Czy już czas na Office 2007?

Czy po roku od premiery Office 2007 warto przejść na ten pakiet? Oznacza to bowiem nie tylko koszty zakupu licencji, ale i migracji danych oraz szkoleń pracowników.

Czy po roku od premiery http://www.pcworld.pl/porady/1329 (na siłę zamiast downloadu)" target="_blank" class="link" title="Office 2007">Office 2007 warto przejść na ten pakiet? Oznacza to bowiem nie tylko koszty zakupu licencji, ale i migracji danych oraz szkoleń pracowników.

Zasadnicza zmiana formatu dokumentów i przejście na Open XML może przysporzyć problemów i być źródłem dodatkowych kosztów w przypadku migracji do Microsoft Office 2007. Warto zdawać sobie z tego sprawę i pamiętać, by w ewentualnych planach aktualizacji zarezerwować środki finansowe na analizę oraz przeprowadzenie procesu konwersji dokumentów i plików.

Kalkulacje potrzeb i kosztów

Pierwszym wydatkiem, jaki należy ponieść, są koszty zakupu licencji. Microsoft wprowadził szeroki wachlarz wersji, są to m.in. Standard, Small Business, Professional, Ulimate, Professional Plus i Enterprise. Ich ceny są niestety wciąż relatywnie wysokie, zwłaszcza biorąc pod uwagę specyfikę polskiego rynku, dlatego warto starannie przeanalizować potrzeby firmy przed podjęciem decyzji o zakupie. Niektóre, w szczególności niewielkie, przedsiębiorstwa mają bowiem wybór - ich wymagania mogą często zaspokoić dostępne na rynku darmowe lub tańsze (przy zakupie wsparcia technicznego) pakiety aplikacji, takich jak OpenOffice.

Z punktu widzenia przedsiębiorstw, które mają infrastrukturę opartą na Windows i wykorzystują aplikacje Microsoft Exchange, SharePoint, a może także pakiety ERP lub CRM tego producenta, Office 2007 może być atrakcyjnym wyborem. Bo choć funkcjonalność Worda lub Excela nie uległa wielkim zmianom i ulepszeniom w porównaniu z wcześniejszymi wersjami, a pod tym względem Open Office i jego różne wersje też nie różnią się zasadniczo, to zintegrowane mechanizmy pracy grupowej, wymiany informacji, dokumentów i plików są poważnym atutem Office.

Integracja napędza sprzedaż

Trudno wątpić, że Microsoft przywiązuje dużą wagę do zapewnienia dobrej współpracy między swoimi programami, bo to zwiększa sprzedaż jego produktów. Jeśli użytkownik zdecyduje się na zakup jednej aplikacji, to aby w pełni wykorzystać jej możliwości, jest prawdopodobne, że zdecyduje się na zakup kolejnego produktu Microsoft.

Dlatego wsparciem dla sprzedaży Office 2007 (i na odwrót) są Office Communications Server 2007, Microsoft Office SharePoint 2007 lub serwer Exchange 2007. Jeśli firma zdecyduje się na wdrożenie któregoś z tych rozwiązań, to migracja również do nowej wersji Office 2007 będzie konieczna, aby w pełni wykorzystać możliwości nowych systemów serwerowych.

Obecnie wciąż najpopularniejszym na rynku pakietem jest Office 2003, a firmy, które nie zamierzają w najbliższym czasie aktualizować swoich systemów serwerowych, mogą sobie dobrze radzić, wciąż wykorzystując tylko tę starszą wersję oprogramowania biurowego, bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Ale będzie tak tylko do czasu, dopóki większość ich partnerów biznesowych lub najważniejsi kooperanci nie przeprowadzą aktualizacji swoich systemów IT.

Kosztowna migracja

Niestety, jest też druga strona medalu. Chyba każdy menedżer IT z rezerwą podchodzi do koncepcji zmiany stosowanej w firmie platformy, bo to z reguły wiąże się z dużymi kosztami i przysparza problemów (nie przypadkowo, zarówno Microsoft, jak i IBM oferują bezpłatnie zaawansowane pakiety narzędzi i wsparcie techniczne dla użytkowników, którzy chcą migrować z Lotus Notes do Exchange lub na odwrót). Ale również w przypadku utrzymania tej samej platformy i migracji jedynie do nowej wersji oprogramowania, trudno uniknąć dodatkowych, poza licencjami, kosztów i problemów.

Chyba najbardziej ryzykowną i generującą największe koszty jest operacja migracji danych do nowego formatu, co jest niestety niezbędne w przypadku Office 2007. Już samo przenoszenie, obsługa czy zarządzanie danymi, przechowywanymi w zwykłych plikach tekstowych, może wiązać się z koniecznością dużych nakładów finansowych oraz licznymi trudnościami, a w wypadku Office 2007 mamy do czynienia z zupełnie nowym formatem dokumentów. Trudno ogólnie określić, jak wysokie są to koszty, bo zależą one od indywidualnej infrastruktury IT, wykorzystywanej w przedsiębiorstwie. Można jednak skorzystać z opinii i doświadczeń firm specjalizujących się w migracji dokumentów.

Przykładem takiej firmy jest Converter Technology, która specjalizuje się właśnie w migracji dokumentów do nowszych wersji pakietu Office. Zdaniem jej przedstawicieli, przeciętnie ok. 20% dokumentów w firmach wymaga przeprowadzenia konwersji formatów, pozostałe można pozostawić bez modyfikacji lub usunąć, bo są to dokumenty nieużywane lub w ogóle niepotrzebne. Rob McWalter, dyrektor Converter Technology ocenia, że na jeden komputer wykorzystywany w przedsiębiorstwie średnio przypada 5 dokumentów, które wymagają zmiany formatu.

Warto także pamiętać, że od strony technicznej transfer plików Word lub prezentacji PowerPoint stanowi znacznie mniejszy problem niż migracja arkuszy kalkulacyjnych Excel oraz baz Access. Bo w przypadku tych ostatnich istotnie wzrasta nie tylko liczba danych, które trzeba przetworzyć, ale również ich znaczenie dla firmy, a więc konieczność starannej kontroli integralności informacji. Oprócz tego, takie dokumenty często zawierają zaszytą w skryptach VBA (Visual Basic for Applications) logikę biznesową. Mogą się zdarzyć sytuacje, w których zautomatyzowana konwersja nie jest możliwa i trzeba najzwyczajniej ręcznie przepisać skrypty. Im większe jest przedsiębiorstwo, tym oczywiście większa skala tego problemu.