Ze względu na koszt, samodzielne archiwizowanie papierowych dokumentów może okazać się nieopłacalne. Coraz częściej korzysta się z pomocy firm zewnętrznych.

Dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w archiwizowaniu dokumentów.

Wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami i wprowadzanie doń wszystkich dokumentów, które zalegały w firmowym archiwum, nie oznacza, że wszystkie oryginały papierowe można wyrzucić do kosza. Właściwie to one stanowią dokument prawny, który niezbędny jest np. podczas rozpraw sądowych o niezrealizowane zobowiązania itp.

Utrzymanie stale powiększającego się archiwum papierowych dokumentów może być jednak kosztowne. Jeśli firma ma siedzibę w dużym mieście, to zapłata za każdy metr powierzchni, którą trzeba przeznaczyć na archiwum, jest sporym wydatkiem. Ponadto należy doliczyć koszt związany z odpowiednim zabezpieczeniem pomieszczenia, zapewnieniem klimatyzacji, zakupem regałów, oświetleniem oraz zatrudnieniem personelu, obsługującego archiwum.

Oddaj dokumenty

Dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w archiwizowaniu dokumentów. Ta forma działalności jest dosyć popularna w Stanach Zjednoczonych i niektórych krajach europejskich. W Polsce natomiast udało mi się dotrzeć tylko do jednej firmy świadczącej takie usługi.

Ma ona duży magazyn ze stałą ochroną oraz własnym systemem komputerowym, pozwalającym szybko wyszukiwać dokumenty dostarczone przez poszczególnych klientów. Dokumenty klientów przechowywane są w specjalnych pudełkach o określonych rozmiarach (wysokość 0,4 m). Puste pudełka dostarczane są klientowi, który zapełnia je dokumentami ułożonymi chronologicznie lub w inny systematyczny sposób. W zależności od podpisanej z klientem umowy, każdy z tych dokumentów może być oznaczony indywidualnym kodem paskowym, ułatwiającym jego wyszukiwanie i identyfikację. Częściej jednak klienci decydują się, by kodem oznaczane było pudełko, zawierające kilkaset dokumentów. Dzięki ich dokładnemu ułożeniu łatwo jest je później odszukać.

Opis kodu paskowego wprowadzany jest do systemu komputerowego firmy, zajmującej się ich archiwizacją. Może on także trafić do systemu zarządzania dokumentami wdrożonego w firmie klienta.

Pudełka, zawierające poszczególne dokumenty, oznaczone są tylko kodem paskowym, który pełni rolę zabezpieczającego szyfru.

Koszty

Koszt przechowywania jednego pudełka, zawierającego - w zależności od gramatury papieru - od 650 do 800 kartek, w firmie Business Archiv wynosi 2,4 zł miesięcznie. Nie jest to jednak jedyny wydatek, jaki musi ponieść klient. Jeśli chce on mieć zapewniony szybki dostęp do informacji, to musi także wnieść dodatkową opłatę, w ramach której firma archiwizująca zobowiązuje się dostarczyć dowolny dokument przechowywany w archiwum w ciągu dwóch godzin. Kopia żądanych dokumentów może być przesłana także za pośrednictwem faksu lub - po zeskanowaniu - pocztę elektroniczną. Odbywa się to często szybciej niż gdyby klient chciał samodzielnie odszukać konkretny dokument we własnym archiwum.

Wbrew pozorom, firma Business Archiv nie jest nadmiernie obciążona dostarczaniem klientom oryginałów dokumentów przechowywanych w archiwum. "Większość klientów przekazuje nam tylko te dokumenty, które nie są już im na bieżąco potrzebne, a zajmowałyby miejsce w ich archwium" - tłumaczy Tamar Adler, kierująca firmą. - "Dlatego też rzadko zwracają się do nas z prośbą o dostarczenie jakichkolwiek oryginałów".