Pod koniec lata lub wczesną jesienią można spodziewać się następnego zwarcia tytanów. Na pewno wybuchnie wojna marketingowa między trzema głównymi producentami oprogramowania: Lotus, Microsoft i Novell/WordPerfect. W przeciwieństwie do poprzednich wojen o to, czyj arkusz obliczeniowy lub edytor tekstowy jest lepszy, ta toczyć się będzie na szybko rosnącym rynku oprogramowania do pracy grupowej (groupware) i poczty elektronicznej.

Osoby odpowiedzialne za zakupy informatyczne już teraz powinny przygotować się na lawinę sprzecznych informacji rynkowych. Przed podjęciem decyzji, oceń najpierw potrzeby Twojego przedsiębiorstwa. Niektóre firmy, np. Lotus, będą wskazywać na zalety zintegrowanej bazy danych i standardowego oprogramowania do pracy grupowej, działającego na wielu platformach. Inne, na przykład Microsoft, będą mocno podkreślać przewagę poczty elektronicznej.

Autor, zajmujący się od lat tymi sprawami, zna od podszewki zarówno wady, jak zalety każdego z tych produktów. Charakter naszej pracy wymaga szybkich komputerów z procesorem i486.

W firmie korzystamy z Lotus Notes jako narzędzia do przeglądania i odpowiadania na codzienne zdarzenia oraz do komunikowania się z klientami i dostawcami. Ale poczta elektroniczna jest używana nawet częściej. Wynika to z faktu, że wiele wieści jest przesyłanych do każdej osoby w firmie. Korzystając ze standardowej poczty elektronicznej można przejrzeć nagłówki poczty i odczytać wiadomości w miarę potrzeby, co pozwala być dobrze poinformowanym o firmie. W czasie podróży służbowych, wystarczy zadzwonić do określonego miejsca i szybko otrzymać pożądaną informację.

Największy kłopot z pocztą elektroniczną polega na tym, że prowadzi ona do dużych strat czasu, gdy wymknie się spod kontroli. Bardziej zaawansowane oprogramowanie do pracy grupowej pozwala na stworzenie kilku dyskusyjnych baz danych. Każdy pracownik może zapisać się do odpowiedniej bazy i nie musi otwierać niepotrzebnych mu komunikatów.

Równie ważne jest tworzenie przez oprogramowanie do pracy grupowej archiwalnej kopii wspólnej bazy wiedzy; baza ta nie zniknie, nawet wtedy, gdy zmienią się pracownicy. Oprogramowanie do pracy grupowej łatwiej akceptuje nowe coraz powszechniejsze formy przekazu, takie jak grafika czy dźwięk.

Jednakże w celu monitorowania działania firmy nie można polegać jedynie na oprogramowaniu do pracy grupowej. Na ogół nie wystarcza czasu, aby regularnie uczestniczyć w wielu dyskusyjnych bazach danych. Nie można niestety uzyskać w prosty sposób ich kopii w hotelu. Firma zdecydowała się używać oprogramowania do pracy grupowej, ale nadal używamy poczty elektronicznej do rozgłaszania komunikatów do wszystkich pracowników oraz do komunikowania się ze światem zewnętrznym.

Jeżeli Twoja firma jest chociaż trochę podobna do mojej i nie możesz obyć się bez poczty elektronicznej, ale czujesz się trochę przestraszony kosztami i złożonością oprogramowania do pracy grupowej, to może warto rozważyć kilka interesujących propozycji hybrydowych. Są to produkty podobne do poczty elektronicznej, rozszerzone o cechy

oprogramowania do pracy grupowej. Jednym z nich jest program Share firmy Collabra Software Inc.

Te programy hybrydowe nie spowodują równie dużego hałasu na rynku co Lotus Notes czy Microsoftowy EMS/Touchdown, ani nie oferują tego samego zestawu cech. Z drugiej strony, mogą być użyteczne dla firm poszukujących dyskusyjnych baz danych, działających w ramach normalnej poczty elektronicznej.