My składamy oferty, a Państwo wybieracie. Na tym polega ten mecz - powiedział handlowiec podczas rozmowy po odrzuceniu jego oferty. Zastanówmy się, jak najlepiej taktycznie rozegrać ten mecz.

Przetarg to rodzaj konkursu organizowanego przez inwestora, którego celem jest uzyskanie najdogodniejszych warunków realizacji zamierzonego projektu. Najdogodniejsze warunki to przede wszystkim bezpieczeństwo inwestycji i uzyskanie dobrych warunków finansowych. Celem jest też zapewnienie ochrony przed praktykami, polegającymi na osiągnięciu korzyści przez zlecenie projektu osobom lub firmom nie gwarantującym założonych warunków.

Dlatego planując - nawet niewielkie - inwestycje informatyczne, warto sięgnąć do przetargu jako narzędzia przynoszącego ogromną szansę na sukces (jeśli oczywiście jest on przeprowadzony właściwie i uczciwie).

Zapytanie

Pierwszym działaniem jest określenie problemu i przygotowanie zapytania ofertowego, które jest dokumentem specyficznym. Musi konkretnie i jednoznacznie - najlepiej w punktach - określać wymagania. Należy dokładnie opisać, na czym ma polegać inwestycja i w jakim czasie będzie zrealizowana, jakie mogą wyniknąć problemy przy jej realizacji. W zapytaniu trzeba zamieścić nawet takie informacje, które bezpośrednio nie będą dotyczyły oferenta, jednak mogą wpłynąć na jego projekt. Przykładem może być instalacja strukturalnego okablowania sieciowego, które np. zależy od projektów instalacji c.o. i klimatyzacji.

Nie można też ograniczyć się do kwestii związanych z zagadnieniami technologicznymi. Trzeba zażądać odpowiedzi na inne pytania, dotyczące np. firmy, certyfikatów i gwarancji. Niezbędne jest także określenie ostatecznego terminu przesłania oferty. Zapytanie ofertowe powinno być wysłane do wszystkich firm pocztą poleconą. Wskazane jest także jego potwierdzenie.

Wysłanie zapytania to początek zadania. W zapytaniu powinny być umieszczone informacje na temat osób, mogących udzielać wszelkich informacji o planowanej inwestycji. Udzielając informacji wstępnych, należy zastosować zasadę: nie można zmieniać reguł w trakcie gry. Jeśli okazuje się, że pewne założenia do projektu były błędne, mówi się trudno albo wszystkie firmy informuje o zmianach. Nie można zmieniać założeń, informując jedynie część firm. Spowoduje to bowiem, że oferty będą nieporównywalne. Wprowadzanie zmian na tym etapie powoduje problemy z przygotowaniem projektów, oferenci żądają przedłużenia terminu dostarczenia prac itp. Lepiej odłożyć zmiany na później i spokojnie oczekiwać na propozycje projektów.

Kryterium

Oferty to kilka (kilkanaście) kilkudziesięciostronicowych książek, wypełnionych reklamami i folderami, tabelami cenowymi, schematami proponowanych rozwiązań i innymi informacjami. Zaczynając ich ocenę, wyznaczone osoby ustalają "kryteria". Kryterium jest najczęstszym terminem używanym podczas oceny ofert. Jednak nadmierne przywiązywanie do niego wagi jest błędem, gdyż uniemożliwia to pełną ocenę. Skrajnym przykładem takiej sytuacji - a jednocześnie najczęściej spotykanym - jest uznanie za główne kryterium wysokości oferty. W takim przypadku zawsze wygrywa najtańsza, niezależnie od jej merytorycznej wartości. Takie działanie można by uznać za nieporozumienie, gdyby nie skutki, jakie ze sobą przynosi. W gruncie rzeczy jest to działanie na szkodę macierzystej firmy. Należy wziąć pod uwagę wszystkie informacje o oferentach, jakie uda się zebrać.

Warto zacząć od oceny samej firmy - jaki jest profil jej działalności, czy jest producentem sprzętu, czy oprogramowania, a może integratorem systemów? W czym się specjalizuje? Ile lat jest na rynku i jaką ma formę prawną, czy jest spółką z o.o., akcyjną, a może giełdową? Z kim współpracuje i jakie ma certyfikaty? Ile osób zatrudnia, jakie one mają kwalifikacje, zarówno merytoryczne, jak i ogólne? Gdzie jest siedziba firmy? Jakie ma oddziały i gdzie się znajdują? Może to mieć znaczenie przy realizacji inwestycji i późniejszego serwisowania instalacji.

Warto przyjrzeć się liście referencyjnej. Jakie instalacje dotychczas firma zrealizowała, kiedy, w jakich przedsiębiorstwach? Konieczne jest też sprawdzenie referencji, rozmowa z pracownikami innych firm pomoże wyrobić opinię na temat oferenta. Warto także dowiedzieć się, czy firma planuje zatrudnienie podwykonawców, a jeśli tak, to kogo i w jakim zakresie? Można też zapytać, czy firma nie realizuje obecnie innych dużych inwestycji, może to bowiem uszczuplić środki przeznaczone na nasz projekt.

Następnie należy dokładnie ocenić zaproponowaną technologię. Nie jest to łatwe zadanie. Mimo przedstawienia firmom jednakowo brzmiącego zapytania ofertowego, otrzymane odpowiedzi znacznie się różnią. Chcąc dokonać obiektywnej oceny, z reguły trzeba zapisywać oferty do arkuszy pozwalających na porównanie parametrów technicznych. Jest to pracochłonne, jednak konieczne, bez tego nie uda się rzetelnie ocenić zaproponowanych rozwiązań ani wykryć powodów, dla których podobne produkty bądź instalacje różnią się ceną.

Kolejne działanie to zbieranie informacji o finansowych składnikach kontraktu. Przede wszystkim należy podzielić je na wartość materiałów i robociznę. Firmy sprzedające produkt mają prawo na nim zarabiać, natomiast integratorzy powinni stosować minimalne marże na oferowany sprzęt, większość swojego zysku generując z "know-how" i robocizny. Zgoda na marże, stosowane przez integratorów, bierze się wyłącznie stąd, że jako główni wykonawcy przejmują odpowiedzialność za inwestycję, także za działanie instalowanych urządzeń. Marża zostanie więc użyta na zobowiązania gwarancyjne między producentem sprzętu i integratorem-dostawcą.

Ważne jest ustalenie, według jakiego kursu bankowego obliczane były wartości sprzętu sprowadzanego z zagranicy. Oferenci przedstawiają najczęściej tabele po przeliczeniu na złotówki, ułatwiając ocenę oferty. Mogą jednak w ten sposób ukryć prawdziwą jej wartość, wystarczy, że - jak podczas pewnego przetargu - obliczali ceny zamiast realnego kursu dolara 3,51, po kursie 3,40. Przy dużych kontraktach taka różnica daje pokaźną sumę. Warto zanotować też warunki płatności: czy kursy będą obliczane na dzień podpisania kontraktu, czy wystawienia faktury? Jaki jest czas na płacenie faktur: 7 dni czy dwa-trzy tygodnie? Płaci się etapami, po dostawie produktu, a może po zakończeniu inwestycji?