Według wzoru

Regulacje prawne nie powinny określać samych formularzy elektronicznych, lecz wzory dokumentów elektronicznych, które mają powstać przy użyciu danego formularza.

Regulacje prawne nie powinny określać samych formularzy elektronicznych, lecz wzory dokumentów elektronicznych, które mają powstać przy użyciu danego formularza.

W świecie papierowym formularz to blankiet dokumentu z nadrukowanymi rubrykami i objaśnieniami sposobu ich wypełnienia. Jednoznacznie określa on zawartość i zakres danych, które przekazuje wypełniający. Taki wypełniony i podpisany formularz stanowi dokument - wniosek, podanie, oświadczenie lub decyzję. Rozwiązania e-administracji wymagają jednak nowej jakości. Koniecznością jest wykorzystanie elektronicznych formularzy jako środka do utworzenia dokumentu elektronicznego (wniosku, podania, oświadczenia itp.), który ma ten sam cel co papierowy - załatwienie sprawy.

Formularz elektroniczny

Model powstawania elektronicznych formularzyZe względu na usprawnienie procesów przetwarzania elektronicznej korespondencji w urzędach najbardziej korzystnym formatem dokumentu elektronicznego jest natywny XML oparty na ustalonym wzorze (pisałem o tym w artykule "Można składać urzędowe pisma elektronicznie" http://www.computerworld.pl/news/113851.htm ). Przepisy prawa mogą określić wygląd i postać papierowego formularza. Zastosowanie tego samego podejścia dla dokumentów elektronicznych zmusiłoby wszystkich do stosowania jednej technologii, w której formularz został przygotowany, lub konieczności dostarczenia takiego formularza w wielu technologiach. Dlatego rozporządzenia i inne akty prawne nie powinny określać samych formularzy elektronicznych, lecz wzory dokumentów elektronicznych, które mają powstać przy użyciu danego formularza.

Należy zwrócić uwagę, że formularz elektroniczny to nie same dane i rubryki, a aplikacja (np. program komputerowy, strona internetowa, dane sterujące), która wspomaga użytkownika w utworzeniu dokumentu elektronicznego. Nie jest ważne, w jakiej technologii i w jakiej interakcji z użytkownikiem formularz elektroniczny generuje dokument, znaczenie ma to, aby utworzony w ten sposób dokument był zgodny ze wzorem, który ustalił i opublikował ustawodawca.

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 lipca 2007 r. w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej (Dz.U.07.151.1078) definiuje formularz elektroniczny jako rozwiązanie techniczne, obejmujące dane wraz z oprogramowaniem, które umożliwia przygotowanie dokumentu elektronicznego zgodnego z odpowiadającym mu wzorem. Zgodność ze wzorem należy odczytywać jako poprawność struktury danych, zarówno syntaktyczną (odpowiednie ułożenie), jak i semantyczną (zawartość danych jest zgodna z ich znaczeniem i opisem). Ważnym elementem zgodności ze wzorem dokumentu elektronicznego jest poprawna wizualizacja, która będzie pokazywała całą znaczącą zawartość danych w dokumencie, a ich ułożenie będzie umożliwiało jednoznaczną interpretację treści dokumentu.

Ze względu na to, że wzór dokumentu elektronicznego definiuje znaczenie danych zawartych w dokumencie, a jego ewentualne zmiany mogłyby powodować całkowitą zmianę treści, rozporządzenie nakłada szczególne obowiązki na publikację wzorów dokumentów. Wzory te są publikowane w centralnym repozytorium, każdy wzór jest jednoznacznie identyfikowany na podstawie jednolitego identyfikatora URI, każdy opublikowany wzór powinien być dostępny i nie może podlegać modyfikacjom.

Razem czy osobno

Wspomniane rozporządzenie stanowi kolejny, znaczący krok w porządkowaniu e-administracji. Nie likwiduje jednak problemu wielości wzorów w urzędach. Mam w związku z tym obawy co do interoperacyjności.

Biorą się one m.in. z powstawania ustaw i rozporządzeń, które idą w poprzek omawianym regulacjom. Przykładem mogą być zapisy forsowane przez Ministerstwo Sprawiedliwości w zakresie formularzy KRS oraz rozwiązania wprowadzane przez Ministerstwo Finansów w zakresie formularzy PIT i CIT. Aby tego uniknąć, nowe akty prawne dotyczące e-administracji powinny podlegać regulacjom wprowadzonym ustawą o informatyzacji podmiotów publicznych.

Drugim powodem jest wprowadzanie wzorów podlegających kompetencjom samorządów. Wzory dokumentów elektronicznych wprowadzane rozporządzeniami władz centralnych będą używane powszechnie, ale przykładowy wniosek o rejestrację działalności gospodarczej w każdej gminie może być inny. Czy to ma oznaczać, że w centralnym repozytorium znajdzie się kilka tysięcy wzorów wniosków o rejestrację działalności gospodarczej. Jest to rozwiązanie nieekonomiczne i może stanowić problem, gdy dokumenty utworzone na podstawie tych wzorów trzeba przekazać dalej - do innych podmiotów publicznych, np. do Centralnej Informacji Działalności Gospodarczej, gdzie dokumenty pierwotne powinny wpływać w sposób jednolity, zgodny z jednym wzorem.

Jedynym sposobem zaradzenia takiej sytuacji jest wprowadzenie ustawą zasad uzgadniania standardów interoperacyjności. Takie standardy powinny być wypracowywane wspólnie i uzgadniane pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi stronami, a podmiot centralny powinien być odpowiedzialny za ich publikację. Tak opracowane wzory będą standardami interoperacyjności obowiązującymi zarówno władze centralne, jak i samorządowe.