Listy

Nasze codzienne obowiązki zasypują nas stertami papieru: ofert, zapytań, kosztorysów, podań. Telefony umawiają nas na służbowe i prywatne spotkania, podwładni zadają tysiące pytań, oczekując na rozwiązanie ich problemów. Uporządkowanie wszystkich spraw, przypisanie im priorytetów staje się więc nie lada problemem.

Nasze codzienne obowiązki zasypują nas stertami papieru: ofert, zapytań, kosztorysów, podań. Telefony umawiają nas na służbowe i prywatne spotkania, podwładni zadają tysiące pytań, oczekując na rozwiązanie ich problemów. Uporządkowanie wszystkich spraw, przypisanie im priorytetów staje się więc nie lada problemem.

Wszędobylska informatyka nakłania nas do stosowania przeróżnych przypominaczy, elektronicznych notesów i organizatorów życia codziennego, konkurujących z tradycyjnymi kalendarzami rozmaitego formatu i maści. Jeżeli dodamy do tego segregatory, szuflady, półki i pudełka, otrzymamy wcale pokaźny zestaw narzędzi mających nam pomóc w zorganizowaniu i zaplanowaniu pracy. Trzeba tylko umieć z nich korzystać.

Podobnie jak z nauką: szkoła podstawowa, średnia, wyższa - w którymś momencie okazuje się, że musimy nauczyć się uczenia się. Przerzucanie kilku kartek z czytanką czy ćwiczeniami z matematyki już nie wystarczy - wiedza, której przyswojenia się od nas oczekuje, jest w stosunku do nas coraz bardziej wymagająca i znaleźć trzeba inne sposoby na jej przetrawienie. Konieczność wygłoszenia referatu sprawdza naszą zdolność do przekazania wiedzy, weryfikuje stopień opanowania tematu.

Pytania zadawane przez audytorium już nieraz wykazały, że prelegent nie bardzo rozumie naturę omawianego zjawiska. Tak i z pracą - umiejętność wykonywania określonych czynności, przypisanych nam z racji pełnionych w firmie obowiązków, nie oznacza jeszcze umiejętności pracy i jej organizowania. Kiedy rośnie liczba spraw do załatwienia, a rozwiązanie poszczególnych problemów wymaga przekazywania informacji między kolejnymi osobami i działami firmy, nagle okazuje się jak zgubne konsekwencje może mieć bałaganiarstwo, ile niepotrzebnych ruchów pociąga za sobą jeden zaniedbany telefon.

Dlatego najpierw trzeba nauczyć się organizować dzień między odbiciami karty magnetycznej, potem przychodzi kolej na wypracowanie schematów i sposobów przekazywania informacji wewnątrz firmy. Bo dopóki zatrudnia ona dziesięciu pracowników, dopóty wszystko da się przekazać podczas rozmów na korytarzu.

Tymczasem niepostrzeżenie zmienia się skala przedsiębiorstwa. Mija kilka lat, firma zatrudnia coraz więcej pracowników i nagle okazuje się, że z powodu złego przepływu informacji jej podstawowe zadania są źle realizowane, a koszty działalności rosną. Nie ma pomysłu na zorganizowanie pracy przedsiębiorstwa, ludzi wciąż przybywa i dzięki odniesionemu sukcesowi - przybywa zleceń. Kadra kierownicza, tonąc w szumie nieistotnych informacji, rozpoczyna poszukiwania narzędzia, które wspomóc by mogło pracę grupową i przepływ dokumentów. Stosuje się reengineering i myślenie w kategoriach procesów czy co tam akurat w modzie. Może zatrudnić trzeba konsultanta, może dyrektora do spraw organizacji. Lecz oni trafią na opór materii i wrogość, a potem ich praca przyniesie zniechęcenie i rozczarowanie. Bo dziecku kupuje się rower, a nie odrzutowiec, by nie zrobiło krzywdy sobie i innym.

Adam Widera

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200