Proces racjonalnego zarządzania jakąkolwiek instytucją, a zwłaszcza tak złożoną jak miasto, opiera się na nieustannym analizowaniu informacji, tworzeniu na ich podstawie analiz, ekstrapolacji oraz prognoz.

Na bazie tak przetworzonej informacji możliwe jest podejmowanie decyzji, dotyczących zarządzanej instytucji czy jej podmiotów. W przypadku miasta dotyczy to bądź całej wspólnoty samorządowej, bądź poszczególnych jej mieszkańców.

Przepis na sukces w informatyzacji miasta:

1. Bezpośredni nadzór nad realizacją projektu z poziomu organów decyzyjnych miasta (zarząd miasta).

2. Konsekwentne, coroczne planowanie w budżecie miasta 1,5%-2,0% wydatków budżetu na realizację projektu.

3. Poprawnie przygotowane założenia i harmonogram realizacji programu oraz odpowiednio merytorycznie przygotowana kadra (konieczne szkolenie pracowników).

4. Umiejętne przeprowadzenie przetargu na realizację projektu (czasem najtrudniejszy element pierwszej fazy prac).

5. Konsekwentne przeprowadzenie wdrożenia projektu wraz z koniecznym przezwyciężeniem niechęci pracowników urzędu do pokonywania przez co najmniej rok dodatkowych trudności w pracy.

Od wynalezienia pisma ludzie zaczęli gromadzić w ten właśnie sposób różnego rodzaju informacje o wszystkim, co wydawało im się na tyle ważne, by pozostawić to do wiadomości swoim potomnym. Odtąd ludzkość przekazywała z pokolenia na pokolenie kolejne zapisy tekstowe, budując opisowe zbiory danych, tworzone za pomocą języków różnych narodów. Jeszcze wcześniej powstawały różnego rodzaju rysunki i grafiki, stanowiące inną kategorię informacji - informację graficzną, będącą zbiorem punktów oraz linii o różnych cechach, umieszczonych na płaszczyźnie rysunku. W odróżnieniu od informacji tekstowej, która zawsze posługuje się językiem wraz z jego regułami semantycznymi, gramatyką i słownikiem, informacja graficzna w najogólniejszej postaci nie korzysta w zasadzie z żadnych formalizmów.

Zaczęto porządkować zachowane informacje tekstowe, tworząc zbiory biblioteczne, będące pewnego rodzaju bazami danych, w których można wykorzystywać do wyszukiwania książek, np. słowa kluczowe, nazwiska autorów, daty wydania - jednym słowem - wszystkie klasyczne mechanizmy, stosowane obecnie w zinformatyzowanych bazach danych tekstowych.

Podział na tekstowe i graficzne bazy danych jest również zachowany w informatycznych systemach gromadzenia i przetwarzania informacji.

Innym podziałem rodzajów informacji, z którym można spotkać się przy analizie pracy urzędów miast, jest podział funkcjonalny. Część informacji, związana z obiegiem dokumentów wewnątrz urzędu i między urzędem a mieszkańcami, ma charakter typowej informacji biurowej i najczęściej łączy się z opisami różnych sytuacji prawnych. Drugi rodzaj informacji, o podstawowym znaczeniu dla procesów podejmowania decyzji w ważnych sprawach miasta przez organy samorządu terytorialnego, to informacje o mieście oraz jego "składnikach", czyli mieszkańcach i szeroko pojętej przestrzeni miasta (grunty, budynki, urządzenia techniczne itp.). W klasycznej postaci papierowej informacje o mieście i jego mieszkańcach są wielotematycznymi mapami (graficzne informacje o przestrzeni miasta) oraz kartotekami lub rejestrami ewidencyjnymi, zawierającymi informacje opisowe, zarówno o mieszkańcach (np. ewidencja ludności), jak i różnych obiektach przestrzeni miasta (np. ewidencja gruntów). Istnieją także papierowe zbiory informacji o strukturze mieszanej, zawierające tak część graficzną (mapy), jak i powiązaną z poszczególnymi elementami grafiki map częścią opisową. Typowym przykładem takiego zbioru informacji jest lokalny plan zagospodarowania przestrzennego miasta, łączący część graficzną (rysunek planu) z częścią opisową (tekst opisu), odnoszącą się do poszczególnych elementów (obiektów) rysunku. Tego rodzaju zbiór informacji jest przykładem niezwykle ważnego rodzaju informacji, tzw. systemu informacji przestrzennej (SIP).

Skuteczność zarządzania każdą instytucją zależy od bezpośredniego dostępu podejmujących decyzje osób do pełnej i aktualnej informacji o stanie tej instytucji.

Im bardziej złożony jest obiekt zarządzania, tym większy wpływ na sprawność administracji mają wymienione czynniki. Po przekroczeniu pewnego progu złożoności racjonalne zarządzanie bez szybkiego dostępu do aktualnych informacji praktycznie staje się niemożliwe. Podstawowym zadaniem gminy, będącej szczególnie złożoną i trudną w administrowaniu strukturą, jest skuteczne zarządzanie zakresem zadań, w celu optymalnego zaspokajania zbiorowych potrzeb wspólnoty gminnej.

Informacja graficzna zajmuje znacznie więcej miejsca niż tekstowa, choć także w przypadku przedstawiania grafiki jako zbioru obiektów w postaci wektorowej (najczęściej odcinków i wielokątów) można, w porównaniu z danymi rastrowymi (zbiorem punktów płaszczyzny o różnych właściwościach), wielokrotnie zmniejszyć wielkość zbiorów danych. Wielkości dużych tekstowych baz danych w dużym mieście mogą osiągnąć do kilkudziesięciu, a nawet kilkuset MB, podczas gdy nawet niewielka baza rastrowych danych graficznych może mieć objętość kilkudziesięciu GB. Generuje to określone wymagania w stosunku do oprogramowania i sprzętu.

Informacja na wagę złota

Aktualność informacji i znajomość czasu, w którym dane uzyskano, jak i sposób ich pozyskania oraz szybki dostęp do żądanego rodzaju danych, determinują proces zarządzania miastem.