Archiwizacja poczty elektronicznej coraz większym problemem

Z badania przeprowadzonego na zlecenie firmy GFT Inboxx wynika, że największą barierą w popularyzacji narzędzi do archiwizowania wiadomości e-mail jest niewiedza, brak narzędzi i brak czasu. Tymczasem liczba danych przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej stale wzrasta.

W ramach badania ankietowego przeanalizowano odpowiedzi 260 pracowników, których praca w dużej mierze opiera się na korespondencji elektronicznej. Co trzeci ankietowany przyznał, że w jego firmie nie ustalono polityki związanej z archiwizacją e-maili. Ponad 75 proc. z nich stwierdziło, że nie zostali poinformowani na temat możliwości ani zasad archiwizowania służbowych wiadomości pocztowych. Ponadto więcej niż połowa (56 proc.) ankietowanych stwierdziło, że proces archiwizacji tego typu danych jest zbyt czasochłonny. Dla 30 proc. badanych zarchiwizowanie starszych wiadomości pocztowych jest zbyt skomplikowane. Jednocześnie ponad 80 osób przyznało, że przynajmniej raz zdarzyło im się przypadkiem trwale skasować ważną, z punktu widzenia interesu firmy, korespondencję biznesową.

"Firmy świadomie ryzykują utratę cennych danych oraz możliwość szybkiego do nich dostępu. Nic nie powinno być cenniejsze niż szybki dostęp do wszystkich informacji posiadanych na konkretny temat" - uważa Juergen Obermann, dyrektor generalny GFT Inboxx. Zdaniem autorów raportu takie działania nie tylko uniemożliwiają wyszukanie potrzebnego pliku, utrudniają również procesy związane z obiegiem informacji. Brak odpowiednich mechanizmów archiwizowania poczty elektronicznej przyczynia się również do znacznego wzrostu objętości danych firmowych. Prawie 41 proc. ankietowanych stwierdziło, że nigdy nie usuwa załączników z otrzymanych wiadomości. Poza tym wiele osób zapisuje załączniki w różnych miejscach - 27 proc. na dyskach sieciowych i 28 proc. lokalnie, na używanych komputerach. Ponad 30 proc. badanych nie ma żadnego limitu wolumenu danych przechowywanych w firmowym środowisku IT. Kolejne 16 proc. ankietowanych przyznało, że w ich firmach takie limity są ustalone, ale nie obowiązują.