Od setek lat w produkcji porcelany prawie nic się nie zmieniło. Tradycyjne metody wytwarzania, w których człowiek nadal zajmuje ważne miejsce, i gdzie nie wszystko jest mierzalne, są wyzwaniem dla współczesnej informatyki.

Zakłady Porcelany Stołowej Lubiana SA w Łubianie w woj. pomorskim nigdy nie narzekały na brak popytu na swoje wyroby. Produkty Lubiany znajdują nabywców na całym świecie - większość od lat trafia na eksport. Firma zawdzięcza swój sukces umiejętności łączenia tradycyjnych metod wytwarzania z najnowszymi trendami wzornictwa, a także wysokiej jakości wyrobów. Od pewnego czasu do atutów Lubiany należy także zaliczyć sprawność w realizacji zamówień klientów. Dzięki informatyce, oczywiście.

Więcej, szybciej, dokładniej

Jak informatyzować produkcję, która od stuleci opiera się zmianom? Jak wyceniać to, co niepowtarzalne? Jak przewidywać to, co nieprzewidywalne? To tylko niektóre z pytań, na jakie musieli znaleźć odpowiedź informatycy Lubiany, gdy kilka lat temu poszukiwali zintegrowanego systemu informatycznego. Firma miała już doświadczenia z informatyką - od późnych lat 80. wykorzystywała system stworzony na zamówienie, obejmujący realizację zamówień klientów oraz ewidencję produkcji i magazyn wyrobów gotowych. W planowaniu produkcji Lubiana posługiwała się jednak samodzielnie stworzonymi narzędziami i arkuszami kalkulacyjnymi.

Tak było do początku drugiej połowy lat 90. Wtedy to istniejące narzędzia przestały odpowiadać potrzebom. Do podejmowania decyzji potrzebne stały się już nie tylko dane o zamówieniach czy sprzedaży, lecz także informacje o produkcji. Zmiany potrzebne były zwłaszcza w zakresie planowania. Chodziło o skrócenie czasu realizacji zamówienia. Stosowanie arkuszy kalkulacyjnych i wymiany danych na dyskietkach wykluczało możliwość porównywania planu ze stanem realizacji bieżących zleceń. W efekcie planowanie stawało się coraz mniej precyzyjne, a modyfikowanie planu - karkołomne. Poprawie jakości planowania miała także służyć szczegółowa analiza kosztów i marż uzyskiwanych na poszczególnych produktach. Chodziło m.in. o to, aby zlecenia mniej rentowne nie wstrzymywały zleceń o dużej rentowności. Ważnym celem wdrożenia było także przyspieszenie obiegu informacji.

Gdy wzorców brak

Zanim Lubiana przystąpiła do wyboru systemu, osoby odpowiedzialne za podjęcie decyzji (m.in. zarząd) odbyły cykl szkoleń z tematyki MRP II, aby w ten sposób merytorycznie przygotować się do rozmów z dostawcami. Przed kilkoma laty był to ewenement - z powodu braku doświadczenia większość firm polegała wówczas na zapewnieniach dostawców.

Przeprowadzona analiza światowego rynku producentów porcelany wykazała, że w tej branży nie są stosowane zaawansowane rozwiązania informatyczne. "Żadna z wizytowanych firm nie mogła równać się z naszą pod względem skali i różnorodności produkcji. W większości z nich nigdy nie doszło do pełnego wdrożenia MRP II, a wiele ważnych funkcji realizowano poza głównym systemem" - wspomina Dominik Wiśniewski, ówczesny pracownik Działu Informatyki w ZPS Lubiana SA w Łubianie.

Mimo braku gotowych wzorów, poszukiwania systemu trwały. Zapytania ofertowe wysłano do dostawców wszystkich liczących się systemów MRP II. "Nie liczyliśmy, że dostawca będzie miał doświadczenie w branży ceramicznej. Cena też nie była czynnikiem decydującym. Tak naprawdę szukaliśmy kompetentnych ludzi, chętnych do rozwiązywania nietypowych problemów biznesowych" - tłumaczy Włodzimierz Bartosiński, szef informatyki, który również uczestniczył w wyborze systemu. Po wstępnych prezentacjach na krótkiej liście pozostały trzy systemy: JBA, JD Edwards i Movex. Wszystkie działały na preferowanej przez Lubianę platformie sprzętowej IBM AS/400. Podczas wizyt referencyjnych przedstawiciele Lubiany zwracali szczególną uwagę na odczucia klientów odnośnie do poziomu współpracy z dostawcą. Ważne było zwłaszcza wywiązywanie się z obietnic, terminowość i zaangażowanie. Aby upewnić się co do rzetelności opinii, rozmowy prowadzono bez udziału dostawcy.

Ostatecznie Lubiana zdecydowała się na wdrożenie systemu Movex firmy Intentia. "System i dostawca cieszyli się dobrą opinią wśród użytkowników. Nasze odczucia były podobne. Oprócz tego podobała się nam zaproponowana przez Intentię nowoczesna metodologia wdrożeniowa Implex, koncentrująca się nie na modułach, lecz na procesach" - ocenia Dominik Wiśniewski, który dziś jest samodzielnym konsultantem współpracującym z Intentia Polska.