Jedna dla wszystkich

Zarządzanie danymi podstawowymi - Master Data Management - pozwala firmie zachować jednolite spojrzenie na siebie i swoje otoczenie biznesowe.

Zarządzanie danymi podstawowymi - Master Data Management - pozwala firmie zachować jednolite spojrzenie na siebie i swoje otoczenie biznesowe.

Firmy gromadzą i wykorzystują w swojej działalności coraz większe ilości danych. Dane te znajdują się zazwyczaj w różnych systemach i są wykorzystywane w różnych obszarach działalności biznesowej. Na przykład, dane tego samego klienta banku mogą znajdować się równocześnie w dziale prowadzącym obsługę kont, w dziale kredytów i w dziale sprzedającym jednostki funduszu inwestycyjnego.

Dane w procesie

Im bardziej rozległa działalność firmy i większa liczba obsługujących ją systemów informatycznych, tym większa potrzeba integracji danych. Im bardziej są spójne, tym efektywniej może działać przedsiębiorstwo. Przykładowo, pracownik call center mając pełną, aktualną wiedzę o kliencie, może go szybciej obsłużyć, a handlowiec łatwiej przygotować odpowiednią ofertę. W osiągnięciu takiej spójności mogą pomóc rozwiązania z zakresu zarządzania danymi podstawowymi - Master Data Management.

Terminem Master Data Management (MDM) określa się generalnie grupę rozwiązań informatycznych i związanych z ich wdrożeniem działań, podejmowanych w celu zapewnienia spójności i wysokiej jakości oraz wiarygodności i aktualności najważniejszych danych, wykorzystywanych w różnych procesach biznesowych przez różne jednostki organizacyjne firmy i jej pracowników. Kluczowe dla przedsiębiorstwa dane nazywane są danymi podstawowymi lub danymi referencyjnymi. Żeby można było nimi skutecznie zarządzać, a w konsekwencji zapewnić warunki do efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, powinny być one zintegrowane w skali całej organizacji. Tak, żeby każdy użytkownik biznesowy miał dostęp do "jednej wersji prawdy", do takich samych, jednolitych, spójnych informacji, na przykład o kliencie czy o produkcie.

Właśnie dane o klientach i produktach były dotychczas uznawane za najważniejsze, najbardziej typowe rodzaje danych referencyjnych, które powinny być w pierwszym rzędzie przechowywane i zarządzane w skali całego przedsiębiorstwa w taki sam, uporządkowany i jednorodny sposób. Powoli zakres danych podstawowych rozszerzany jest również na inne rodzaje danych, istotnych z punktu widzenia interesów firmy. Do danych podstawowych zalicza się obecnie także dane o: dostawcach, pracownikach, produktach, usługach, kontach, kontraktach czy lokalizacjach. "Dane podstawowe to nie wszystkie dane w przedsiębiorstwie. To jest rdzeń informacji szczególnie krytycznych dla codziennej działalności biznesowej firmy" - podkreślał John Radcliff na seminarium "Master Data Management (MDM) - Creating a Single Version of the Truth", zorganizowanym przez firmę Gartner w Warszawie.

Rozwiązania z grupy Master Data Management dają możliwość ujednolicenia tych głównych danych i informacji wykorzystywanych w całej firmie, zapewniają narzędzia do konsolidacji i centralnego zarządzania danymi kluczowymi. "MDM to kategoria rozwiązań (a więc oprogramowania, metodologii oraz modeli), które służą do osiągnięcia i utrzymywania w skali całej organizacji jednej wersji danych podstawowych dla wsparcia wszelkich aplikacji, procesów oraz osób mających do czynienia z tymi danymi w codziennej działalności operacyjnej" - wyjaśnia Mariusz Wądołowski z IBM Polska.

Spójność i integralność

Pomysł integracji wykorzystywanych w przedsiębiorstwie baz danych i zawartych w nich informacji nie jest nowy. Dążenie do osiągnięcia pełnej spójności danych, funkcjonujących co prawda w jednej organizacji, ale w różnych systemach i używanych do różnych celów, nieobce było twórcom systemów IT i wcześniej. Dopiero niedawno jednak na oznaczenie tego typu działań przyjęło się używać powszechnie pojęcia Master Data Management, czyli zarządzanie danymi podstawowymi. Zyskały one ponadto wsparcie w postaci konkretnych rozwiązań technologicznych i narzędzi informatycznych. Powstała także osobna, specjalna metodologia prowadzenia ich wdrożeń.

Do upowszechnienia tych rozwiązań przyczynia się z pewnością wzrost świadomości korzyści możliwych do osiągnięcia przy ich zastosowaniu. Coraz więcej firm ma problemy z utrzymaniem integralności danych rozproszonych po różnych miejscach swojej struktury organizacyjnej. W coraz bardziej złożonych i rozbudowanych systemach IT coraz trudniejsze staje się zarządzanie kluczowymi danymi, znajdującymi się w wykorzystywanych w różnych działach aplikacjach lokalnych przy jednoczesnym współdzieleniu tych danych z innymi systemami bądź użytkownikami. Rozwiązaniem problemu może być zarządzanie danymi podstawowymi (Master Data Management). Dane podstawowe to kluczowe dane, które łączą i integrują systemy IT oraz związane z nimi procesy. Właściwe zarządzanie danymi podstawowymi pomaga stworzyć i utrzymywać jednolite spojrzenie na otoczenie biznesowe.

Wdrożenie rozwiązań umożliwiających centralizację zarządzania danymi referencyjnymi pozwala na znaczące uproszczenie i zmniejszenie kosztów związanych ze współpracą różnych działów biznesowych i różnych systemów informatycznych. Poprzez zintegrowanie danych podstawowych uzyskuje się jednolity obraz klientów, produktów, dostawców, pracowników itp. Narzędzia z grupy MDM zapewniają spójność informacji we wszystkich procesach biznesowych oraz systemach informatycznych, dają dostęp do danych w sposób scentralizowany. Przyczyniają się także do integracji homogenicznych i heterogenicznych środowisk IT. To z jednej strony usprawnia proces podejmowania decyzji, a z drugiej - wpływa na obniżenie kosztów pozyskiwania i przetwarzania informacji oraz obsługi IT.