5 zasad harmonijnych relacji

IT musi być partnerem biznesu. Oznacza to otwartość na jego potrzeby i umiejętne zarządzanie relacjami z klientami wewnętrznymi. Zarówno podczas oceny inicjatyw, na etapie realizacji projektu, jak i po przekazaniu systemu do eksploatacji i uczynieniu z niego standardowej usługi.

IT musi być partnerem biznesu. Oznacza to otwartość na jego potrzeby i umiejętne zarządzanie relacjami z klientami wewnętrznymi. Zarówno podczas oceny inicjatyw, na etapie realizacji projektu, jak i po przekazaniu systemu do eksploatacji i uczynieniu z niego standardowej usługi.

Niestety współpraca biznesu z IT zwykle jest związana z wieloma problemami. Brak spójnej strategii. Niezrozumienie potrzeb drugiej strony. Wzajemne lekceważenie kompetencji. Co zatem zrobić, aby współdziałanie pomiędzy biznesem i IT na każdym z tych etapów było harmonijne? Oto rady, jakich udzielili nam doświadczeni menedżerowie IT.

1 Stwórzwspólny język

IT musi znaleźć lub wykreować wspólny język z biznesem. Musi on być spójny i precyzyjnie opisywać zarówno oczekiwania biznesu pod względem systemów i usług, jak i parametry ich dostarczania przez IT. Jak go opracować? Przede wszystkim poprzez cykliczny kontakt IT z działami biznesowymi. Hubert Meronk CIO w PLL LOT nazywa to "regułą konsekwencji". "To cykliczne angażowanie dyrektorów lub kierowników w opiniowanie pracy informatyki oraz potrzeb biznesu, jeszcze zanim pojawią się problemy lub trudności" - podkreśla.

To wciąż odpowiedzialność, która spoczywa przede wszystkim na dziale IT. Stąd wykorzystywany w wielu firmach pomysł stworzenia w obrębie IT specjalnego stanowiska account managerów, czy też emisariuszy potrzeb, którzy stale uczestniczą w spotkaniach biznesu i wychwytują trudności, które można szybko usprawniać dzięki informatyce. To na nich spoczywa ciężar odpowiedzialności za jakość komunikacji pomiędzy IT i wszystkimi działami biznesowymi.

2 Bądź efektywny

Nic tak nie służy współpracy, jak... sukces. "Sukces można zaplanować" - przekonuje Mateusz Stefański, dyrektor ds. systemów informatycznych w Ruchu, a wcześniej m.in. szef IT w PKN Orlen. Właśnie dlatego zawsze powtarza kierownikom projektów, aby prowadzili je tak, by w każdym z etapów mogli wykazywać się widocznymi efektami biznesowymi, usprawnieniami w codziennym funkcjonowaniu organizacji. Wymaga to z jednej strony efektywnej pracy, a z drugiej... umiejętnego zarządzania harmonogramami projektów.

Do zrealizowania szybkich efektów (quick wins) świetnie bowiem nadają się zadania, których cel został przeszacowany. Realizacja zadania w czasie krótszym od założonego stwarza w biznesie poczucie sprawnego IT. Efektywność wymaga, aby sukces był szybki i widoczny. Wielu szefów IT trafiających na nowe stanowisko na celownik bierze najpierw dział Help Desk. Dlaczego? "To najlepsza wizytówka dla IT, którą widzi biznes i na którą statystycznie najwięcej narzeka" - mówi Hubert Meronk. Najszybciej więc dostrzeże każdą pozytywną zmianę.

3 Bądź przydatny

Jednym z pierwszych zadań, których podjął się Hubert Meronk w PLL LOT była pomoc w renegocjacji i konsolidacji kontraktów podpisanych przez działy biznesowe. Pozwoliło to na lepsze poznanie potrzeb biznesu. Przede wszystkim jednak pomogło biznesowi w dostrzeżeniu w IT wartościowego partnera, którego kompetencje wykraczają poza "bity i bajty". W ten sposób można zmienić również wizerunek informatyki, który najczęściej kojarzy się tylko z kosztami i wydatkami. Dodatkowe zaangażowanie biznesu w proces przygotowań negocjacyjnych z kontrahentami, dostawcami usług ma niebagatelną wartość w budowaniu relacji IT - biznes.

4 Doceń partnerów

Jaką cechę wspólną ma wszystkich kilkudziesięciu laureatów naszego konkursu Lider Informatyki? Każdy z nich zawsze zgodnie podkreślał rolę, jaką w osiągnięciu sukcesu odegrał biznes i kierownictwo. Warto zatem pamiętać o tym, że maksyma o "sukcesie, który ma wielu ojców" sprawdza się doskonale także w relacjach IT-biznes i doceniać rolę biznesu w każdym z realizowanych przedsięwzięć, nawet jeśli jego wkład w całe przedsięwzięcie jest z początku ograniczony. Taka zachęta ośmieli biznes do większego zaangażowania. Przekona ich, że ścisła współpraca z IT nie jest stratą czasu. Wręcz przeciwnie - pozwala na osiągnięcie szybkiego, efektownego i wymiernego biznesowo sukcesu.

5 Myśl długofalowo

Wreszcie najważniejsze. O budowaniu relacji pomiędzy biznesem i IT myśl długofalowo, w horyzoncie 1-3 lat. Pokaż biznesowi, że masz wizję i strategię, mającą na celu jakościową zmianę relacji oraz narzędzia statystyczne, które mogą pomóc w ustawicznym diagnozowaniu problemów. Że priorytetem jest doprowadzenie do jedności celów biznesu i IT w strategii informatyzacji oraz realizacji celów biznesowych i że masz plan sukcesywnego zjednywania sobie kolejnych działów biznesu do budowania relacji oraz bliskiej współpracy na poziomie koncepcji. Nawet jeśli nie będzie ci dane doprowadzenie do końca wszystkich planów, zostaniesz zapamiętany jako ten, który wreszcie chciał coś zmienić. Zdobycie takiej opinii jest bezcenne i może pomóc w osiągnięciu sukcesu w każdej firmie.