Biznes w społeczności

Wiele firm upatruje w rozwiązaniach wpisujących się w trend Web 2.0 sposobu na uzyskanie przewagi informacyjnej. Jej źródłem ma być swoboda przepływu informacji wewnątrz organizacji i uproszczenie komunikacji.

Wiele firm upatruje w rozwiązaniach wpisujących się w trend Web 2.0 sposobu na uzyskanie przewagi informacyjnej. Jej źródłem ma być swoboda przepływu informacji wewnątrz organizacji i uproszczenie komunikacji.

Istotą wykorzystania idei sieci społecznych w prowadzeniu biznesu są korzyści wynikające z tzw. efektu sieci, czyli swobodnej wymiany informacji oraz możliwości współdzielenia określonych zasobów. Wszystkie te własności stały się powszechnie znane m.in. w wyniku popularyzacji serwisów społecznościowych. Według przedstawicieli Google, technologie typowo konsumenckie ergonomią i stopniem zaawansowania kluczowych funkcji już kilka lat temu prześcignęły typowo biznesowe rozwiązania technologiczne.

W wielu przypadkach obserwacjom tym trudno zaprzeczyć, zwłaszcza w odniesieniu do rozwiązań programowych. Różnego rodzaju oprogramowanie skierowane do użytkowników masowych, popularne serwisy internetowe i aplikacje sieciowe często przewyższają funkcjonalnością lub ergonomią klasyczne systemy biznesowe. Są przy tym bardziej otwarte.

Tymczasem firmy zwlekają z wdrożeniem nowych rozwiązań informacyjnych, wzorowanych na rozwiązaniach konsumenckich, nawet pomimo potencjalnych korzyści. Dzieje się tak m.in. za przyczyną konieczności przeprowadzenia zmian w organizacji i zapewnienia pracownikom większej swobody działania. To zaś często napotyka na mentalne bariery kierownictwa.

Zarządzanie wiedzą 2.0

Zgodnie z przyjętą definicją, procesy zarządzania wiedzą obejmują sformalizowane działania mające na celu jak najlepsze wykorzystanie informacji posiadanych przez poszczególnych członków organizacji. Jednak w obecnej gospodarce - na skutek formalnych i odgórnych ograniczeń - posiadacze wiedzy są coraz mniej skłonni do angażowania się w typowe procesy zarządzania nią. Stworzenie wewnętrznej, firmowej społeczności może temu zapobiec. Możliwe staje się również osiągnięcie dodatkowych korzyści wynikających z wykorzystania tzw. wiedzy ukrytej i know-how pracowników. Wykorzystanie blogów czy kanałów RSS pozwala też na znacznie przyspieszenie obiegu informacji. Nowe technologie dają praktycznie nieograniczony dostęp do istniejących informacji i ułatwiają ich zrozumienie.

Z punktu widzenia kierownictwa bezpośrednim efektem wykorzystania serwisów i usług Web 2.0 w firmach jest oddanie kontroli nad przepływem wiedzy bezpośrednio w ręce jej posiadaczy. W związku z tym wykorzystanie narzędzi społecznościowych w biznesie pociąga za sobą swego rodzaju liberalizację kultury organizacyjnej. Biznesowe narzędzia społecznościowe dają możliwość wpływania na sposób funkcjonowania firmy nawet pracownikom niższych szczebli. Każdy z nich może bowiem posiadać wiedzę umożliwiającą usprawnienie konkretnych procesów biznesowych, i to zwykle tych bardziej odległych od posiadanych kompetencji. Dopiero ta wiedza może stać się źródłem wartości dodanej dla całej organizacji. Może, lecz nie musi. Poza tym, o ile młodsze pokolenie pracowników uważa możliwość dzielenia się wiedzą za naturalne źródło wartości dodanej, o tyle starsi pracownicy są zwykle przeciwnego zdania. Z tego faktu wynika zaś potrzeba zmian w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa.

Otwartość jaka wiąże się z ideą Web 2.0 oznacza również delegowanie kolejnych uprawnień dla pracowników niższych szczebli, a nawet bezpośrednio do klientów. Przy odrobinie dyscypliny informacyjnej swobodny przepływ danych może być następnym krokiem w kierunku podniesienia efektywności wybranych procesów biznesowych.

Stworzyć społeczność

Być może najważniejszym wyzwaniem związanym z wdrożeniem na szeroką skalę rozwiązań Web 2.0 jest odpowiednie wyznaczenie priorytetów i planu działania. Jonathan Yarmis, analityk AMR Research jest zdania, że kluczem do sukcesu jest wcześniejsze określenie celów, które mają zostać spełnione dzięki wykorzystaniu nowych rozwiązań. Wskazuje on na analogię do rozmowy pomiędzy dwiema osobami. "Wszystko zależy od podejścia. Niektóre konwersacje od samego początku są bezcelowe, inne zaś mogą przynosić korzyści dla obu rozmówców. Końcowy wynik rozmowy zależy od takich czynników, jak m.in. odpowiedniego doboru rozmówców, ich nastawienia i warunków otoczenia" - mówi. Pojawiają się także zagrożenia innego typu. "Wiele firm popada w zachwyt nad możliwościami, jakie dają biznesowe aplikacje społecznościowe. Momentalnie chcą wprowadzić w życie setki, skądinąd sensownych pomysłów, a powinny prawidłowo zrealizować jeden" - dodaje Jonathan Yarmis. Ekspert podkreśla również fakt, że nieodpowiednie zastosowanie idei Web 2.0 w biznesie może prowadzić do marnotrawienia posiadanych zasobów i spadku efektywności firmy. Pracownicy mogą bowiem poświęcać zbyt dużo czasu na dzielenie się informacjami nie wnoszącymi żadnej wartości dla organizacji.

Jednocześnie - w opinii wielu szefów IT - podstawowy problem we wdrażaniu narzędzi Web 2.0 polega na tym, aby bez nakładania zbyt wielu ograniczeń zapewnić sobie możliwość sterowania przepływającymi informacjami. W odpowiedzi na te oczekiwania kolejni dostawcy oprogramowania biznesowego - m.in. SAP, Oracle i IBM - starają się oferować narzędzia usprawniające ten proces, a jednocześnie umożliwiające nadzorowanie przebiegu realizowanych procesów. W ostatnich latach systemy typu ECS (Enterprise Collaboration Systems) stały się istotną częścią wielu korporacyjnych środowisk IT. Postępujące zmiany w strukturze organizacyjnej wielu firm - wespół z koniecznością nieustannego minimalizowania kosztów i czasu potrzebnego na realizację zadań biznesowych - przyczyniają się do upowszechnienia rozwiązań wspomagających pracę zespołową.

Zintegrowane oprogramowanie dedykowane wspieraniu realizacji procesów biznesowych pozwala na tworzenie tzw. spontanicznych zespołów roboczych. Rozwijają się również możliwości tego rodzaju aplikacji. Członkowie, egzystujących tylko w warstwie IT grup roboczych, mogą nie tylko współdzielić pliki i porozumiewać się za pośrednictwem komunikatorów internetowych. Możliwe jest również tworzenie wideokonferencji, operowanie na wspólnym kalendarzu zadań oraz stosowanie rozbudowanych zasad dotyczących bezpieczeństwa informacji i plików.

Społecznościowa rekrutacja

Jeszcze innym sposobem wykorzystywania idei społeczności internetowych z korzyścią dla biznesu jest wspomaganie procesów rekrutacji pracowników. Z badań serwisu CareerBuilder.com wynika, że firmy już dziś wykorzystują informacje zamieszczane w serwisach społecznościowych w procesie weryfikacji podań o pracę lub poszukiwania potencjalnych kandydatów. Informacje znalezione w serwisach społecznościowych - dodajmy, dobrowolnie umieszczone w Internecie - najczęściej decydowały o odrzuceniu konkretnej kandydatury. Równocześnie tylko w jednym na cztery przypadki publicznie dostępne treści zamieszczone osobiście przez kandydatów do pracy ostatecznie przesądzały o zatrudnieniu. W dobie braku specjalistów w określonych dziedzinach IT społeczności internetowe mogą okazać się nie tylko narzędziem wspomagającym przepływ informacji i realizację procesów biznesowych. Mogą być także istotnym źródłem informacji na temat dostępności i oczekiwań potencjalnych pracowników.

Technologie konsumenckie wkraczają do biznesu z coraz większym impetem. Warto więc zastanowić się nad ich wykorzystaniem dla własnych potrzeb i na własnych zasadach, zanim ich wyboru nie ustalą pracownicy. Okiełznanie takich usług może okazać się zadaniem o tyleż trudnym, co bezcelowym. Większość z nich jest bowiem niezależna od platformy systemowej i korzysta z sieci Internet. Wszelkiego rodzaju nakazy i zakazy prędzej więc doprowadzą do niepotrzebnych napięć niż do zmiany raz wyrobionych przyzwyczajeń.