Metodyczny elementarz

Wszyscy mówią dziś o nadzorze IT (IT Governance) i metodykach związanych zarówno z zarządzaniem projektami (PRINCE2, PMBOK), jak i zarządzaniem procesowym (ITIL, CMMI, SIXSIGMA,), czy zarządzaniem jakością (ISO). Każda z nich dotyka nieco innej sfery działalności, ma mocne i słabe strony. Którą z nich wybrać? Oto autorski przegląd najpopularniejszych metodyk.

Wszyscy mówią dziś o nadzorze IT (IT Governance) i metodykach związanych zarówno z zarządzaniem projektami (PRINCE2, PMBOK), jak i zarządzaniem procesowym (ITIL, CMMI, SIXSIGMA,), czy zarządzaniem jakością (ISO). Każda z nich dotyka nieco innej sfery działalności, ma mocne i słabe strony. Którą z nich wybrać? Oto autorski przegląd najpopularniejszych metodyk.

Wolny rynek wymaga ciągłego, coraz szybszego wdrażania nowych usług i produktów. Dziś nie wystarczy być szybszym od innych. Trzeba być jeszcze tańszym, efektywniejszym. Przede wszystkim jednak należy zapewnić klientom właściwy poziom utrzymania, a więc wsparcia i serwisu posprzedażnego.

PRINCE2Stawia to przed współczesnymi organizacjami nie lada wyzwanie. Co zrobić, aby być lepszym? Dostęp do technologii wszyscy mają porównywalny. Co może być tym elementem, który zapewni nam przewagę? Co pomoże nam przyciągnąć klientów do nas, a nie do naszej konkurencji? To tylko kilka z całej gamy pytań, które stawiają sobie dziś zarządzający w firmach. I to nie tylko ci odpowiadający za biznes. Coraz częściej stawiają je także szefowie działów informatyki. Czy potrafimy na nie odpowiedzieć jednoznacznie? Jeśli wszyscy korzystamy z tych samych technologii, w czym powinniśmy upatrywać źródeł przewagi? W jej osiągnięciu mogą nam pomóc odpowiednio wprowadzone modele i metodyki operacyjne.

Trudny wybór

Któż z nas nie słyszał o ITIL, SLM, CMMI, PRINCE2, PMBoK, SixSigma, TCO, czy wreszcie ISO (od serii 9000, poprzez 15000, 20000, aż po 27000). Chcąc osiągnąć przewagę konkurencyjną, nie wystarczy "przeprowadzić wdrożenia" metodyki. Wybór musimy poprzedzić głęboką analizą.

Właściwa metodyka dla jednej organizacji nie musi być przecież najlepszym wyborem dla drugiej, nawet jeśli są one do siebie bardzo podobne. Ta "wybrana" powinna być skrojona i dopasowana do naszej organizacji, procesów w niej przebiegających, innych wdrożonych metodyk itd.

PMBoKJak w takim razie dokonać wyboru? Najlepiej poznać wszystkie najbardziej uniwersalne i przygotować najlepszy dla nas zestaw. W ten sposób na koniec dnia będziemy mieli 100% ITIL albo 20% ITIL, 50% SLM i 30% PRINCE2. Uzyskamy jednakże unikalny zestaw instrukcji, który będzie w pełni odpowiadał wyzwaniom, przed którymi staje organizacja, wzmacniał jej atuty i pomagał usprawnić "słabe strony". Niewłaściwy wybór na początku drogi może jednak oznaczać wprowadzenie nieodwracalnych i negatywnych w skutkach zmian w organizacji.

Mówiąc o organizacji IT warto uświadomić sobie, że realizuje ona co najmniej dwa podstawowe procesy: rozwój, a więc działania odpowiedzialne za przygotowanie i uruchomienie produkcyjne nowej usługi lub produktu, oraz utrzymanie, czyli zapewnienie właściwego poziomu świadczenia wytworzonych usług lub produktów po zakończeniu wdrożenia. Co ma wpływ na jakość tych procesów? Oczywiście sprawność w prowadzeniu projektów. Tu pomóc nam mogą metodyki, takie jak: PRINCE2, PMBoK oraz IPMA.

Najpierw realizacja

PMBoK (Project Management Body of Knowledge) jest zbiorem najlepszych praktyk w obszarze zarządzania projektami. Wyodrębnia on 5 grup procesów (dzielących się dalej na 44 procesy): procesy rozpoczęcia (czyli definiowanie i zatwierdzanie projektu); procesy planowania (planowanie projektu, zasobów, harmonogramu, komunikacji, kosztów, ryzyka itd.); procesy realizacji (kierowanie i zarządzanie realizacją projektu, zapewnieniem jakości, dystrybucji informacji itd.); procesy kontroli (monitorowanie i nadzorowanie realizacji); procesy zakończenia (formalna akceptacja produktu).

Całość podzielona jest na 9 obszarów: zarządzanie integralnością projektu; zarządzanie zakresem; zarządzanie czasem; zarządzanie kosztami; zarządzanie jakością; zarządzanie zasobami ludzkimi; zarządzanie komunikacją; zarządzanie ryzykiem; zarządzanie zaopatrzeniem.

IPMAPRINCE2 (Projects in a Controlled Environment, a więc Projekty w Sterowanym Środowisku) nastawiony jest na podejście procesowe w obszarze zarządzania projektami. Definiuje dość szczegółowo osiem procesów (dekomponowanych na wiele podprocesów): strategiczne zarządzanie projektem; planowanie; przygotowywanie założeń projektu; inicjowanie projektu; sterowanie etapem; zarządzanie dostarczaniem produktów; zarządzanie zakresem etapu; zamykanie projektu.

Jednocześnie wprowadza osiem komponentów wykorzystywanych w zarządzaniu projektem: uzasadnienie biznesowe; organizacja; plany; elementy sterowania; zarządzanie ryzykiem; jakość w środowisku projektu; zarządzanie konfiguracją; sterowanie zmianami.

IPMA (International Project Management Association) to standard zarządzania projektami stanowiący swego rodzaju platformę, koncentrującą się na elementach kompetencyjnych.

Sam model rozróżnia 3 podstawowe kompetencje: techniczne (typowe twarde umiejętności - od organizacji projektu, zasobów, zakresu, kosztów, po kontrolę i komunikację); zachowawcze (przywództwo, kreatywność, negocjacje, zarządzanie konfliktami, czy etyką); kontekstowe (aspekty prawne, finansowe, orientacja biznesu, czy projektu), które zawierają 46 elementów składowych.