Jedna baza miliony dokumentów

Zarządzanie milionami niezestrukturyzowanych informacji to nie lada wyzwanie, któremu chce sprostać EMC, prezentując nową strategię i plany rozwoju technologii.

Zarządzanie milionami niezestrukturyzowanych informacji to nie lada wyzwanie, któremu chce sprostać EMC, prezentując nową strategię i plany rozwoju technologii.

Nowe rozwiązania i narzędzia umożliwiające zarządzanie treściami i dokumentami niezestrukturyzowanymi zaprezentowały EMC i partnerzy tej firmy podczas konferencji Momentum Europe 2007.

Tematyka prezentacji dotyczyła głównej platformy EMC - Documentum 6, która umożliwia tworzenie baz danych i zarządzanie przechowywanymi w nich dokumentami i informacjami.

Narzędzie to pozwala na zarządzanie plikami niezestrukturyzowanymi, porządkując je i umożliwiając wprowadzenie zasad zarządzania cyklem życia. Możliwe jest także zarządzanie informacjami w kontekście procesów biznesowych.

Oprogramowanie Documentum 6 ułatwia utrzymanie zgodności z przepisami, pozwalając na szybkie odnalezienie - znajdującego się gdzieś w sieci - dokumentu, który może być np. dowodem w sprawie sądowej o niewywiązanie się partnera z umowy.

Igła w stogu siana

Przy systematycznie rosnącej liczbie informacji przechowywanych w zasobach IT przydatność tego typu systemów trudno kwestionować.

Praktycznie w każdej firmie ogromna ilość wiedzy znajduje się w plikach oraz poczcie elektronicznej i załącznikach do wiadomości e-mail. Wszystkie te informacje często znajdują się poza bazami danych i stanowią wiedzę, której z reguły brak narzuconej odgórnie struktury. Są to pliki niezestrukturyzowane. Aby je uporządkować, konieczne są narzędzia, którym będzie można zlecić zadanie przeprowadzenia analizy dokumentów i połączenie ich w odpowiednie wątki.

Opracowuje je dział EMC, który zajmuje się oprogramowaniem Documentum i jest kluczową częścią firmy związaną bezpośrednio z przetwarzaniem informacji.

Obecnie - w ramach systemu Documentum - mogą być przetwarzane praktycznie wszystkie rodzaje informacji, od tradycyjnych dokumentów i wiadomości poczty elektronicznej, przez zmieniające się strony WWW i treści korespondencji wewnątrz komunikatorów internetowych, po treści multimedialne. Treściami tymi można zarządzać przez cały proces ich życia - od wytworzenia elektronicznej informacji (np. zeskanowania dokumentu papierowego) do jej finalnej archiwizacji bądź usunięcia.

Nowa strategia na najbliższe lata

Google Search Appliance 5.0 - współpracujący m.in. z EMC Documentum, a także z IBM FileNet, Microsoft Sharepoint i OpenText Livelink - POZWALA NA przeszukanie wszystkich firmowych zasobów, korzystając z silników swojej wyszukiwarki internetowej. Funkcja Date Biasing umożliwia wpływanie na pozycjonowanie wyników wyszukiwania z uwzględnieniem czasu utworzenia lub modyfikacji znalezionego dokumentu.Podczas Momentum Europe 2007, EMC ogłosiło nową strategię rozwoju systemów zaawansowanego przetwarzania i analizy dokumentów. Podstawowe jej założenia zakładają, że EMC będzie przede wszystkim dostawcą szkieletu do budowy takich rozwiązań czyli systemu określanego jako EMC Documentum Solution Frameworks, zaś za przygotowanie aplikacji do obsługi przedsiębiorstw z różnych sektorów gospodarki (z pewnymi wyjątkami, bo niektóre rozwiązania EMC przygotowuje samodzielnie, np. dla branży farmaceutycznej) będą odpowiedzialni partnerzy lub nawet klienci, którzy są w stanie przygotowywać odpowiednie aplikacje we własnym zakresie. EMC zobowiązała się do przygotowania zestawu takich szkieletów zawierających odpowiednie funkcjonalności, formularze do modelowania procesów i obiektów oraz usług web, które mają pomóc innym firmom w szybszym i łatwiejszym niż dotąd tworzeniu aplikacji.

Inwestycje EMC we wspieranie partnerów tworzących jej rozwiązania nabierają coraz większego tempa. Producent m.in. organizuje konkurs i nagradza współpracujące firmy za najbardziej innowacyjne aplikacje zbudowane na bazie platformy EMC Documentum 6. Firma ma obecnie ponad 500 partnerów i certyfikowała ok. 80 stworzonych przez nich aplikacji oraz modelowych wdrożeń. Wśród najbardziej popularnych są rozwiązania do zarządzania klientami w działach usługowych (śledzenie historii kontaktów z klientem), zarządzania dokumentacją w procesie projektowania nowych produktów i ich produkcji oraz zarządzania korespondencją czy umowami w firmach z sektora finansowego. Istnieją też ciekawe rozwiązania dla rynku medialnego (zarządzanie treściami multimedialnymi).

Plany rozwoju technologii

Przedstawiciele EMC proszeni o nakreślenie najważniejszych wyzwać i kierunków rozwoju technologii twierdzą, że przede wszystkim przyjdzie im stawić czoła konieczności zwiększenia wydajności rozwiązań, co będzie miało priorytet nad funkcjonalnością. Spowodowane jest to coraz większą koniecznością archiwizacji i analizy treści multimedialnych - obrazów, dźwięku i wideo. Na to nakłada się coraz większa potrzeba np. automatycznego rozpoznawania głosu, gdzie technologie nie są jeszcze wystarczająco dopracowane, chociaż bardzo obiecujące. Widać też rosnącą potrzebę archiwizowania sesji w ramach internetowych wideokonferencji.

Ważne jest także takie przygotowywanie aplikacji, aby jak najszybciej przynosiła ona klientowi zwrot z inwestycji - twierdzi Balaji Yelamanchili, wiceprezes działu EMC poświęconego systemom zarządzania treścią i archiwizacji. W przyszłości wszyscy będą potrzebowali systemów do zarządzania informacją. Będą musieli nauczyć się, jak skutecznie przekopywać się przez gąszcz dokumentów, jak w inteligentny sposób łączyć te dokumenty w wątki, co finalnie ma pozwolić firmom podejmować lepsze decyzje. Pozyskana w ten sposób wiedza to siła, a w dzisiejszych trudnych czasach jej brak może doprowadzić firmę do bankructwa.