Do sprawnego zarządzania pojazdami niezbędna jest znajomość ich położenia. W tym celu można wykorzystać usługę lokalizacji telefonów komórkowych udostępnianą odpłatnie przez operatorów. Ma jednak ona wady, gdyż jest dość kosztowna i nie dostarcza dodatkowych informacji o pojeździe. O ile w przypadku samochodów osobowych nie jest to aż tak ważne, to przy samochodach ciężarowych może być to bardzo istotne. Tym bardziej, że często świadczą one usługi za pomocą urządzenia technicznego zainstalowanego na pokładzie lub stanowiącego część wyposażenia samochodu. Urządzeniem takim jest np. pompa nieczystości w samochodach asenizacyjnych lub mechanizm podnośnika przy pojazdach specjalizowanych, np. pomocy drogowej. Dlatego sensowne zarządzanie pojazdami powinno wiązać się z monitoringiem pracy takich urządzeń w połączeniu z rejestrowaniem przejazdów. Głównym zadaniem takich systemów jest rejestrowanie przejazdów i ochrona przed nadużyciami. Należy jednak pamiętać, że jest to doskonałe narzędzie do planowania wykorzystania samochodów i umożliwia daleko idące optymalizacje pracy.

Urządzenia takie, wyposażone w odbiornik GPS mogą pracować zarówno online, jak i offline. Model online wymaga transmisji danych przez sieć komórkową (lub radiową, jeśli jest dostępna), ale umożliwia rejestrowanie przejazdów w czasie rzeczywistym. Jest to pomocne narzędzie dla dyspozytora, który może szybko reagować na pojawiające się zlecenia lub problemy. Daleko idącą optymalizację można osiągnąć przekazując na żywo zlecenia do pojazdów za pomocą odpowiednich terminali. Korzystają z nich często firmy taksówkarskie, gdyż jest to szybkie, automatyczne i stosunkowo wygodne dla kierowców. Od strony dyspozytora zazwyczaj wykorzystuje się aplikacje, które przedstawiają aktualne położenie zarządzanych samochodów na mapie cyfrowej, na którą wprowadza się dodatkowe informacje, takie jak okresowe utrudnienia w ruchu, o których informują kierowcy.

Jeśli zadaniem rejestratora jest jedynie zapis pracy w celu wykrywania nadużyć, można skorzystać z modelu offline, gdzie dane są gromadzone na kartach pamięci. Urządzenie to może uzupełnić dane zebrane z elektronicznego tachografu, powszechnie stosowanego w transporcie drogowym.