Wrocławski Viessmann wdrożył system wspomagający rekrutację.

Na niemal każde ogłoszenie o wakacie spływają setki, a nawet tysiące dokumentów zarówno od osób zainteresowanych proponowaną posadą, jak i tych, którzy poszukują jakiejkolwiek pracy. Każdą z aplikacji trzeba przejrzeć i przeanalizować. Rozwiązaniem mogą być informatyczne systemy wspomagające rekrutację. W tego typu funkcje wyposażane są wprawdzie najnowsze aplikacje kadrowo-płacowe, ale nie każde przedsiębiorstwo stać na wdrożenie rozbudowanego systemu. Kilka firm dostrzegło już tę lukę i umieściło w swojej ofercie prostsze rozwiązania do zarządzania dokumentacją rekrutacyjną, oparte m.in. na platformie Lotus Domino. Narzędzia takie oferuje kilka firm informatycznych (m.in. 2Si SA), a także 2 wortale, specjalizujące się w pośrednictwie pracy: jobs.pl i jobpilot.pl. Jednym z pierwszych klientów, którzy skorzystali z tej oferty, jest spółka Viessmann.

Rekrutacja bez papieru

Wdrożenie w Viessmannie systemu do zarządzania dokumentami rekrutacyjnymi było naturalnym następstwem strategii "biura bez papieru", wprowadzanej w spółce od kilkunastu miesięcy. Zbieranie i przeglądanie aplikacji pochodzących od kandydatów do pracy było do tej pory jednym z najbardziej czasochłonnych elementów procesu rekrutacji. Koordynacją całego procesu zajmował się dział personalny, znajdujący się we wrocławskiej centrali firmy, gdzie gromadzono i przeglądano CV nadsyłane przez kandydatów. Po przeprowadzeniu wstępnej kwalifikacji, dokumenty były przesyłane do kierowników biur i przedstawicielstw regionalnych na terenie całego kraju. "Na niektóre stanowisko otrzymujemy nawet po 200 ofert, z których każda składa się z 2, 3 stron. To powodowało problem związany chociażby z przechowywaniem dokumentów" - mówi Marta Mrajska, specjalista ds. personalnych w firmie Viessmann. Wdrożenie opartego na Lotus Domino systemu 2SI CV umożliwiło całkowitą automatyzację rekrutacji. Każdy dokument przysłany do firmy jest skanowany, dzięki czemu decydenci, biorący udział w procesie doboru personelu, uzyskali łatwy dostęp do danych o kandydatach. System umożliwia automatyczne tworzenie raportów i statystyk dotyczących zgłoszeń, a także tekstowe przeszukiwanie bazy aplikacji. Zawiera funkcję ustalenia szablonów odpowiedzi dla kandydatów. "Funkcjonalność systemu przekracza nasze oczekiwania, korzystamy ze wszystkich potrzebnych nam funkcji, a to tylko część jego możliwości" - mówi Marta Mrajska.