie których oraz wg danych o stanach magazynowych, produkcji w toku oraz stanie dostaw tworzone są krótkookresowe harmonogramy produkcji, dostaw i transportu. Następuje praktycznie przejęcie funkcji planistycznych. Takie oprogramowanie jest odpowiednie dla przedsiębiorstw o stosunkowo mało złożonych wyrobach i rozbudowanej sieci dystrybucji, np. w przemyśle spożywczym lub w przedsiębiorstwach zajmujących się głównie handlem. Ograniczeniem ich zastosowania jest konieczność zasilania tego oprogramowania aktualnymi danymi, które zwykle muszą pochodzić z dobrze funkcjonującego systemu ERP. Takie rozwiązania pozwalają na minimalizację zapasów w całej sieci dostaw, dając rzeczywiste duże oszczędności. Są one tym większe, im bardziej rozbudowana jest sieć dostaw.

Często słyszy się, że systemy ERP są "sztywne", czyli że produkcja sterowana takim systemem jest mniej elastyczna niż na bieżąco zarządzana przez człowieka? Na czym polega ten brak elastyczności w systemach ERP?

W warsztacie rzemieślniczym zwykle właściciel planuje produkcję, zarządza nią oraz rozlicza. System ERP nie jest na ogół potrzebny. W przedsiębiorstwach zarządzanych tradycyjnie zazwyczaj zatrudniony jest szef produkcji - typowy pan Zygmunt, który ma w głowie wszystko, łącznie ze stanami magazynowymi i stanem zakupów. Oczywiście, planowanie produkcji i jej rozliczanie to też jego domena. Firma funkcjonuje w miarę poprawnie do momentu dłuższej choroby lub odejścia z firmy pana Zygmunta. Oprócz tego nie wiadomo, na ile zapasy są optymalne i czy nie można działać sprawniej i bardziej ekonomicznie, ponieważ pan Zygmunt traktuje jak osobistą obrazę każdą próbę wejścia na jego "grządkę". Wdrożenie systemu ERP jest dla pana Zygmunta czymś zbędnym i ograniczającym jego pozycję - do systemu trzeba wprowadzić dane i udostępnić je innym, którymi dotychczas tylko on dysponował, a oprócz tego trzeba się dużo nauczyć i zmienić sposób pracy. Łatwiej jest dyskretnie sabotować wdrożenie dbając o to, aby dane były wprowadzane wolno i przez możliwie mało kompetentne osoby, szkolenie pracowników odbywało się "w kratkę" i aby wszelkie potknięcia i problemy wyolbrzymiać, obrzydzając wszystkim system. Taka taktyka, jeśli nie zostanie wykorzeniona przez właściciela, prowadzi do załamania wdrożenia i niepowodzenia stosowania systemu ERP. Podobne efekty występują przy nieudolnie prowadzonym wdrożeniu lub niewystarczającym szkoleniu personelu użytkownika. Wtedy rzeczywiście człowiek jest sprawniejszy niż system informatyczny.

Systemy ERP należą do systemów, które w zakresie planowania powodują "wpychanie" z wyprzedzeniem zleceń produkcyjnych do realizacji. W przypadku zakłóceń w toku produkcji, np. na skutek zmiany zamówień, powstają zapasy produkcji w toku oraz często napływają materiały wcześniej zamówione, które przestały być potrzebne w tym momencie. Zwiększa to zapasy i wymaga szybkiej reakcji. Często uważa się, że takie sytuacje są spowodowane brakiem elastyczności systemu ERP. Jednak jeżeli zmiany zamówień oraz inne zakłócenia są częste, to można posłużyć się skojarzoną z ERP techniką "wysysania zleceń" przy użyciu metody JiT (Just in Time - dokładnie na czas) oraz kart Kanban. Sprowadza się ona do uruchamiania zleceń dopiero wtedy, gdy jest to niezbędne na następnym etapie wytwarzania, przez co minimalizuje się powstawanie zbędnych zapasów i pozwala na elastyczne działanie systemu.

Kiedy nie jest wskazane, aby przedsiębiorstwo produkcyjne informatyzowało sferę planowania produkcji?

Można sobie wyobrazić sytuację, gdy produkcja w przedsiębiorstwie pracującym samodzielnie sprowadza się do prostego konfekcjonowania np. niewielu typów pigułek do opakowań na jednej wyspecjalizowanej linii o dużej wydajności. W takim przypadku planowanie i sterowanie produkcją oraz liczenie kosztów można prowadzić na arkuszu kalkulacyjnym. Jednak nawet i wtedy zarządzanie gospodarką materiałową, naliczanie płac i rachunkowość warto zinformatyzować. W większych przedsiębiorstwach lub o bardziej złożonej strukturze organizacyjnej lub produkcji praktycznie zawsze warto zinformatyzować sferę produkcji, jeśli nie po to, aby lepiej zarządzać produkcją, to w tym celu, aby liczyć koszty produkcji.

Co jest ważniejsze, ile system kosztuje teraz, czyli licencja, sprzęt, wdrożenie, czy ile będzie kosztowało jego utrzymanie w przyszłości? Zakładamy, że firma będzie się rozwijała. Czy dostawcy mają strategię w tej dziedzinie i należałoby na coś zwrócić szczególną uwagę?

Zakup systemu informatycznego do zarządzania przedsiębiorstwem jest inwestycją taką samą, jak każda inna i podlega tym samym zasadom przygotowania i realizacji. Dla inwestycji przygotowuje się zwykle biznesplan, w którym określa się cele do osiągnięcia, sposób realizacji projektu, jego harmonogram i budżet. Opracowuje się zwykle prognozę przepływów finansowych, na podstawie której można przewidzieć opłacalność inwestycji. Czasem przedsiębiorstwo bez sprawnego systemu informatycznego nie może utrzymać się na rynku, np. firma dystrybucyjna. W nowo budowanych przedsiębiorstwach produkcyjnych zwykle częścią inwestycji jest system informatyczny zarządzania. Liczenie efektów działania wdrożonego systemu informatycznego zarządzania możliwe jest poprzez obliczenie wzrostu efektów działalności przedsiębiorstwa: zwiększenie sprzedaży, zmniejszenie zapasów, zwiększenie rotacji kapitału. Generalnie wdrażanie powinno przebiegać szybko i odbywać się zgodnie z planem. Powinno także być ukierunkowane na te obszary przedsiębiorstwa, gdzie można uzyskać wymierne efekty ekonomiczne. Dość częsta zamiana jednego FK na inne, ładniejsze, jest zwyczajnym marnotrawstwem, podobnie jak usprawnianie ewidencji dla ewidencji.

Oprogramowanie powinno być dobrane do potrzeb przedsiębiorstwa i właściwie zwymiarowane, ani zbyt skromne, ani zbyt wyszukane, i kupione za właściwą cenę rynkową. Sprzęt i wyposażenie dobiera się do potrzeb przedsiębiorstwa i wymagań oprogramowania. Zaangażowanie firmy wdrożeniowej kosztuje zwykle tyle, ile musi kosztować, tzn. ile uda się wytargować. Istotne jest zawarcie dobrych umów na zakup licencji, sprzętu oraz wdrożenie i takie rozłożenie płatności w czasie, aby nie stanowiło to zbyt dużego obciążenia dla przedsiębiorstwa. Koszty eksploatacji po wdrożeniu zależą od wyboru odpowiednio "dużego" oprogramowania oraz od umowy z dostawcą. Często eksploatacja po kilku latach kosztuje więcej niż suma kosztów początkowych, i na to należy zwrócić uwagę.

Zwykłą taktyką sprzedawców oprogramowania i związanych z nim usług jest podejście tzw. handlowe, tzn. sprzedaż tego samego produktu wszystkim potencjalnym klientom, koncentrując się jedynie na cenie i stosując silną presję psychiczną wobec decydentów. Często sprzedawane jest oprogramowanie, które słabo lub w ogóle nie nadaje się do konkretnego przedsiębiorstwa. To, że po roku klient wygoni dostawcę, nie jest dla niego specjalnie groźne, ponieważ pieniądze już pobrano, a klient wstydzi się przyznać, że został oszukany, a jak działają nasze sądy - wiadomo. Z punktu widzenia sprzedawcy najlepsze są takie umowy, które zobowiązują klienta do płacenia terminowo dużych sum, najlepiej z góry. Ciągle jeszcze w warunkach krajowych cena oprogramowania i usług wdrożeniowych ma luźny związek z jakością. W przedsiębiorstwie zwykle nie ma osób, które dysponują aktualną wiedzą na temat dostępnych na rynku systemów informatycznych i dostawców związanych z nimi usług, ponieważ wdrożenie nowego systemu w przedsiębiorstwie odbywa się raz na wiele lat. Usługi wyspecjalizowanych konsultantów kosztują, ale brak wiedzy bywa jeszcze bardziej kosztowny. (opr. idb)

--------------------------------------------------------------------------------

Ludwik Maciejec jest konsultantem, właścicielem firmy Usługi Informatyczne i Konsultingowe w Warszawie.

Pytania do naszych ekspertów prosimy przesyłać na adres: [email protected].