Jak kupować system ERP?

Wybierając system zintegrowany, trzeba skupić się przede wszystkim na potrzebach przedsiębiorstwa. Sprawy związane z technologią na szczęście odgrywają mniejszą rolę.

Wybierając system zintegrowany, trzeba skupić się przede wszystkim na potrzebach przedsiębiorstwa. Sprawy związane z technologią na szczęście odgrywają mniejszą rolę.

Wdrożenie systemu zintegrowanego to proces ciągły. Składa się z kilku faz: analizy potrzeb przedsiębiorstwa, opracowania scenariusza wdrożenia, organizacji projektu, przygotowania i wdrożenia oraz bieżącej modyfikacji systemu.

U największego polskiego producenta rowerów w firmie Kross proces ten rozpoczął się w styczniu 2001 r. i jak mówi Tomasz Zieliński, dyrektor ds. informatyki, trwa praktycznie do dziś. O wyborze systemu Scala (obecnie Epicor Scala) zadecydował przede wszystkim zakres funkcjonalny systemu dobrze dopasowany do potrzeb zakładu. "Ważna była również elastyczność. Produkt firmy Scala nam ją zapewniał. Dawał także możliwość modułowej realizacji wdrożenia, a więc wprowadzania systemu po kawałku" - mówi Tomasz Zieliński. "Scala jest wyposażona w odpowiednie narzędzia, które umożliwiają wymianę danych zarówno wewnątrz systemu, jak i z aplikacjami innych dostawców".

W ciągu ostatnich sześciu lat Kross wdrożył większość modułów dostępnych w systemie: finanse (w tym księga główna, środki trwałe, kasa podręczna), logistyka (kontrola stanów magazynowych, partii towarów i numerów seryjnych, księga zakupów i sprzedaży), produkcja (planowanie MRP, produkcja pod zamówienie, koszty rzeczywiste).

Coraz więcej prezesów przedsiębiorstw, także tych małych i średnich, rozważa zakup zintegrowanego systemu informatycznego, który umożliwiłby pełną kontrolę nad procesami firmy. Ma to związek z dobrą koniunkturą gospodarczą, a także rosnącym znaczeniem współpracy polskich przedsiębiorstw z kontrahentami z zagranicy. "Jeszcze w 2000 r. instalacje w dużych przedsiębiorstwach stanowiły 25,3% z 2,5 tys. wszystkich ówczesnych wdrożeń ERP. W 2005 r. wdrożenia w dużych przedsiębiorstwach stanowiły tylko 17,4%, spośród ok. 6,5 tys. instalacji systemów ERP w przedsiębiorstwach w Polsce" - czytamy w raporcie analitycznym firmy DiS.

Rozterki przedsiębiorcy

Przedsiębiorca kupujący produkt po raz pierwszy ma problem. Na rynku jest bez mała kilkadziesiąt systemów. Każdy z nich jest wyposażony w funkcje wspomagające rozliczenia finansowe, naliczanie płac, dystrybucję towarów czy zarządzanie relacjami z klientem. Większość pakietów ma również moduły do zarządzania produkcją. Który z nich wybrać? Czy wybór ma jakiekolwiek znaczenie, skoro wszystkie systemy mają niemal to samo?

Niestety ma. Tak jak w przypadku samochodów, wyposażonych z grubsza podobnie, o ich prawdziwej wartości decyduje ta cała niewidoczna reszta, włącznie z kosztami ubezpieczenia i liczbą autoryzowanych serwisów. Wybór systemu ERP to jedna z najważniejszych decyzji podejmowanych przez przedsiębiorstwo.

Systemy zintegrowane są kosztowne. Ich zakup to kwoty rzędu kilkuset tysięcy złotych. Ich wdrażanie w firmie zajmuje dużo czasu, zwykle od pół roku do nawet dwóch lat. I jak przypomina Tomasz Zieliński z Krossa, praktycznie nigdy się nie kończy.

Zmiany zachodzące w przedsiębiorstwie i jego otoczeniu wymuszają dokonywanie regularnych modyfikacji w systemie. Wdrożenie systemu zintegrowanego wpływa także na relacje z otoczeniem przedsiębiorstwa.

Dzisiejszy biznes to coraz częściej współpraca w ramach sieci produkcyjnych lub dystrybucyjnych, wykraczających nawet poza granice kraju. Wybór systemu zarządzającego może tę współpracę ułatwić lub znacząco utrudnić.

Znajdź obszar o kluczowym znaczeniu

Wybierając system informatyczny, należy przede wszystkim dobrze się zastanowić, jakie obszary naszego biznesu mają kluczowe znaczenie. W każdym systemie standardowo można odnaleźć moduły: finansowo-księgowy, kadrowo-płacowy czy środków trwałych, których funkcjonalność jest w dużej mierze podyktowana przez prawo i w związku z tym niewiele się między sobą różnią. Najważniejsze różnice dotyczą rozwiązań w zakresie planowania produkcji, dystrybucji, zarządzania łańcuchem dostaw, czy zarządzania projektami i procesami inwestycyjnymi.

I tak z punktu widzenia zakładu produkcyjnego największe znaczenie ma odpowiednio rozbudowana funkcjonalność modułów produkcyjnych. Jeśli firma współpracuje z dużymi kontrahentami, tak jak ma to miejsce np. wśród producentów podzespołów dla koncernów motoryzacyjnych, duże znaczenie mogą mieć także funkcje związane z koordynacją dostaw oraz elektronicznym składaniem zamówień.

Dla firmy dystrybucyjnej największe znaczenie będą miały funkcje związane z koordynacją dostaw i zarządzaniem powierzchnią magazynową.

Pomyśl o przyszłości

Podejmując decyzję o wyborze systemu, trzeba wziąć pod uwagę nie tylko profil, ale także skalę działalności. "Warto uświadomić sobie, że ERP to system, który obejmuje całość procesów w firmie i powinien stanowić podstawę właściwych decyzji zarządczych. Dla poszczególnych działów firmy niesie ze sobą inne korzyści, jednak wspólnym mianownikiem jest dostęp do informacji w czasie rzeczywistym" - mówi Tomasz Zieliński. Przedsiębiorcy, których biznes oparty jest na eksporcie, muszą wziąć pod uwagę funkcje związane z obsługą wielu walut w systemie.

Kupowane systemy muszą uwzględniać oczekiwania partnerów biznesowych z zagranicy. "Coraz większe znaczenie zaczynają odgrywać funkcje związane z e-commerce, czy elektronicznymi systemami składania i rozliczania zamówień" - twierdzi Michał Wiatr, dyrektor wykonawczy firmy doradczej Softtutor, specjalizującej się w usługach IT dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Systemy powinny dawać możliwość dopasowania pewnych funkcji do wymogów innych systemów prawno--podatkowych, a także uwzględniać specyficzne wymogi związane z certyfikacją, czynnikiem, bez którego trudno myśleć o sukcesie w eksporcie.

Plany inwestycyjne przedsiębiorstwa muszą także uwzględniać perspektywy jego rozwoju. Czy firma planuje w najbliższym czasie zakup jakiegoś przedsiębiorstwa? A może sama będzie przedmiotem takiej transakcji. Wdrożenie tego samego systemu co nasi potencjalni partnerzy może zaoszczędzić nam sporo kosztów związanych z integracją rozwiązań informatycznych w przyszłości.

Nie wierz w marketing

Decyzja o zakupie systemu ERP nie sprowadza się tylko do wyboru odpowiedniego produktu, ale także firmy, która wprowadzi rozwiązanie informatyczne w przedsiębiorstwie. To decyzja kluczowa, zdaniem wielu znacznie ważniejsza niż sam wybór aplikacji. Szukając partnera wdrożeniowego, trzeba przyjrzeć się jego dotychczasowemu doświadczeniu we wdrażaniu systemów w firmach o podobnym profilu i skali.

Każda branża ma swoją specyfikę. Dlatego nie można ulegać mirażom roztaczanym przez handlowców, każdą prezentacją kończącą slajdem z logo dziesiątek międzynarodowych koncernów, które już skorzystały z usług firmy wdrożeniowej. Niestety w informatyce inaczej niż w innych dziedzinach, to co sprawdziło się w dużych przedsiębiorstwach, rzadko pasuje tym, o mniejszej skali działalności. Nie wspominając już o tym, że dużą firmę, która rozpoczęła wdrożenie i dotarła do pewnego etapu, zwyczajnie nie stać na to, by nie wprowadzić w firmie systemu. Jest gotowa do poniesienia dodatkowych kosztów i ściągnięcia większej grupy specjalistów, po to by rozpoczęty projekt zakończył się sukcesem. Mniejsze przedsiębiorstwo, gdy wpadnie w podobne tarapaty, zazwyczaj bankrutuje.

Jak właściwie ocenić kwalifikacje firmy wdrożeniowej? Przede wszystkim zasięgając języka u dotychczasowych klientów firmy. Nie można przy tym ufać zbytnio tzw. klientom referencyjnym, którzy nazwani są tak dlatego, bo o firmie i systemie mówią w samych superlatywach. Każdy dostawca, czy to systemów, czy też usług wdrożeniowych, dokłada wszelkich starań, by zdobyć kilku takich zadowolonych klientów, najlepiej o uznanych markach. Niekoniecznie jednak jest równie staranny przy kolejnych projektach, zwłaszcza tych realizowanych w firmach małych. Dlatego też przedsiębiorstw dotychczasowych użytkowników systemów i klientów firm wdrożeniowych najlepiej poszukać na własną rękę.