Przez dziewięć lat Ruch SA nie dopracował się strategii informatyzacji, ale wydał na nią 86 mln zł.

W raporcie Najwyższej Izby Kontroli czytamy m.in. "Koszty informatyzacji Ruch SA w latach 1992-1999 wyniosły ogółem 86,7 mln zł. Mimo tak znacznych nakładów, nie wdrożono w spółce dwóch głównych - dla jej podstawowej działalności - systemów informatycznych, tj. handlowego i kolportażowego. Przystępując do prac nad założeniami do ww. systemów, Ruch nie był do takiego zadania przygotowany zarówno organizacyjnie, jak i koncepcyjnie". Na mocy umowy podpisanej w 1993 r. przez Włodzimierza Słowińskiego, ówczesnego prezesa zarządu Ruch SA, Prokom Software SA zobowiązał się do wdrożenia systemów: finansowo-księgowego (FK-X), kadrowego (KD-X), płacowego (PL-X), gospodarki materiałowej (GM-X) i handlowego (OT-X). Zgodnie z umową Prokom miał również zaprojektować, na podstawie założeń opracowanych przez Ruch, system obsługujący kolportaż (KiP-X).

"Systemy FK-X, KD-X, PL-X i GM-X zostały wdrożone w Ruchu do momen- tu wygaśnięcia pierwszej umowy (tj. do 31 marca 1997 r.) i funkcjonują zgodnie z założeniami, na bieżąco obsługując naszą działalność" - twierdzą przedstawiciele Ruchu. Były to systemy wcześniej opracowane i wdrożone przez Prokom w innych przedsiębiorstwach, dostosowane do potrzeb Ruchu. Prokom za realizację umowy otrzymał ok. 12,5 mln zł.

Kolportaż w wersji koncepcyjnej

System KiP-X nigdy nie wyszedł poza fazę analiz i wstępnych projektów, zawartych w kilku grubych dokumentach, oraz powstanie jednego modułu, obsługującego kolportaż hurtowy. Kiedy zostały już opracowane odpowiednie założenia do wykonania systemu, zmieniły się organizacja i metoda rozliczania kolportażu. Ruch zrezygnował z wdrożenia. "Odpowiedzialność za zdefiniowanie ostatecznej postaci wymagań co do systemu leżała po stronie Ruchu, który w tym czasie przechodził reorganizację. Takie wymagania nie zostały wówczas opracowane i nie ustalono ostatecznie celów biznesowych przyszłego rozwiązania. Ani umowa z 1993 r., ani z 1998 r. nie obejmowały wdrożenia systemu KiP-X, lecz jedynie jego zaprojektowanie, co zostało wykonane. Wdrożenie miał regulować aneks do umowy, który nigdy nie został podpisany" - przekonuje Piotr Mondalski, członek zarządu Prokom SA.

Podobnie wdrożenia we wszystkich oddziałach nie doczekał się system OT-X, który obecnie obsługuje jedynie Oddział Dolnośląski i Oddział Kujawy. Różnice organizacyjne między oddziałami były tak duże, że wdrożenie systemu w kolejnych placówkach wymagałoby niemal napisania go od nowa. "Kiedy system został wdrożony w Oddziale Dolnośląskim, Ruch planował już kolejną reorganizację, co wstrzymało następne wdrożenia. Jednocześnie zamierzał przenieść system z oddziałów do hurtowni, co wymagałoby rozbudowanej sieci rozległej, której po prostu nie było" - wyjaśnia Piotr Mondalski.

W tych dwóch oddziałach system funkcjonuje prawidłowo, choć nie jest już rozwijany. Jak czytamy w raporcie NIK: "Ruch, przystępując do prac nad zbudowaniem założeń do systemów obsługujących kolportaż i handel, nie był przygotowany do takich zadań. Świadczą o tym brak wewnętrznych aktów normatywnych regulujących pracę kolportażu i handlu, duża różnorodność sposobów pracy pionów handlu i kolportażu w spółce, brak jednolitego modelu prenumeraty. W takich okolicznościach prace nad jednolitymi założeniami dla systemów informatycznych, obsługujących kolportaż i handel, nie mogły zakończyć się sukcesem".

"Ruch był świeżo po przekształceniach, nie był więc przygotowany do informatyzacji. Nie było wizji funkcjonowania całości kolportażu" - mówi kierownik działu informatyki w jednym z oddziałów Ruchu.