Procesy od kuchni

Celem trwającego dokładnie 111 dni audytu - przeprowadzonego przez firmę doradczą 4PI - był formalny przegląd procesów w centrali i regionalnych oddziałach NFZ. "Potrzebny był nam obiektywny obraz, który stanowiłby punkt odniesienia dla dalszych działań" - mówi Marek Ujejski, zastępca dyrektora Biura Informatyki w Narodowym Funduszu Zdrowia.

Celem trwającego dokładnie 111 dni audytu - przeprowadzonego przez firmę doradczą 4PI - był formalny przegląd procesów w centrali i regionalnych oddziałach NFZ. "Potrzebny był nam obiektywny obraz, który stanowiłby punkt odniesienia dla dalszych działań" - mówi Marek Ujejski, zastępca dyrektora Biura Informatyki w Narodowym Funduszu Zdrowia.

Dyrektorom NFZ nie zależało jednak na ocenie funkcjonowania poszczególnych komórek. "Audyt miał charakter rekomendacyjny. Jego celem było uzyskanie formalnych podstaw do przyjęcia dalszych wytycznych" - mówi Marek Ujejski.

Bez zaskoczenia

Analiza objęła 27 z 34 wyszczególnionych przez COBIT procesów. Przede wszystkim te, które związane są z planowaniem i organizacją pracy funduszu. Została poprzedzona warsztatami, na których założenia projektu przedstawiono pracownikom regionalnych oddziałów NFZ.

Efekt badania nie był dla przedstawicieli NFZ żadnym zaskoczeniem. Dość wysoką ocenę audytorów uzyskały procesy związane z eksploatacją (1,66 przy skali od 0 do 5). Wynikała ona w dużej mierze z faktu, że szereg procesów w tych obszarach, m.in. inwestycje i wybór dostawców, zgodnie z prawem wymaga ścisłego sformalizowania. Niżej oceniono (1) procesy planowania i organizacji. "Audytorzy zwrócili nam uwagę na fakt, że dojrzałość procesów wymaga objęcia planowaniem strategicznym wszystkich procesów i jednostek w organizacji" - mówi Marek Ujejski.

Nieszczęsny 1%

Audyt wykazał szereg niedostatków w komunikacji pomiędzy działem IT a użytkownikami systemu. "To przede wszystkim wynik ograniczonych zasobów IT" - przyznaje Marek Ujejski. W Biurze Informatyki w centrali Funduszu pracuje dziś 40 osób, w tym tylko 10 w Wydziale Aplikacji! W instytucji o tak skomplikowanych procesach - w dodatku rozproszonej terytorialnie - to zbyt mała grupa. Dotyka to zwłaszcza działań związanych ze szkoleniem użytkowników oraz testowaniem rozwiązań.

Braki kadrowe są częścią szerszego problemu, wynikającego z ograniczeń budżetowych NFZ. Dziś instytucja ta przeznacza na administrację zaledwie 1% obracanych środków. Tymczasem największe światowe instytucje ubezpieczeniowe - za taką należałoby uznać NFZ - wydają na ten cel 4-6%. Nakłady na informatykę stanowią ułamek tego 1%.

Z tego powodu NFZ nie może zaproponować konkurencyjnych stawek dla specjalistów IT i pracuje w stanie permanentnych braków kadrowych. To zmusza do ograniczenia zadań związanych chociażby z komunikacją i budowaniem świadomości użytkowników, co do dalszej strategii budowy rozwiązań IT. Raport audytorów został przedstawiony prezesowi funduszu. "Jego lektura pomogła w uświadomieniu złożoności niektórych procesów, a także dała zobiektywizowany obraz stanu naszej organizacji" - mówi Marek Ujejski