Pięć zasad udanego wdrożenia

Wdrożenie, niezależnie od tego jakiego systemu dotyczy to poważna zmiana dla organizacji biznesowej i środowiska IT. Wobec tego prace wdrożeniowe powinny być realizowane w jasny i usystematyzowany sposób. Oto pięć zasad udanego wdrożenia systemu biznesowego.

1 Określ cele wdrożenia i oczekiwane funkcjonalności

Analiza potrzeb biznesowych i precyzyjne określenie celów, jakie powinien spełniać system ERP jest pierwszym krokiem do skutecznego wdrożenia. Im lepiej przeprowadzona analiza poprzedzająca, tym większe szanse powodzenia całego projektu i maksymalizacji korzyści. Poza tym, prawidłowe określenie doraźnych i długofalowych celów wdrożenia systemu ERP zdecydowanie ułatwia wybór odpowiedniego oprogramowania. Warto zwrócić szczególną uwagę na długofalowe efekty wykorzystania zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie, który nie powinien być środkiem realizacji doraźnych potrzeb. Na tym etapie powinny też zostać ustalone zarysy budżetu projektu.

2 Wyznacz lidera i skład zespołu

Prawidłowo przeprowadzone wdrożenie jest wspólną inicjatywą dwóch zespołów - konsultantów i użytkowników. Aby obie te grupy mogły ze sobą efektywnie współpracować, w każdej z nich potrzebna jest jedna osoba, odpowiedzialna za podejmowanie ostatecznych decyzji. Rolą lidera w wewnętrznym zespole jest godzenie sprzecznych potrzeb zgłaszanych przez grupy użytkowników, z możliwościami organizacji oraz nadzorowanie przebiegu wdrożenia z biznesowego punktu widzenia.

3 Najpierw system, potem dostawca

W polskich firmach głównym czynnikiem decydującym o wyborze systemu ERP jest jego cena. Tymczasem podczas jego wyboru należy przede wszystkim zwrócić uwagę na możliwości wykorzystania proponowanego oprogramowania w konkretnej sferze działalności. Istotna jest również elastyczność platformy i swoboda jej rozbudowy w przyszłości. Jeśli zaś chodzi o wybór partnera wdrożeniowego, to podstawowym kryterium powinny być posiadane referencje w określonej branży oraz - wynikająca z nich - znajomość specyficznych potrzeb dla procesów biznesowych i metodyki wdrożenia.

4 Ustal plan wdrożenia i przestrzegaj go

Wdrożenie systemu obejmującego wiele procesów biznesowych wymaga zmian nie tylko w środowisku IT, lecz także w sposobie działania ludzi tworzących organizację. Takie zmiany wymagają zaś czasu. Czasochłonne oraz wymagające staranności i dokładności analiza potrzeb i procesów biznesowych, implementacja nowych funkcjonalności, czy szkolenia. Ustalenie zbyt krótkiego i niemożliwego do zrealizowania harmonogramu może prowadzić do niepotrzebnego zakłócania procesów wdrożeniowych i negatywnej motywacji zaangażowanych osób.

5 Prognozuj potrzeby i rozwijaj system

Systemy ERP z biegiem czasu stają się filarami działalności wielu firm. Praca niektórych działów, a nawet realizacja nowych procesów biznesowych może być mocno utrudniona lub wręcz niemożliwa, jeśli na drodze staną ograniczenia funkcjonalności lub licencji. Z tego powodu duże znaczenie mogą mieć także działania wyprzedzające, w tym planowanie rozbudowy środowiska IT równolegle z rozwojem firmy.