Polska e-faktura

Potencjalne zalety, jakich fakturowanie elektroniczne dostarczyłoby firmom, są podobne do tych, jakich dostarczyło np. elektroniczne przesyłanie czy potwierdzanie zamówień.

Potencjalne zalety, jakich fakturowanie elektroniczne dostarczyłoby firmom, są podobne do tych, jakich dostarczyło np. elektroniczne przesyłanie czy potwierdzanie zamówień.

Wśród najważniejszych należy wymienić obniżenie kosztów wystawiania i przesyłania oryginałów faktur oraz przechowywania kopii, znaczne przyspieszenie doręczania faktur odbiorcy oraz automatyzację procesu fakturowania. Nie bez znaczenia jest także aspekt ekologiczny. W idealnej sytuacji wystawianie i rozsyłanie faktur do kontrahentów powinno być realizowane automatycznie przez system finansowo-księgowy, a rolą człowieka winno być jedynie zainicjowanie tego procesu.

Rynek w powijakach

Faktura VAT jest dokumentem o szczególnym znaczeniu finansowym, pozwala bowiem na odliczenie tego podatku i w rezultacie zmniejszenie należności odprowadzanej do budżetu państwa. Z tego powodu sposób jej wystawiania jest szczegółowo regulowany przez przepisy skarbowe. Faktura elektroniczna stanowi równocześnie formę wezwania do zapłaty dla kontrahenta. Ze względu na łatwość masowej rozsyłki dokumentów elektronicznych realne jest ryzyko, że e-faktury będą wykorzystywane do wyłudzeń na wzór dzisiejszego phishingu. Dlatego e-faktura musi posiadać mechanizm chroniący jej integralność i autentyczność.

Pomimo że rozporządzenie o fakturach elektronicznych obowiązuje już od 2005 r., to ich wykorzystanie w Polsce jest stosunkowo niewielkie. Zdaniem GUS, pozostaje na poziomie ok. 3-7% przedsiębiorstw ogółem. Jest to wynik mizerny, zwłaszcza w porównaniu z innymi krajami. W Danii 60% wszystkich faktur w obiegu to faktury elektroniczne.

Polski rynek faktury elektronicznej jest przy tym dość specyficzny, koncentruje się bowiem w dużych przedsiębiorstwach (10-13% wg GUS) i dwóch specyficznych gałęziach gospodarki. Pierwszy to fakturowanie w ogólnopolskich sieciach handlowych, np. supermarketach, funkcjonujące już od kilku lat i oparte na prywatnych systemach teleinformatycznych w relacji B2B. Drugi to fakturowanie osób fizycznych przez dużych usługodawców, takich jak firmy telekomunikacyjne, dostawcy energii czy sieci kablowe. Z usług tego typu uruchomionych w latach 2007-2008 można wymienić UPC i Telekomunikację Polską.

Ograniczenia formalne

3-7 %

przedsiębiorstw stosuje w Polsce e-faktury, podczas gdy w Danii jest to 60% firm.

Przyczyną takiego stanu rzeczy są wysoki próg inwestycyjny wdrożenia faktury elektronicznej i wątpliwe korzyści ekonomiczne dla małych i średnich przedsiębiorstw, wynikające z ograniczeń polskiego prawa. Rozporządzenie o e-fakturze dopuszcza dwa mechanizmy ochrony autentyczności i integralności takiej faktury: bezpieczny podpis elektroniczny oraz standardy elektronicznej wymiany informacji (EDI).

Bezpieczny podpis elektroniczny zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i niezaprzeczalności, ale z punktu widzenia faktury elektronicznej raczej utrudnia niż ułatwia proces fakturowania. Nie da się go składać w sposób masowy, szybki i automatyczny. Jest przywiązany do konkretnej osoby fizycznej i wymaga jej udziału w procesie fakturowania. Wymaga cyklicznego odnawiania co rok, dwa lata, a także specjalnego oprogramowania posiadającego tzw. deklarację zgodności, co eliminuje z rynku większość popularnych aplikacji do tworzenia lub przeglądania dokumentów. Dla zapewnienia ważności faktury przez cały okres księgowy (5 lat) wymaga zaś równoczesnego oznakowania czasem każdego dokumentu.

Podpis elektroniczny...

Wdrożenie faktury elektronicznej wymaga zatem zakupu co najmniej kilku certyfikatów kwalifikowanych (aby można było wystawiać faktury w razie nieobecności innych wybrańców), corocznego ich odnawiania. Do tego należy doliczyć koszt zakupu specjalizowanego systemu do e-fakturowania, posiadającego deklarację zgodności, skoro nie można wykorzystywać popularnych aplikacji biurowych (Microsoft Office, Adobe Acrobat, Open Office) - nawet mimo że posiadają funkcję podpisu elektronicznego.

To jednak nie wszystko, bo oznakowanie czasem każdej wystawionej faktury po pierwsze wymaga komunikacji z serwerem centrum certyfikacji, co spowalnia proces fakturowania, a po drugie - kosztuje. W tej sytuacji trudno się dziwić, że niewiele małych i średnich przedsiębiorstw decyduje się na fakturowanie elektroniczne. Na skalę produkcyjną e-fakturę wykorzystującą bezpieczny podpis elektroniczny wdrożyły tylko wymienione wyżej UPC i TP, dla których stała się ona sposobem na znaczące obniżenie kosztów fakturowania przy zgodnym z prawem spełnieniu obowiązku wystawienia oryginału faktury VAT i doręczenia jej klientowi masowemu.

Oba wdrożenia, mimo że - jak się wydaje - w pełni zgodne z literą prawa, pozostawiają sporo do życzenia z czysto zdroworozsądkowego punktu widzenia. E-faktura jest dostarczana klientom w postaci zwykłego, niepodpisanego pliku PDF z podpisem kwalifikowanym w zewnętrznym pliku, weryfikowanym odrębną aplikacją. Trudno o lepszy sposób na zniechęcenie klienta do weryfikacji autentyczności dokumentu niż dostarczenie mu podpisu w oddzielnym pliku. Dokument PDF może być podpisany zintegrowanym podpisem weryfikowanym podczas jego ładowania do przeglądarki (np. mBank wysyła salda kart kredytowych w podpisanych dokumentach PDF). Ale w przypadku e-faktury na przeszkodzie staje rozporządzenie, bo na rynku nie ma implementacji, która posiadałaby deklarację zgodności.

...czy EDI

Drugi wspomniany mechanizm zapewnienia autentyczności i integralności dopuszczany przez rozporządzenie to EDI (Electronic Data Interchange). Dyrektywy unijne o EDI, na które powołuje się rozporządzenie, nie określają w rzeczywistości żadnego szczególnego standardu technicznego. Zawierają natomiast opis wymagań proceduralnych dla wymiany dokumentów biznesowych pomiędzy dwoma podmiotami - w tym także faktur elektronicznych. W praktyce firma, która chciałaby skorzystać z wariantu EDI, ma do wyboru dwie alternatywy. Po pierwsze, może skorzystać z usług jednego z polskich komercyjnych brokerów EDI, takich jak EDIson. Nie jest to jednak usługa dla rynku masowego ani małych i średnich przedsiębiorstw.

Druga alternatywa to zbudowanie własnego rozwiązania EDI, co w praktyce może ograniczać się do podpisania z kontrahentem odpowiedniej umowy, według której strony będą uznawać przesyłane wzajemnie faktury elektroniczne. Umowie musi towarzyszyć załącznik techniczny, precyzujący mechanizmy ochrony autentyczności, poufności i integralności komunikatów - w praktyce można wykorzystać powszechnie dostępne rozwiązania, takie jak PGP, S/MIME czy natywny podpis elektroniczny w aplikacjach biurowych. W takim przypadku należy się jednak liczyć z koniecznością zweryfikowania swojej wizji systemu z urzędem skarbowym.

Tak czy inaczej, na popularyzację e-faktur trzeba jeszcze poczekać. Być może zmieni coś działanie komisji Przyjazne państwo Janusza Palikota...