W poprzek procesów

W dziedzinie informatyzacji przedsiębiorstw konsekwencja przynosi większe korzyści niż wrażliwość na nowości.

W dziedzinie informatyzacji przedsiębiorstw konsekwencja przynosi większe korzyści niż wrażliwość na nowości.

Klasyczny dylemat, przed którym stoją przedsiębiorstwa rozpoczynające proces informatyzacji, polega na rozstrzygnięciu, czy informatyzować zasoby firmy czy procesy biznesowe. Na ogół uważa się, że tylko to drugie podejście jest zgodne z prawdziwym powołaniem informatyki, czyli tworzeniem wartości dla klienta. Jednak wydaje się, że jest to dylemat pozorny. Zanim informatyka zacznie bezpośrednio wspierać biznes firmy, musi wypełnić dwa zadania podstawowe, stanowiące niezbędny fundament do informatyzacji procesów. Pierwsze z nich polega na upowszechnieniu wśród załogi i kierownictwa wiedzy o tym, czym jest informatyka, do czego może służyć, jak się posługiwać poszczególnymi narzędziami. Drugie natomiast polega na zapewnieniu informacji odpowiedniej jakości, co oznacza budowę infrastruktury informatycznej i informatyzację zasobów firmy. Jakość informacji, a co za tym idzie łatwość ich analizowania jest podstawowym warunkiem, umożliwiającym postęp techniczny i wspieranie biznesu. Każde pojawiające się narzędzie informatyczne musi być zasilone odpowiedniej jakości informacją. Trudność polega więc bardziej na zapewnieniu jakości informacjom niż na wybieraniu najodpowiedniejszych informatycznych narzędzi analitycznych. Problem pojawia się wtedy, gdy informatyk musi stworzyć rozwiązania dla korporacji, złożonej z wielu podmiotów, ponieważ ogromnego znaczenia nabiera wtedy komunikacja.

Zagospodarować dobra

W Exbudzie ten pierwszy wstępny etap informatyzacji - edukacja, budowa infrastruktury, informatyzacja zasobów - mamy już za sobą. W siedmiu podmiotach grupy kapitałowej Exbud w pełni funkcjonują systemy zbudowane przez nasz zakład informatyki. Wewnątrz firmy rozmawiamy więc tym samym językiem. Zdecydowaliśmy się na samodzielne działanie, ponieważ - mimo dużej podaży produktów informatycznych na polskim rynku - wciąż brakuje takich, które wspierałyby bardziej skomplikowaną działalność produkcyjną czy budowlaną, a ponadto byłyby na takim poziomie technologicznym, który widzi przyszłość.

Teraz czeka nas zadanie jeszcze bardziej karkołomne: jak i co informatyzować, żeby jak najlepiej wykorzystać potencjał produkcyjny. Mamy tego dobra sporo, ale łatwo je zmarnować, jeśli zabraknie wizji rozwoju i funkcjonowania przedsiębiorstwa zarówno teraz, jak i w przyszłości. Zarząd doskonale zdaje sobie sprawę z tego zagrożenia. Rozpoczęliśmy właśnie realizację projektu, którego celem jest zdefiniowanie i opisanie procesów w naszej firmie, a następnie zinformatyzowanie ich. Realizuje go zespół złożony z szefa informatyki i specjalisty od budowania, nadzoruje jeden z członków zarządu, a wspiera zewnętrzny konsultant. Zadaniem konsultanta jest właśnie trafne określenie stanu obecnego przebiegu procesów, a następnie zaproponowanie ich ujednolicenia i usprawnienia. Potrzebna mu jest do tego moja wiedza, ponieważ informatyka przenika wszystkie procesy i funkcje przedsiębiorstwa, oraz wiedza specjalistów od budowania. Konsultant od zarządzania procesowego jest niezbędny, ponieważ informatyk będzie bardziej koncentrował się na informatyzacji procesu - jest to dla niego ciekawe i ambitne wyzwanie - niż na ocenie jego prawidłowości. Informatyk postawiony przed pewnym zadaniem zawsze znajdzie jakieś rozwiązanie informatyczne, ale to wcale nie znaczy, że wykonał to dobrze. Często się zdarza, że informatyzuje nie to co potrzeba. Toteż podczas informatyzowania przedsiębiorstwa należy bardziej zwrócić uwagę na jakość, funkcjonalność i prawidłowość tego, co się informatyzuje niż na sam proces informatyzacji.

Niełatwo o myślenie procesowe w przedsiębiorstwie, ponieważ nie mamy takiego doświadczenia, nawyków, wiedzy. Jednak trwanie w starych strukturach i metodach na pewno oznaczałoby straty dla firmy. Coś trzeba robić.

Stawka na wierność

Dzisiejsza sytuacja zarówno w naszej firmie, jak i wielu innych, które podjęły podobne działania, jest dosyć specyficzna, jeśli chodzi o prognozowanie wyników tych projektów. Nie ma bowiem żadnych przesłanek, aby obawiać się, że obraliśmy zły kierunek, ale nie ma też pewnych dowodów, iż ten, w którym idziemy, jest najlepszy, czy też jedyny dobry. Wciąż pojawia się tyle nowości w dziedzinie informatyki i w sferze modeli organizacyjnych, że człowiek ciągle narażony jest na wątpliwości, co do słuszności i trafności swojego działania. Nowości kuszą, zaciekawiają, prowokują wyobraźnię. Nowości są głośno anonsowane, omawiane przez media i specjalistów, zmieniają się w pewnym momencie w obowiązującą modę. Już wiele mądrych projektów nie zrealizowano, ponieważ ciągle wprowadzano do nich zmiany stosowne do tychże nowości. Projekt tracił spójność, gubił się w sprzecznościach. Zwiększały się koszty i czas realizacji. Uważam, że dla sukcesu projektu informatycznego ważniejsza jest konsekwencja niż adaptowanie nowości. Na coś trzeba postawić, po uprzednim solidnym przygotowaniu się, i trzymać się tego. Tak postępowaliśmy w Exbudzie, budując nasz system do zarządzania przedsiębiorstwem, mimo że po drodze pojawiały się nowe technologie i mody. Uznaliśmy jednak, że ważniejsza jest jakość funkcjonalna systemu i jego pewność niż technologia, w jakiej jest zbudowany. Dzisiaj, kiedy na bazie naszych rozwiązań możemy przystąpić do tak skomplikowanych zdań, jak ujednolicenie i informatyzowanie procesów, nie mam już wątpliwości, że jest to postępowanie prawidłowe.

--------------------------------------------------------------------------------

Krzysztof Pękala jest dyrektorem Zakładu Informatyki Exbud SA w Kielcach.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200