Budżet wg nowego wzoru

Konsolidacja informacji z rozproszonych systemów to jedno z podstawowych wyzwań, z którym borykają się dziś największe firmy. Bank Gospodarki Żywnościowej rozwiązał ten problem dzięki wdrożeniu systemu klasy Corporate Performance Management.

Konsolidacja informacji z rozproszonych systemów to jedno z podstawowych wyzwań, z którym borykają się dziś największe firmy. Bank Gospodarki Żywnościowej rozwiązał ten problem dzięki wdrożeniu systemu klasy Corporate Performance Management.

Wdrożenie przez Bank BGŻ systemu MPC dostarczonego przez firmę Codec Systems wykorzystywanego do raportowania i kontroli zarządczych informacji finansowych wymagało jego integracji z 30 różnymi źródłami danych w tej instytucji. W wyniku projektu bankowi udało się stworzyć platformę, która przetwarza i dystrybuuje informacje dotyczące m.in. szeregu miar przychodowych, kosztowych, nakładów inwestycyjnych i wolumenów niezbędnych do zarządzania tak dużą i rozproszoną terytorialnie instytucją finansową.

Wszystkie dane naraz

System automatycznie agreguje i przetwarza dane. Dzięki temu nowe dane w raportach mogą być wprowadzane na bieżąco, a sam proces raportowania wyników finansowych uległ znacznemu skróceniu. Wszystkie szczegółowe informacje zarządcze są dostępne online dla użytkowników końcowych. "To ogromna zmiana jakościowa. Do tej pory wielu pracowników korzystało z Excela, który jest świetnym narzędziem do szacowania danych i tworzenia modeli, jednak nie sprawdza się w raportowaniu olbrzymiej ilości informacji dla wielu odbiorców, gdyż zwykle okazuje się, że każdy z uczestniczących w procesie ma nieco inne liczby" – mówi Mariusz Ziemba, menedżer projektu wdrożenia systemu MPC z Departamentu Controllingu i Planowania Finansowego Banku BGŻ.

Pracownicy całego banku nie muszą już analizować przychodów i kosztów w oparciu o różne systemy. Mają łatwy dostęp do jednego rozwiązania, w którym znajdują wszystkie dane potrzebne do analizy efektywności banku i jego szczegółowych wyników finansowych. System MPC dostarcza raporty z danymi dotyczącymi kosztów, do poziomu pojedynczego księgowania i wraz z interaktywnym raportowaniem drill down oraz przychodów z uwzględnieniem pozycji wynikowych banku, linii biznesowych, produktów, segmentów klientów, z podziałem na starych i nowych klientów banku. Każdy z użytkowników może korzystać bądź z gotowych raportów, bądź też tworzyć i archiwizować je samemu w tym, udostępniać raporty dla innych użytkowników.

Znamy każdy detal

Rozwiązanie wdrożone przez Bank BGŻ pełni równocześnie funkcje Excutive Information System (EIS) oraz jest warstwą raportową dla wdrożonego w Banku BGŻ w 2006 r. systemu MIS (Management Information System), który zawiera dane o poszczególnych transakcjach i jest podstawą, ale nie jedynym źródłem zasilania systemu MPC. System usprawnił proces zarządzania. Pozwala na konstruowanie szczegółowych planów przychodów, kosztów i nakładów inwestycyjnych dla każdego oddziału i jednostki organizacyjnej w banku i następnie na raportowanie realizacji tych planów. Pozwala na automatyczne uzyskiwanie raportów dla wszystkich kategorii przychodów, kosztów i nakładów inwestycyjnych, wraz z prezentacją wolumenów i poziomów marży.

Daje pracownikom solidne i wiarygodne podstawy do decyzji zarządczych. Skonsolidowane na poziomie całego banku dane są podstawą do bieżących analiz efektywności poszczególnych oddziałów, czy produktów. Wiedza ta pozwala analizować udział oddziałów, regionów, produktów i segmentów klientów w rzeczywistych wynikach osiąganych przez Bank Gospodarki Żywnościowej. Stanowi to solidne podstawy do wdrażania systemów motywacyjnych dla dyrektorów oraz pracowników całego banku włączając w to oczywiście sieć oddziałów. System wspiera codzienną pracę operacyjną. „Jak to podczas wewnętrznego spotkania ujął jeden z pracowników, skończyły się dyskusje o poprawności danych i zaczęliśmy rozmawiać o tym, co należy zrobić” – mówi Mariusz Ziemba.

System MPC, dostępny online z poziomu przeglądarki internetowej, jest wykorzystywany w centrali, 16 centrach regionalnych i ponad 200 oddziałach na terenie Polski. Z rozwiązania Codec Systems korzysta ok. 600 użytkowników indywidualnych m.in. przedstawicieli ścisłej kadry zarządzającej, analityków i kontrolerów finansowych, szefów projektów i pionów bankowości, opiekunów obszarów oraz pracowników z wojewódzkich centrów regionów i wreszcie pracowników ponad 200 oddziałów banku. Codziennie do systemu loguje się i pracuje w oparciu o znajdujące się tam dane ok. 50 osób. Każdy z użytkowników ma indywidualnie ustawiony poziom uprawnień do danych.

Budżet od nowa

Wdrożenie systemu MPC zbiegło się w czasie ze zmianą modelu budżetowania. System MPC znacznie usprawnił proces budżetowania i planowania i jednocześnie daje wiarygodne informacje o parametrach wykonania budżetu, co jest pomocne przy jego tworzeniu w kolejnych okresach. "Osiągnęliśmy cel, bank dziś widzi dokładnie zarówno swoje cele finansowe, jak i wyniki, a każdy z upoważnionych pracowników banku może w łatwy sposób dokonać weryfikacji i analizy tych informacji" – mówi Mariusz Ziemba.

System przyniósł też ogromną oszczędność czasu. Pracownicy banku mniej go poświęcają na gromadzenie i konsolidację danych, a więcej na analizę wyników finansowych i podejmowanie decyzji biznesowych. Kadra menedżerska zdobyła narzędzie do szybkiej analizy postępu realizacji strategii banku. System wspomógł kierownictwo przy wprowadzaniu nowej kultury organizacyjnej opartej na czytelnym komunikowaniu celów, przekładanych później na konkretne działania i oczekiwania wobec pracowników