Komputerowe systemy zarządzania dokumentami umożliwiają firmom przeniesienie na bezpieczniejszy i szybszy w dostępie nośnik informacji przechowywanych dotąd na papierze bądź mikrofilmach. System komputerowy umożliwia łatwe segregowanie, sprawdzanie i zatwierdzanie, przechowywanie, a także współdzielenie i przeszukiwanie informacji - bez względu na format, w jakim jest ona zapisana.

Niestety, coraz więcej produktów, realizujących różne zadania, w różnej skali, producenci klasyfikują w kategorii document management. Dzieje się tak dlatego, ponieważ granice między oprogramowaniem typu document management (zarządzanie dokumentami), imaging (przenoszenie grafiki do systemów komputerowych) oraz workflow (definiowanie i wymuszanie procesów obiegu informacji) coraz bardziej się zacierają i często produkty dostępne na rynku w pewien sposób próbują integrować wszystkie te technologie.

Barierą powstrzymującą wiele firm przed wdrożeniem rozwiązań elektronicznego zarządzania dokumentami jest brak standardów i wzajemna niezgodność produktów oferowanych przez poszczególnych producentów. Powoduje to, że rozwiązania dostępne na rynku są dosyć hermetyczne i mogą okazać się bezużyteczne za kilka lat, gdy spopularyzują się nowe formy dostępu do informacji oraz nośniki umożliwiające jej przechowywanie.

Dlatego też istotne z punktu widzenia klienta jest sprawdzenie dostępności modułów rozszerzających funkcjonalność nabywanego rozwiązania, a także możliwość jego współpracy z oprogramowaniem pisanym przez niezależnych producentów. Przy nakładach ponoszonych na inwestycję w system zarządzania dokumentami ma to ogromne znaczenie - nie tylko dla kariery zawodowej informatyka odpowiedzialnego za wdrożenie, ale przede wszystkim firmy, która zmienia filozofię pracy, całkowicie zawierzając komputerom.

I choć według analityków, inwestycja w elektroniczny system zarządzania dokumentami zwraca się (poprzez oszczędności w kosztach eksploatacji) już po 6-18 miesiącach, to nie należy zapominać, że skutki porażki mogą być katastrofalne.