Jajko Kolumba

Do sprawnego i skutecznego przeprowadzenia informatyzacji państwa wystarczy przyjęcie kilku modelowych rozwiązań, wspólnych dla całej administracji.

Do sprawnego i skutecznego przeprowadzenia informatyzacji państwa wystarczy przyjęcie kilku modelowych rozwiązań, wspólnych dla całej administracji.

Co najmniej od 1991 r. stopień informatyzacji państwa limituje sprawność i skuteczność działania administracji. Od dawna bowiem wiadomo, że rządzi ten, kto ma prawdziwą informację i potrafi ją umiejętnie wykorzystać w procesie podejmowania decyzji. Warto więc mieć dzisiaj skutecznie działające systemy informatyczne. Argumentów na poparcie tej tezy dostarczyły już dobitnie skutki rozszyfrowania Enigmy, gdy właśnie rodziła się informatyka i komputery.

Od roku 1991 dyskusje między informatykami miast metropolitarnych o konieczności integracji rozwiązań informatycznych nie przyniosły, poza nieformalną wymianą doświadczeń, żadnych konkretnych, systemowych efektów. A przecież w samorządzie, w jednostkach o podobnej wielkości, zadania do rozwiązania są niezwykle podobne. Jeżeli zakres działania podmiotów administracji publicznej da się wyskalować na 5 stopni wielkości i 3 stopnie szarości, to okaże się, że mamy do rozwiązania 15, z wyjątkami może 30 projektów modelowych. Wśród nich są stałe zadania, takie jak: system finansowo-księgowy (razem z kadrami, płacami, środkami trwałymi itp.), obieg dokumentów (z BIP-em, podpisem elektronicznym), strona intra- i internetowa oraz kilka innych zadań specjalnych.

Jeszcze prościej można wyskalować zakres i kompetencje wydziałów, departamentów i referatów informatyki urzędów w zakresie obsługi informatycznej i bezpieczeństwa informacji. Kierownik jednostki organizacyjnej, help desk, administrator bezpieczeństwa, wdrożeniowcy i administratorzy, to główni członkowie zespołów IT. Najważniejsze ich zadania to utrzymanie usług informatycznych oraz zaplanowana modernizacja i rozbudowa.

I nie potrzeba, tak naprawdę, nic więcej poza standaryzacją rozwiązań finansowo-księgowych i obiegu dokumentów oraz przyjęciem zasady stosowania informatyki jako uniwersalnego środka na wszelkie problemy informacyjne administracji. Do tego jeszcze niezbędne by było forum wymiany doświadczeń między zaangażowanymi w informatyzację sektora publicznego oraz platforma doskonalenia jakości zarządzania w celu promowania modeli dojrzałości organizacyjnej i funkcjonalnej.

Standardy i usługi

Zakres oszczędności, jaki mogłyby przynieść standaryzacja i integracja, jest trudny do oszacowania, głównie z powodu braku metody dokonania analizy. Faktyczny zakres korzyści jest prawdopodobnie jeszcze większy niż nasze wyartykułowane potrzeby. Korzyści dodatkowe to synergiczne zmniejszanie niekorzystnych, niespodziewanych sytuacji w przetargach oraz przyspieszenie efektów informatyzacji.

Duże projekty informatyczne najczęściej kończą się niepowodzeniem z powodu braku zaangażowania szefów firm zamawiających rozwiązania. Powstały standardy prowadzenia projektów, które zapobiegają wielu zagrożeniom, ale ciągle są za rzadko u nas stosowane.

Jako pozytywny przykład można przytoczyć proces informatyzacji w Wlk. Brytanii. Office of Governance Commerce jest instytucją tworzącą i rozwijającą standardy, takie jak Prince2, ITIL czy BS 7799, które mogą być z powodzeniem zastosowane również na polskim gruncie. Wydają się wystarczającą i sprawdzoną metodą przecięcia węzła niemożliwości w polskiej informatyzacji, nazywanego terroryzmem zaniechania.

Sytuacja u nas wygląda tak, że znamy problem, wiemy, jak go rozwiązać - "trzeba jajko postawić pionowo", czyli zdefiniować rolę standardów w informatyce dla administracji publicznej. Brakuje nam Kolumba, który ponownie odkryje Amerykę.

Przy okazji definicji usług administracji pojawia się jednak kolejna zagadka, którą trzeba rozwiązać: kto jest, tak naprawdę, odbiorcą usług informatycznych administracji, czyli kto jest klientem ITIL-owym. Dotychczas był on niejasno określany w sektorze publicznym. Raz był to kierownik jednostki, raz dyrektor wydziału, np. oświaty, innym razem każdy pracownik dowolnego wydziału posiadający służbowy komputer.

A może jest to obywatel, mieszkaniec, podatnik, który ze swoich podatków opłaca prezydenta miasta i urzędnika? A urząd i prezydent mają mu zagwarantować właściwą obsługę spraw, na miarę wyzwań i potrzeb XXI wieku. A jeżeli ta obsługa zależy od jakości organizacji służby informatycznej, to może warto w nią odpowiednio zainwestować.

Patrząc na problem informatyzacji, trzeba pamiętać, że najważniejsi są ludzie - jako odbiorcy usług i jako ich dostawcy, funkcjonujący w określonym systemie organizacyjnym. Ważny jest też właściwy, precyzyjny język nazywania problemów. Reszta, przy zagwarantowaniu minimalnego poziomu procesowego zarządzania jakością, wydaje się nie tyle kwestią pieniędzy, ile technicznej i organizacyjnej inteligencji. W świecie anglojęzycznym nazywane jest to "IT Governence", co można interpretować jako "kulturę informatyczną", czy też techniczną. A kultura lubi standardy i jasne reguły postępowania, by uniknąć niejednoznaczności i nieporozumień.

I jeszcze jedna ważna rzecz dla kultury informacyjnej społeczeństwa. Coraz bardziej dotkliwie odczuwany jest brak programów popularyzujących wykorzystanie informatyki w życiu społecznym. Brakuje ewidentnie propozycji na kształt dawnego programu telewizyjnego SONDA, który informowałby, jakie są rzeczywiste możliwości wykorzystania informatyki przez zwykłego zjadacza chleba. Bo dużo rozwiązań jest już gotowych, a wiele nieporozumień wynika z braku dostępu do wiedzy o tym, jak z nich korzystać. Kwestią kultury informacyjnej jest też możliwość powiadamiania użytkowników o zachodzących zmianach.

Ładysław Milancej jest doradcą technicznym Najwyższej Izby Kontroli.