Zarządzanie wydrukiem i związanymi z nim kosztami należy do rzadkości w polskich firmach.

Możliwość zmniejszenia kosztów związanych z drukowaniem dokumentów jest atrakcyjna zarówno dla użytkowników indywidualnych, małych firm, jak i dużych korporacji. Ale przeprowadzenie analizy i oceny rzeczywistych kosztów druku jest trudne i niewielu użytkowników to robi, mimo że, według oszacowań przeprowadzonych w USA, optymalizacja systemów drukowania umożliwia zmniejszenie całkowitych kosztów ich eksploatacji średnio o kilkanaście procent. W przypadku dużych firm wykorzystujących złożone systemy składające się z wielu elementów - różnego typu drukarek biurowych, drukarek produkcyjnych do masowych wydruków, kopiarek itp. - określenie rzeczywistych kosztów wytwarzania dokumentów i optymalizacja systemu to zadanie skomplikowane. Najłatwiej jest określić koszty bezpośrednie, związane z ceną sprzętu, i materiałów eksploatacyjnych, ale znacznie trudniej uwzględnić tzw. koszty ukryte: ile kosztuje zarządzanie, przerwy w pracy i inne trudno mierzalne parametry, np. strata czasu związana z koniecznością podejścia do drukarki lub kopiarki.

Większość producentów drukarek tworzy systemy, umożliwiające optymalizację systemów drukowania i obiegu dokumentów. Są one podstawowym narzędziem dla konsultantów świadczących usługi przeznaczone dla dużych firm i korporacji. Oferują je m.in. Xerox, Lexmark i partnerzy Hewlett-Packarda (przy użyciu metodologii, oprogramowania i elementów sprzętowych opracowanych przez tę firmę). Niestety, w Polsce popyt na takie usługi jest - zdaniem producentów - wciąż mały, dlatego większość firm wstrzymuje się z wprowadzeniem ich do standardowej oferty.

Analiza i optymalizacja systemu drukowania oraz obiegu dokumentów w USA kosztuje co najmniej kilkadziesiąt tysięcy dolarów. Nie jest to kwota zbyt duża w przypadku korporacji lub dużych instytucji, zwłaszcza że z reguły zapewnia oszczędności, które powodują zwrot inwestycji w ciągu 2, 3 lat. Profesjonalna i kompleksowa optymalizacja wymaga jednak stabilnej sytuacji firmy - reorganizacja, zmiana siedziby lub szybki rozwój mogą znacznie ograniczyć jej efekty.

We własnym zakresie

Firmy mogą samodzielnie próbować ograniczyć koszty eksploatacji systemów drukowania, wykorzystując oprogramowanie oferowane m.in. przez producentów sprzętu, np. pakiet JetAdmin Hewlett-Packarda, MarkVision Lexmarka lub moduły do zarządzania drukarkami, będące elementami systemów do kontroli obiegu dokumentów Xeroxa.

Aplikacje te umożliwiają tworzenie raportów, których analiza pozwala przynajmniej na częściową modyfikację systemów druku i kopiowania, uzasadnienie zakupu odpowiedniego sprzętu lub zmianę jego lokalizacji w firmie. Ograniczenie kosztów jest możliwe przez dopasowanie wydajności urządzeń drukujących do ich rzeczywistego obciążenia, np. zastąpienie kilku mniejszych drukarek jedną o większej wydajności i mniejszym koszcie jednostkowego wydruku.

Wadą oprogramowania do zarządzania drukarkami i obiegiem dokumentów oferowanego przez producentów sprzętu jest jego ograniczona funkcjonalność w systemach wykorzystujących sprzęt różnych firm, stare modele drukarek lub urządzenia nie podłączone do sieci (np. samodzielne kopiarki). Ponadto takie programy oferują tylko zestaw informacji, a nie narzędzia do analizy. Uzyskane dane wymagają obróbki przez administratora, zanim będzie je można wykorzystać do optymalizacji systemów drukowania.

Outsourcing

Alternatywą dla analizy kosztów i optymalizacji systemów drukowania może być ich outsourcing. Należy jednak pamiętać, że skorzystanie z takich usług może, choć nie musi, oznaczać zmniejszenie kosztów. Na pewno jednak umożliwia ich precyzyjne określenie. W Polsce nie jest to wciąż zbyt popularne, ale na outsourcing zdecydowały się np. Nationale-Nederlanden i Citibank.

Zaletą outsourcingu jest możliwość wyeliminowania większości ukrytych elementów kosztowych i łatwe określenie nakładów finansowych, związanych z systemami obiegu i wytwarzania dokumentów. W znacznym stopniu jest to rozwiązanie podobne do zakupu usługi wydruku dokumentów w firmie zewnętrznej, ale w przypadku outsourcingu systemy drukujące znajdują się w wykorzystującym je przedsiębiorstwie - z punktu widzenia użytkowników drukowanie przebiega tak samo jak na własnych, zakupionych drukarkach.