Komunikacja w rozproszonych zespołach

Nie każdy jest w stanie przyzwyczaić się do pracy w rozproszonym zespole. Dlatego należy przestrzegać swoistych reguł i dobrych praktyk. Mechanizmy komunikacji muszą być prostsze i bardziej jednoznaczne.

Nie każdy jest w stanie przyzwyczaić się do pracy w rozproszonym zespole. Dlatego należy przestrzegać swoistych reguł i dobrych praktyk. Mechanizmy komunikacji muszą być prostsze i bardziej jednoznaczne.

Przeprowadzone niedawno w Stanach Zjednoczonych badania wykazały, że ponad 80% ankietowanych pracowników ma pośrednio lub bezpośrednio kontakt z wirtualnymi zespołami. Chodzi między innymi o osoby pracujące w domu, po stronie klienta oraz zespoły, które pracują w biurach zlokalizowanych w różnych częściach miasta, kraju i świata. We wszystkich tych przypadkach podstawowym wyzwaniem stają się problemy społeczne.

Gdy praca odbywa się z kimś, kto nie jest fizycznie obecny w tym samym biurze, o wiele trudniej jest wpaść na małą pogawędkę, czy zwołać niezapowiedziane spotkanie. Obniża to znacząco produktywność. Nie każdy jest w stanie przyzwyczaić się do pracy w rozproszonym zespole. Dlatego należy przestrzegać swoistych reguł i dobrych praktyk. Mechanizmy komunikacji muszą być prostsze i bardziej jednoznaczne.


Tworzenie zespołów

Wirtualne zespoły tworzą się zazwyczaj spontanicznie. Dotychczas nie powoływano wirtualnych zespołów do życia szumnymi deklaracjami o zmianie stylu zarządzania i kooperacji. Jednak kryzys finansowy oraz zbliżający się kryzys energetyczny, wymuszają zmianę w sposobie postrzegania tych nowych form współpracy.

Organizacje wirtualne są teraz metodą na obniżenie wydatków firm. Realizuje się to głównie poprzez redukcję etatów w krajach o wysokich kosztach pracy i tworzenie nowych w krajach o relatywnie taniej sile roboczej. Szkolenia, cykliczne spotkania projektowe, a nawet imprezy biurowe odbywają się w takim środowisku online. Oszczędza się dzięki temu na czasie podróży, kosztach biletów, hotelów i dietach.

Organizacje zajmujące się IT, stworzone by wspierać komunikację elektroniczną, same mają problem z dostosowaniem się do świata, który stworzyły. Zdarza się, że w firmie nie ma podstawowego procesu, który pomógłby ludziom „przestawić” się na współpracę w wirtualnym środowisku. Zapomina się o szkoleniach z zakresu miękkich kompetencji czy zwykłej etyce telekonferencji. A przecież komunikacja jest podstawą powodzenia w zarządzaniu projektami.

Ludzie – zespoły

Hasła pracy zespołowej, czyli tzw. team spirit, już dawno zdeprecjonowały rolę jednostki w korporacjach. Kiedy człowiek przestaje być indywidualnością i postrzegany jest przez kierownictwo jako zbiorowość, zaczynamy mówić o zespole. Według definicji, zespół to zbiór ludzi o zbliżonych lub odmiennych kompetencjach. Zazwyczaj grupa powoływana jest do życia w celu realizacji określonego zadania. Naturalną potrzebą człowieka jest identyfikacja miejsca swojego położenia. Dlatego w każdym „normalnym” zespole przypisuje się role i definiuje odpowiedzialności. „Wiem co mam robić, bo jest to opisane w dokumentach”.

Wirtualne zespoły mają problemy ze swoją identyfikacją. Orientacja tylko na płaszczyźnie organizacji już nie wystarcza. Członek grupy rozproszonej musi odnaleźć się w przestrzeni i czasie, jeśli współpracuje z ludźmi z odległych stref czasowych.

Digitalizacja komunikacji

W środowisku informatycznym zespoły zazwyczaj korzystają z wszelkich nowinek technologicznych. Czy ktoś jeszcze pamięta, że na początku IT nie było czegoś takiego jak e-mail? Do osiągnięcia założonych celów niezbędna jest ciągła komunikacja. W dzisiejszym świecie po prostu nie można funkcjonować bez telefonów, komunikatorów i poczty elektronicznej.

Lenistwo lub, jak niektórzy wolą, optymalizacja doprowadziły do digitalizowania nawet najmniejszych porcji informacji i przesyłania ich przez Internet. Współpracujące jednostki, siedzące czasami w odległości kilku metrów, potrafią nie odezwać się do siebie całymi tygodniami. Prowadzą jednak w tym czasie żywiołową dyskusję poprzez ekran komputera.