Każda firma korzystająca z Internetu jest dotknięta zjawiskiem ''zaśmiecania'' poczty elektronicznej. Systemy pocztowe w coraz większym stopniu zajmują się usuwaniem niechcianych reklam lub wirusów przesyłanych w załącznikach listów. Korespondencję można filtrować na poziomie stacji roboczej lub serwera.

Zasady filtrowania poczty są proste. Należy przechwytywać pocztę zaraz "na wejściu" do firmy i po analizie zawartości przesyłać e-maila do serwera pocztowego. Rozwiązanie takie realizuje aplikacja Mail Essentials 2000. Program musi działać w porozumieniu z zewnętrznym serwerem SMTP, np. może korzystać z usług pocztowych serwera IIS 5.0.

Aplikacja filtruje pocztę wchodzącą i wychodzącą na podstawie określonego ciągu znaków w temacie, wiadomości i załączniku. Ponadto można zdefiniować rozszerzenia załączników, które mają być zablokowane. Oprogramowanie ma wbudowany moduł wyszukujący i usuwający wirusy. Umożliwia pobieranie za pomocą protokołu POP3 korespondencji ze zdefiniowanych kont zewnętrznych i przekazywanie jej pod określone adresy. Mail Essentials dodaje dowolny tekst do każdej wychodzącej wiadomości, kompresuje załączniki poczty wychodzącej do formatu ZIP oraz szyfruje i deszyfruje pocztę we współpracy z programem PGP Freeware 6.5.1 (lub nowszą wersją).

Administratorów MS Exchange Server 5.5 i 2000 zapewne zainteresuje wbudowany w aplikację moduł synchronizujący konta użytkowników z tym serwerem. Mail Essentials może również korzystać z połączeń typu dial-up (obsługa ETRN) i opcjonalnie pozwala archiwizować korespondencję przychodzącą i wychodzącą do pliku tekstowego lub bazy danych poprzez ODBC.

Pracą oprogramowania można zarządzać za pomocą konsoli MMC, a także dedykowanego programu umożliwiającego zarządzanie wiadomościami poddanymi kwarantannie i tworzenie prostych raportów. Konfiguracja programu pozwala na wybranie jednego z trzech wariantów postępowania z podejrzaną pocztą: usunięcie, poddanie jej kwarantannie lub przeniesie do zdefiniowanego foldera. Każdej z tych czynności można przypisać powiadomienie nadawcy lub adresata wg szablonu, który w pewnym stopniu może zostać dostosowany.

Głównymi wadami Mail Essentials 2000 są: brak współpracy z MAPS (Mail Abuse Preventing Service,http://www.mail-abuse.org , serwis płatny od 1 sierpnia br.) oraz niepoprawnie działający moduł synchronizacji z serwerem Exchange, który nie potrafi pobrać wszystkich adresów SMTP, przypisanych jednemu kontu pocztowemu (pobiera jedynie adres podstawowy).