Jak wybrać system BI

Kadra kierownicza każdej firmy, niezależnie od jej wielkości, aby podejmować trafne decyzje, musi otrzymywać informację właściwą, prawdziwą, aktualną i dla niej istotną.

Kadra kierownicza każdej firmy, niezależnie od jej wielkości, aby podejmować trafne decyzje, musi otrzymywać informację właściwą, prawdziwą, aktualną i dla niej istotną.

Wartość informacji ekonomicznej jest największa w ściśle określonym momencie i wraz z upływem czasu szybko się dewaluuje, aż do całkowitej bezużyteczności. Jeśli zatem kadra kierownicza we właściwym momencie uzyska cenne dla niej informacje - zarówno o działalności przedsiębiorstwa, jak i o istotnych parametrach jego otoczenia - to może szybciej zareagować na nadarzające się szanse na konkurencyjnym rynku i zagrożenia mogące zachwiać funkcjonowaniem firmy.

Źródło informacji

Podstawą otrzymywania informacji potrzebnej do podejmowania decyzji są dane pochodzące z istniejących w firmach zróżnicowanych tematycznie aplikacji umożliwiających coraz sprawniejsze zbieranie i agregację danych. Fakt dysponowania danymi, których ilość w każdym przedsiębiorstwie systematycznie rośnie, nie przekłada się jednak bezpośrednio na jego sukces na konkurencyjnym rynku. Jest ich wiele i często bez zastosowania odpowiednich rozwiązań informatycznych są prawie bezużyteczne w kontekście wspomagania procesu podejmowania decyzji (zwłaszcza średnio- i długookresowych).

Efektywne wsparcie kierownictwa przez system informatyczny występuje nie wtedy gdy dostaje ono coraz więcej różnorodnych standardowych raportów, ale wówczas gdy informacje, które są potrzebne, są udostępniane we właściwym momencie i w odpowiedniej postaci. Kadra kierownicza powinna zatem otrzymywać tylko te informacje, które są dla niej unikatowe i nowe oraz niezbędne w procesie decyzyjnym. W przeciwnym razie może powstać tzw. szum informacyjny. W praktyce nadmiar informacji może być tak samo szkodliwy, jak jej niedobór. Przed problemem stworzenia dobrego systemu raportów analitycznych i dystrybucji informacji stoi większość przedsiębiorstw.

Odpowiedzią na te potrzeby kadry kierowniczej w zakresie uzyskiwania potrzebnych informacji w odpowiednim czasie są rozwiązania informatyczne budowane według koncepcji Business Intelligence (BI), które - najkrócej charakteryzując - umożliwiają łączenie, selekcję i czytelną prezentację informacji (wiedzy) pochodzącej z różnych źródeł (w tym i zewnętrznych) dla konkretnych dziedzin działalności gospodarczej przedsiębiorstwa. Koncepcja BI jest niezależna od platformy sprzętowej, systemu operacyjnego oraz bazy danych. Informacje potrzebne do analiz mogą pochodzić z wielu różnych systemów informatycznych funkcjonujących w przedsiębiorstwie.

Podejście do analizy

Jednak wybór aplikacji klasy BI, zwłaszcza dla małych i średnich firm, nie jest prosty choćby ze względu na fakt, że firmy informatyczne w tym obszarze dostarczają rozwiązania zawierające różne narzędzia i różną funkcjonalność. Jest to konsekwencja dwóch podejść do interpretacji koncepcji BI. Pierwsze - wąskie - gdzie rozwiązanie klasy BI jest identyfikowane tylko z aplikacjami (często dziedzinowymi) umożliwiającymi zaawansowaną analizę danych. Drugie zaś - szerokie - w którym obok wspomnianej klasy rozwiązań, wskazuje się również konieczność zaimplementowania m.in. hurtowni danych, narzędzia data mining czy też portalu korporacyjnego.

Firma decydująca się na wdrożenie rozwiązania klasy BI, powinna zastanowić się nad kompleksowym rozwiązaniem, które zapewni nie tylko narzędzia do wieloprzekrojowych analiz danych, lecz także pozwalające na przygotowanie oraz poprowadzenie tych analiz. Pogląd, że wystarczy tylko zgromadzić dane i "kupić" aplikację analityczną, żeby decydenci mogli zdobywać wiedzę o przedsiębiorstwie, jest nierealistycznym spojrzeniem na rozwiązania klasy BI.

Kierownictwo wielu firm staje przed problemem: czy musimy i czy warto inwestować w rozwiązanie analityczne typu BI. Jest to trudne pytanie, zwłaszcza dla kadry kierowniczej małych i średnich firm, choćby ze względu na - często niemałe - koszty związane z takim przedsięwzięciem. Udzielenie odpowiedzi na tak postawiony problem wymaga rozpatrzenia trzech zagadnień, tj. (1) czy istnieje konieczność wdrażania systemu BI w danym przedsiębiorstwie, (2) jakie wybrać rozwiązanie oraz (3) jaki jest rachunek efektywności ekonomicznej takiej inwestycji. Przyjrzyjmy się bliżej wymienionym kwestiom.

Po co system BI?

Decyzja o zaimplementowaniu systemu BI w przedsiębiorstwie jako rozwiązaniu dostarczającego informacji przekrojowej, wielodziedzinowej o gwarantowanej jakości i dostępności, powinna wynikać z rzeczywistych potrzeb kadry kierowniczej i znajdować się w kręgu ich zainteresowań. W pierwszym rzędzie należy ustalić, jakie informacje są ważne dla przyszłych użytkowników, które z nich są najważniejsze, jak szczegółowe informacje będą potrzebne, jak często analizy powinny być wykonywane itd. Następnie należy wybrać odpowiednią metodę ich pozyskania, jako wiarygodną i prawdziwie oddającą ekonomiczną rzeczywistość.