Outlook 2002 daje dużo powodów do migracji na Office XP.

Microsoft Outook 2002, wchodzący w skład pakietu Office XP, to aplikacja, w której producent wprowadził największe zmiany. Nowy Outlook nie ma już ograniczeń funkcjonalnych, uniemożliwiających jednoczesne wykorzystanie w ramach jednego profilu komunikacji z serwerami Exchange i POP3. Zawiera również wiele usprawnień w redagowaniu wiadomości pocztowych - w szczególności w zakresie integracji z edytorem Word. Dotychczasowych użytkowników tej aplikacji z pewnością ucieszy fakt, że w najnowszej wersji nie ma już komunikacji z wykorzystaniem modułu MAPISP32.EXE, który często zawieszał się, uniemożliwiając poprawne zakończenie pracy z aplikacją pocztową.

Jednocześnie w pakiecie wprowadzono ograniczenia, dotyczące przesyłania plików uznawanych za niebezpieczne, analogiczne do tych znanych z pakietu Outlook 2000 Email Security Update, wchodzącego w skład zestawu poprawek Office 2000 Service Pack 2 (patrz CW 48/2000). Teraz standardowo Outlook 2002 nie może np. przesyłać plików EXE.

Jeden profil

Najważniejszą nowością pakietu, przynajmniej dla użytkowników korzystających z więcej niż jednego konta poczty elektronicznej, jest brak rozróżnienia pomiędzy trybami pracy Internet a Corporate/Workgroup, tak jak w Outlook 2000. W ramach jednego profilu użytkownik może zdefiniować kilka źródeł przesyłanej korespondencji. Mogą to być zarówno serwery Microsoft Exchange, jak i serwery SMTP/POP3, IMAP4 i HTTP (np. Hotmail) oraz inne wspierające standard MAPI.

Jednocześnie Microsoft wprowadził do aplikacji mechanizm Send/Receive Groups, który pozwala użytkownikowi precyzyjnie ustalić, jakie operacje będą wykonywane podczas synchronizacji klienta poczty elektronicznej z serwerem. W ramach każdej grupy (można definiować dowolną ich liczbę) użytkownik decyduje, z jakich kont mają być pobierane informacje, czy będą pobierane tylko nagłówki listów, czy cała ich treść wraz z załącznikami, może nakładać limit objętości na pobierane z serwera listy, określać operacje do wykonania w zależności od tego, czy aplikacja pocztowa została uruchomiona w trybie Connect czy Offline itp. Jednocześnie użytkownik może każdorazowo wykonać operację wysłania i odbierania przesyłek w ramach jednej wybranej grupy kont lub we wszystkich grupach jednocześnie. Mechanizm ten pozwala bardzo elastycznie uzależnić ilość pobieranych z serwerów informacji od przepustowości medium, jakim w danej chwili dysponuje użytkownik (co jest szczególnie istotne dla użytkowników notebooków, korzystających z połączeń modemowych np. przez sieci GSM).

Kolejną kluczową nowością jest po-bieranie wiadomości z serwerów pocz-towych w tle, bez konieczności oczeki-wania, aż z ekranu zniknie okienko pobierania poczty z serwera (tak było we wszystkich poprzednich wersjach Outlooka). Co więcej, informację o przebiegu pobierania bądź synchronizowania poczty z serwerem można na stałe zminima- lizować do paska statusu wyświetlanego na dole okna aplikacji. Tam też może się pojawiać procentowy wskaźnik postępu synchronizacji. Użytkownik może również w każdej chwili przerwać komunikację z serwerem używając przycisku Cancel. Dotychczas, gdy serwer Exchange przestawał być dostępny dla klienta, użytkownik bardzo długo musiał czekać na przywrócenie kontroli nad aplikacją.

Redagowanie poczty

Microsoft znacznie usprawnił redagowanie poczty elektronicznej z wykorzystaniem edytora Wordmail (w Outlook 2002 to standardowy edytor wiadomości). Przede wszystkim edytor automatycznie usuwa zbędne znaczniki HTML w przypadku odpowiadania na listy nadesłane w tym formacie, a także umożliwia zmianę formatu (nawet po napisaniu można zmienić format na Plain Text, Rich Text lub HTML). Jeśli użytkownik korzysta z kilku kont w ramach jednego profilu, to na pasku narzędziowym jest widoczny również przycisk Account, umożliwiający wybranie konta, za pośrednictwem którego zostanie wysłany list (np. serwer Exchange, Hotmail itd.).

Standardową, bardzo przydatną funkcją nowego Outlooka jest również automatyczne uzupełnianie wpisywanych adresów odbiorców. Aplikacja, obserwując pracę użytkownika, "uczy się", jakich skrótów używa on, zanim wybierze funkcję Check Name, powodującą wyszukanie adresu pocztowego, odpowiadającego skrótowi w folderach kontaktów. Po kilkakrotnym wykonaniu przez użytkownika takiej operacji nie czeka już na kliknięcie ikony Check Name (lub naciśnięcie CTRL-K), lecz sugeruje adres użytkownika (lub kilka adresów do wyboru). Wybór można potwierdzić, naciskając Enter.

Kolejnym usprawnieniem jest automatyczna zamiana adresów internetowych na formę adresu URL nie tylko w treści redagowanych i otrzymywanych wiadomości, lecz także w temacie listu.

Usprawnienia użytkowe

Poza edycją wiadomości usprawnienia wprowadzono także w wielu innych miejscach aplikacji. Osobom często powracającym do przeczytanych listów przyda się znacznie zmodyfikowana funkcja przeszukiwania, która w podstawowej wersji w Outlook 2002 oferuje równie zaawansowane możliwości jak funkcja Advanced Find pakietu Out- look 2000. Jednocześnie pasek przeszukiwania został znacznie zmniejszony (zajmuje na ekranie wysokość odpowiadającą nagłówkowi jednej wiadomości pocztowej), co powoduje, że może on być stale aktywny bez zmniejszania powierzchni roboczej. Nowością jest również możliwość wstrzymania przeszukiwania w dowolnym momencie i jego wznowienia od miejsca, w której zostało przerwane.

Nową funkcją jest też możliwość sprawdzania objętości repozytorium pocztowego i ustawienia parametrów dotyczących jego czyszczenia. Mailbox Cleanup pozwala szybko wyszukać wiadomości starsze niż określona liczba dni lub przekraczające określony rozmiar i je usunąć.

Do znaczących oszczędności miejsca na pasku startowym Windows przyczyni się nowy sposób organizacji informacji o zaległych czynnościach (Reminder). Zamiast wyświetlać je w oddzielnych okienkach, jak to czynił Outlook 2000, nowa wersja pakietu prezentuje ich listę w jednym okienku wraz z informacją, jaki czas upłynął od pierwszego wyświetlenia przypomnienia.

Zmiany nie ominęły również kalendarza, w którym obecnie jest możliwe stosowanie różnych kolorów do oznaczenia spotkań prywatnych, z partnerami biznesowymi, ze współpracownikami itp. W przypadku zaproszeń na spotkanie nadsyłanych pocztą elektroniczną użytkownik, poza dotychczasowymi opcjami odpowiedzi, ma również możliwość zwrotnego zaproponowania alternatywnego terminu spotkania nadawcy informacji.

Podstawową nowością wprowadzoną w dziedzinie obsługi kontaktów jest możliwość wyboru (Display as) sposobu wyświetlania adresu pocztowego odbiorcy. Dotychczas w polu To: listu pojawiało się wyłącznie podkreślone imię i nazwisko adresata. Nowy Outlook pozwala określić, czy ma to być tylko imię i nazwisko, czy również podany w nawiasie adres pocztowy, czy może wyłącznie adres e-mail.

Microsoft usprawnił również obsługę książek adresowych, z których korzysta się za pomocą protokołu LDAP. Skrócony został czas oczekiwania na odpowiedź serwera LDAP. Ponadto użytkownik ma możliwość zaawansowanego przeszukiwania książek adresowych.

Podwyższone bezpieczeństwo

Największym mankamentem Outlook 2002 jest standardowe zawarcie w nim zestawu funkcji, które mają zabezpieczać użytkownika przed przypadkowym uruchomieniem niebezpiecznych załączników. Za takie Microsoft uważa m.in. pliki .EXE, .HTM, .COM, .URL, .ZIP, .BAT, .REG, .CMD, .MDB i .SCR. Wszystkie możliwe załączniki podzielono na dwie grupy: Level 1 i Level 2. W przypadku Level 2 użytkownik widzi załącznik i co prawda nie może go uruchomić z poziomu Outlooka, ale może go zapisać na dysku twardym.

W przypadku załączników Level 1 (wszystkie typy rozszerzeń plików wymienione wyżej) użytkownik informowany jest tylko o fakcie dołączenia do listu takiego załącznika, ale nie ma on możliwości ani jego otwarcia, ani zapisania na dysku. Chociaż Microsoft kierował się dobrymi intencjami, ograniczając przesyłanie plików będących potencjalnymi nośnikami wirusów i koni trojańskich, to jednocześnie znacznie ograniczył funkcjonalność klienta pocztowego Outlook 2002.

Problem ten można jednak rozwiązać, instalując specjalny komponent COM dostępny pod adresemhttp://www.slipstick.com/files/attopt.zip. Dodaje on do okienka opcji programu Outlook 2002 zakładkę Attachment Security Options, pozwalającą wpisać listę typów załączników, które mają być wyłączone z grupy Level 1 i które traktowane są przez Outlooka w taki sam sposób jak załączniki Level 2.